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不想再拖延?3步驟學會馬斯克、比爾蓋茲都愛用的時間管理法

「總是因為忙於家庭、工作,沒有時間做自己想做的事嗎?」新的一年,希望自己不要再拖延、有更多時間,做自己想做的事嗎?不妨,在2022年試試備受特斯拉創辦人馬斯克和微軟創辦人比爾蓋茲推崇的「時間箱」管理。 

同時身兼電動車大廠特斯拉(Tesla)、太空探索科技公司(SpaceX)執行長的馬斯克(Elon Musk),在每週工作時數超過100小時後,依然能擠出時間陪伴家庭小孩,甚至是還能從事自己喜歡的活動,像是遊戲、健身等。

身為微軟創辦人的比爾蓋茲(Bill Gates),雖現在大部分時間都專注在慈善事業中,但他依舊會找出空檔時間來閱讀,每年幾乎閱讀超過50本書,並在部落格中和大眾分享他的書單。

為什麼馬斯克、比爾蓋茲都能夠在忙碌工作之餘,還完成了很多事呢?他們成功的祕訣,就藏在他們的時間管理法-「時間箱」(Timeboxing)。

微軟創辦人的比爾蓋茲(Bill Gates)也愛用「時間箱」管理法。取自Flickr by Maik Meid。

微軟創辦人的比爾蓋茲(Bill Gates)也愛用「時間箱」管理法。取自Flickr by Maik Meid。

「時間箱」是什麼?馬斯克、比爾蓋茲都愛用的時間管理 

簡單來說,「時間箱」管理就是列出今日需完成的任務清單,並設下時間區段來完成它。

這項時間管理法,結合我們過去習慣的「待辦清單」「行事曆排程」的時間管理方式。不僅能讓人將任務拆解成更容易達成的小目標之外,也能仔細審視自身的時間預算。

而一般人在做時間管理,習慣以「半小時」「一小時」為單位,但馬斯克、比爾蓋茲則是以5分鐘為單位來安排。當然,個人也能夠依任務的困難度,針對所耗的時間進行調整,也有人是習慣以15分鐘為單位。

過去,其實英國歷史學家帕金森(Cyril Northcote Parkinson)就曾提出「帕金森定律」(Parkison’s Law)。如果可以一小時完成的工作,沒有設下時間限制,人就會不知不覺地把完成某項工作的時間往後推遲,最後可能花上雙倍、三倍的時間才做完。

又或者,其實只要30分鐘就能夠結束的會議,往往都會被延長到一小時,甚至更久的時間。

這就是「帕金森定律」,換句話說,即便在時間充裕、可以盡速完成的工作,在沒有時間的限制下,人會傾向放慢工作節奏,或是安插其他任務,直到預計完成工作的截止時間被填滿。

「時間箱」管理就是列出今日需完成的任務清單,並設下時間區段來完成它。取自Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash。

「時間箱」管理就是列出今日需完成的任務清單,並設下時間區段來完成它。取自Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash。

三個步驟,讓人提高效率、避免拖延症發生 

在「時間箱」管理中,也就解決了拖延的問題。因為必須將待完成的任務,安排進不同的時間區段。時間到了,就要將任務完成或是移動到下個任務,就解決了推遲任務、無限延後截止時間的弊病。

接著,可以按照以下步驟來實行「時間箱」管理:

步驟一:先在待辦清單寫下需完成的任務、一天內的哪些時間區段有空

不管是複雜或簡單的任務,都可以安排進「時間箱」中。包含像運動、閱讀、寫作和安排行程等日常活動,或是回覆郵件和電話、安排會議等較微細瑣的任務,也都可以放進待辦清單中。

再將每日能夠完成任務的時段整理出來,以便下一步將任務安排到不同時段中。同時,可以先在時間箱中排除用餐、通勤或是陪伴家庭等固定時段。

先在待辦清單寫下需完成的任務、一天內的哪些時間區段有空。取自unsplash。

先在待辦清單寫下需完成的任務、一天內的哪些時間區段有空。取自unsplash。

步驟二:將任務更具體化,並且寫下特定任務需完成的時間

接著,有了任務之後,可以將任務具體化。像是在行事曆中寫下晚上11點~12點閱讀,其實有點模糊也不容易執行。所以,可以更具體地寫下「閱讀某本書,1~3章節」,並寫下預估完成的時間。

然而,像在任務清單中寫下「完成寫作」,因為任務範圍較廣就不容易完成。因此,可以把這個任務拆解為不同的小任務,包含,蒐集和閱讀相關資料、初擬寫作大綱、開始寫稿、修稿等,也將各個小任務需要完成的時間寫下來。

將任務具體化,不僅能夠準確預估需要完成的時間,將任務安排進適合的時間區段內,可以按照任務難度調整時間,不見得需要以分鐘為單位。也能讓人在事後檢視時更了解自己的時間都花在哪裡。

步驟三:記得保留彈性時間

把所有任務都安排進時間箱後,也需要安排休息時間,或是能夠因應突發狀況的彈性時間。

當然,在時間區段中盡可能地完成任務。如果沒辦法在這個「時間箱」完成,那就先將無法完成的任務延後到彈性時間,確保較重要的任務會先被完成。

新的一年,學習馬斯克、比爾蓋茲都推崇的「時間箱」管理,找回自己的時間,一一劃掉待辦清單中的任務!

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