「還沒送審的文件我好像搞丟了！」「才剛買的原子筆怎麼找不到了？」明明才剛把辦公桌整理乾淨，不到一個禮拜，怎麼變這麼亂？
辦公桌是你的工作基地，所有的工作，都是從這裡開始的，也從這裡結束。想用愉悅的心情啟動每一天的工作，就應該要先收拾自己的桌子。
首先，請你檢查桌子的周遭：
- 可以自由操作滑鼠嗎？
- 桌下有足夠的放腳空間嗎？
- 下班時，桌面是否淨空如飛機跑道？
- 最下層的抽屜，能否豎立文件？
- 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」？
有三項以上回答否定的人，最近是否有工作效率降低的狀況呢？原因或許就出現在你桌子的周遭。如果你必須花費好大的力氣，才能從桌上堆積如山的文件中，找到今天要用的資料，然後才能開始工作。光是這樣，就讓人覺得疲累，更遑論浪費的時間了。
即便你找資料只花了 5 分鐘，但這段時間也足以做完很多的事情了，例如確認電子郵件、看資料等。更何況，如果找不到所需的資料，不是得向廠商再次索取，就是得自己重新製作一次，瞬間你就浪費了 2、3 個小時。
稍不留神，桌面就會亂七八糟
一般來說，辦公桌會堆滿文件、物品，變得凌亂，我認為是因為下面幾種心態造成的：
- 以為辦公桌周圍的東西，都屬於自己所有
- 文件、物品不在自己身邊，就無法安心工作
- 下意識認為身邊所有東西，都是自己需要的
- 覺得要離開座位去拿常用的文件很麻煩
事實上，工作環境的整齊程度與工作品質有著正相關。
工作能力強的人，桌子周遭一定都會整理得乾乾淨淨。
會整理自己腦袋的人，自然會把整理的本事，反映在辦公桌上；反之亦然，會整理辦公桌、整頓工作環境的人，自然就會整理自己的腦袋。在顧客的眼裡，這種人「工作迅速又確實」。
只要養成整理的習慣，種種好處自然會反映在工作成果上，而且會進一步感染整個職場，讓所有同仁都順利使用共有的資訊和物品。
整理也是工作危機管理的一環
整理的第一步，就從收拾桌子開始！把桌上收拾乾淨，能為你帶來 3 種好處：
- 可以集中精神工作。
- 不需要浪費時間找東西，時間管理改善，工作效率更高。
- 可以強化辦公環境的安全。
如果把重要文件擱在桌上，隨時都有可能被別人看見，甚至被偷走。因此，你可以這樣做：
1. 設置「暫置文件」區
整理的心理障礙，除了「捨不得」、「猶豫」之外，還有「姑且、暫時」的心態，例如：「暫時先放在桌上吧！」、「姑且先放在抽屜裡吧！」
隨著時間過去，一旦記憶開始模糊，就會因為想不起「東西在哪裡」，而開始「尋寶」了，要是和其他資料或文件混在一起，就更找不到了。尤其是正在處理的相關文件，或是打算找時間著手而就此擱置的文件，最容易遺失。最適合保管這類資料、文件的方法就是：用透明文件夾、個人檔案夾、檔案箱，來保管這些「暫置文件」、「未處理資料」。
辦公桌上只放置和「現在正在進行中的工作」有關的東西。
只要這麼做，就不怕找不到東西，我可以保證你在 60 秒之內，一定可以找到需要的東西。
2. 善用「最下層抽屜」
個人辦公桌最下層的抽屜，通常都用來放置體積比較龐大的東西。原則上，這個抽屜只收納工作上的參考資料及私人物品。
最下層的抽屜一般都可以豎立 A4 大小的文件，用它來歸納並保管工作上的文件、資料最有效率。但是，要把檔案夾、透明文件夾立放在抽屜裡並不容易，所以不妨使用「文件箱」並排文件。
最下層的大抽屜，大概從前面到後面，可以放 4 到 5 個文件箱，但是千萬不要把 5 個文件箱乖乖從前面排到後面，而是前後各一個，從左到右放 3 個。
將文件箱橫排的優點是，坐著就可以把文件拿出來。只要將椅子朝抽屜的方向轉，正面面對文件、資料，不需要將抽屜拉開到底就可以拿到需要的東西了。文件箱這樣排列，收納或拿取文件都很方便。
靠自己最近的那個文件箱，請放使用頻率最高的文件；而最難使用的抽屜深處，則可以收納難以割捨、想暫時保管的資料，或者是重要、卻很少使用的東西。
另外，由上往下的第 2 層抽屜，可以放 6 個裝小東西的盒子（深 21 公分、寬 10 公分、高 12 公分），正好可以放傳票、書籍。這種小盒子除了方便拿取東西，也可以讓使用者有效運用收納空間。書籍請記得放在抽屜的正中間位置。
如果把重要文件擱在桌上，隨時都有可能被別人看見，甚至被偷走。而讓桌子乾淨如飛機跑道，不但可以集中精神工作、加快尋找文件的速度，從資訊安全的觀點來看，也是必要的。
現在，快檢查你的桌面吧！
（本文整理、摘錄自《成功人士這樣整理辦公桌》，大是文化出版）
