能看見危機才有轉機：做任何事都要懂得風險管理
圖片來源：unsplash
風險管理
風險管理是專案管理中最重要的方法，也是專案經理的基本職責。追根究柢，專案會失敗，是因為專案團隊沒有辨識或降低可能會導致失敗的風險。
專案的本質是要產生創新且獨特的東西，這種特性讓它具有不確定性，因此，專案管理主要的一個目的就是要管理專案的風險。如果這項專案是首次實行，尤其需要特別注意風險。
蒙地卡羅法（Monte Carlo Simulation）是一種機率模擬方法，大型專案可以藉著模擬「如果⋯⋯，將⋯⋯」的情境，來了解風險與不確定性的影響。
這個統計學工具是波蘭核子物理學家史坦尼斯勞．烏拉姆（Stanislaw Ulam）在 1940 年發明，以著名賭城蒙地卡羅命名 ，其中的公式能對每一種風險提供一系列的可能數值（機率數字），幫助決策與規劃。
蒙地卡羅法有許多優點，包括幫助評估專案的風險，預測失敗可能性，建立務實的專案預算與時程表。現今的大型基礎建設與資本專案仍常使用這套方法。
如圖5-7，愈快辨識出風險與降低風險，風險對專案的影響程度愈低。太晚辨識出風險而導致高成本有個著名案例，就是法國國家鐵路公司（SNCF）在 2014 年訂購 2,000 輛新列車，然而這些新車太大，無法通過計畫中將行經的許多火車站月台。法國國家鐵路公司坦承在訂購這些新列車之前沒有進行任何測量與核對工作。
結果，這項專案導致約 1,300 座火車站月台必須修改，總計花費 5000 萬歐元。另一個常遭到忽略的評估標準是：增加專案會為組織帶來更多風險。
對於已經運作過多專案的組織來說，多增加一項專案，將提高失敗風險。因為推動過多專案而導致破產的例子並不少見，富通銀行的瓦解就是最有名的例子。
案例
風險管理也與研擬替代計畫有關。如果在重要日子有個風險影響專案要怎麼辦？如果在專案成果發表前夕發生預料外的事情怎麼辦？還有個典型的例子是在戶外辦活動：如果活動當天下雨，有什麼代替方案？
眾所周知，第一代iPhone發表時，這款新手機其實還不完善，但在2007年1月的蘋果發表會上，這款新手機的使用示範在觀眾看來簡直天衣無縫。
蘋果公司的專案團隊很清楚iPhone的風險，他們透過精細的風險管理來降低這些風險。他們研擬一套計畫：在示範中輪流使用好幾支iPhone，每一支iPhone只展示一種功能（例如打電話、上網等），他們在事前多次演練，確保不會在最後一刻出現意外。
儘管挑戰重重，拜風險管理之賜，那場 iPhone 發表會圓滿成功應該思考的重要問題
．這項專案的風險多高？組織能應付嗎？
．是否已經辨識出風險，並且降低可能嚴重影響專案的重大風險？
好用的工具
風險矩陣（Risk Matrix）：評估可能影響專案的風險時，最常使用的工具是風險矩陣。召集專案的主要利害關係人，舉行腦力激盪會議，辨識可能影響、甚至導致專案中止的風險。
考慮每種風險發生的機率或可能性，以及每種風險影響專案的嚴重程度，用這兩項標準來定義每種風險的重要程度。這不是科學方法，而是一套簡單的機制，可以在適當的時機提高重大風險的能見度、增加控管，並且採取降低風險的行動。
下表是風險矩陣的範例，你可以用這個矩陣表格，辨識與管理專案的風險，評估每一種風險的發生可能性與影響程度後，填入適當的方格裡。
【書籍資訊】
《專案管理革命》
出版日期：2019.11.29