如何成為時間管理大師？讓計劃表實踐效率高，又能應付突發事件

圖片來源：Unsplash

最強時間管理法

如果將文件仔細分類反而導致生產力下降，整理電子郵件等於浪費時間，那行事曆的管理呢？有關行事曆的管理有兩種做法。一種是只記錄預約的時間，如看診、搭機或開會。大部分應留下空間，好讓我們安排時間。另一種做法則是仔細安排每一個時段的工作計畫，專心完成。

幸好，我們不必猜測哪一種做法比較好。心理學家柯深邦（DanielKirschenbaum）、韓福瑞（LauraHumphrey）與馬立特（SheldonMalett）招募了一群大學部的學生進行實驗。他們為這些學生設計了一個短期課程，以增進其讀書效率。

學生隨機分成三組，研究人員介紹簡單的時間管理技巧給控制組的學生（如每半小時或一個半小時休息5至10分鐘），其他兩組則除了時間管理技巧的傳授，還特別指導他們如何計劃時間。「每月計劃組」的學生必須擬定目標和訂立長達一個月的讀書計畫，而「每日計劃組」的學生則必須每日訂立目標和計畫。

研究人員原本以為，計劃組會比對照組來得成功，而日計劃組因為目標可量化且容易達成，效果應該比月計劃組來得好。結果讓研究人員非常驚訝。日計劃組的成效簡直一塌糊塗。

這一組的學生，原本每週讀20個小時，到了課程結束時，每週只花8個小時。完全沒有計劃則一樣糟，一開始每週讀15個小時，到了課程後段則減為10小時。月計劃組則是勝利組，每週平均花25個小時讀書，到了為期十週的課程接近尾聲時，甚至願意花再多一點的時間。

月計劃組比較有努力的動機，在功課上所花的時間約為日計劃組的兩倍。研究人員之後繼續進行長達一年的追蹤，發現這些學生的讀書方式的確對成績有影響：月計劃組的學生成績表現大有進步，沒有計劃的學生沒有進步，至於日計劃組的學生成績則退步了。

這到底是怎麼回事？研究人員提出兩個理論：一是日計劃組可能因為計劃太花時間和氣力，不少學生很快就放棄了;二是日計劃組的學生發現自己一再落後，不久就失去努力的動機。雖然這兩個理論都有道理，問題是：為什麼日計劃組的學生無法落實計畫？

答案是，日計劃組的學生常常無法應付突如其來的事件，像是感冒、需要待在家裡等修水管的工人上門、朋友突然打電話來說他要來找你等，也就是所謂的計畫趕不上變化。如果你訂立的是長期計畫或者沒有計畫，時間的運作就比較有彈性，能設法彌補。

有人曾實驗極端做法。安德里森（MarcAndreessen）是網際網路第一代新星：他在1994年創立網景通訊（Netscape），把這家公司賣掉之後，得手40億美元，之後在矽谷成立一家創投公司，投資Skype、Twitter、Airbnb等公司。

由於各方邀約和會議不斷，讓他非常苦惱，他索性保持行事曆空白，不做任何約定與計劃。如果某件事真的非常重要，就該立刻做。如不夠重要，那就用不著占據安德里森未來的時間。

他在2007年寫道：「我一直在實驗這種做法。我甚至無法告訴你，這麼做之後，我有多快樂。」

即使我們不能像安德里森那樣拒絕任何人的約定，也或許可以學到一點，那就是別把自己的行程排得太滿，才有應變、調適的空間。計畫過於周詳，沒有彈性，很快就會流產了。每日計畫雖然看來井然有序，但人生本來就亂七八糟、變化莫測。

【書籍資訊】
《亂，但是更好》

出版日期：2019.07.25

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