รวมปัญหาบัญชีที่พบบ่อย แก้ตรงจุด หยุดรอยรั่วทางการเงิน

การทำธุรกิจไม่ได้มีแค่เรื่องของการขายเพื่อสร้างกำไรเพียงอย่างเดียว แต่หัวใจสำคัญที่คอยสูบฉีดให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้อย่างมั่นคงคือ "ระบบบัญชี" ที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ในโลกความเป็นจริง ผู้ประกอบการ SME จำนวนมากมักต้องเผชิญกับปัญหาบัญชีที่ซับซ้อนและวุ่นวาย ซึ่งหากปล่อยไว้เนิ่นนาน อาจกลายเป็น "รอยรั่ว" ขนาดใหญ่ที่ทำให้ธุรกิจสะดุดหรือถึงขั้นล้มเหลวได้ บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจปัญหาบัญชีที่พบบ่อย พร้อมแนวทางแก้ไขที่ตรงจุด เพื่ออุดรอยรั่วและขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้เติบโตอย่างยั่งยืน

ทำไมปัญหาบัญชีถึงเป็นเรื่องใหญ่ที่ธุรกิจไม่ควรละเลย

หลายคนอาจมองว่างานบัญชีเป็นเพียงเรื่องของการบันทึกตัวเลขและการยื่นภาษีตามหน้าที่ แต่ในความเป็นจริง ข้อมูลทางบัญชีคือ "เข็มทิศ" ในการนำทางธุรกิจ ปัญหาบัญชีที่ดูเล็กน้อยในวันนี้ เช่น เอกสารหายเพียงใบเดียว หรือการบันทึกตัวเลขผิดพลาด อาจลุกลามกลายเป็นปัญหาใหญ่ในอนาคตได้ ไม่ว่าจะเป็นการถูกประเมินภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับเงินเพิ่มมหาศาลจากกรมสรรพากร การขาดสภาพคล่องทางการเงินเพราะไม่รู้กระแสเงินสดที่แท้จริง หรือการเสียโอกาสในการขอกู้สินเชื่อเพื่อขยายธุรกิจเพราะงบการเงินไม่น่าเชื่อถือ ดังนั้น การใส่ใจและแก้ไขปัญหาบัญชีตั้งแต่เนิ่น ๆ จึงเป็นการสร้างภูมิคุ้มกันที่ดีที่สุดให้กับธุรกิจของคุณ

ปัญหาบัญชีที่พบบ่อย มีอะไรบ้าง

ปัญหาบัญชีที่มักเกิดขึ้นซ้ำ ๆ และสร้างความปวดหัวให้กับเจ้าของธุรกิจ มีหลัก ๆ ดังนี้

ปัญหาด้านการจัดการเอกสาร ต้นตอความวุ่นวาย

จุดเริ่มต้นของปัญหาบัญชีส่วนใหญ่มักมาจาก "เอกสาร" ที่ไม่เป็นระเบียบ ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญที่สุดในการลงบัญชี

เอกสารสูญหายหรือจัดเก็บไม่เป็นระบบ

เป็นปัญหาคลาสสิกที่พบได้แทบทุกบริษัท การเก็บเอกสารใส่กล่องโดยไม่แยกหมวดหมู่ ไม่เรียงวันที่ หรือวางทิ้งไว้จนลืม ทำให้เมื่อถึงเวลาต้องใช้ตรวจสอบหรือส่งให้นักบัญชี กลับหาไม่เจอ ส่งผลให้การปิดงบล่าช้า ข้อมูลไม่ครบถ้วน และเสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบจากสรรพากร เพราะไม่มีหลักฐานยืนยันรายรับรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง

ซื้อสินค้าหรือบริการแต่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน

สำหรับ SME ที่มักซื้อของจากตลาดสดหรือจ้างงานฟรีแลนซ์ ปัญหานี้พบบ่อยมาก เมื่อไม่มีใบเสร็จรับเงิน ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นก็ไม่สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ทำให้บริษัทต้องแบกรับภาระภาษีที่สูงกว่าความเป็นจริง ทางออกคือการจัดทำ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" หรือ "ใบสำคัญจ่าย" พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินและหลักฐานการโอนเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานทดแทนที่สรรพากรยอมรับ

ใบกำกับภาษีสูญหายหรือชำรุด

ใบกำกับภาษีคือเอกสารสำคัญในการขอคืนภาษีซื้อ (VAT) หากทำหายหรือไม่สมบูรณ์ จะเสียสิทธิทางภาษีทันที การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าคือการขอสำเนาใหม่จากผู้ขาย แต่ทางที่ดีที่สุดคือการมีระบบจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ หรือเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice ที่จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ตัดปัญหาเอกสารหายไปได้เลย

ปัญหาจากการบันทึกรายการและการลงบัญชี

เมื่อเอกสารมีปัญหา การบันทึกบัญชีก็มักจะผิดพลาดตามไปด้วย ซึ่งส่งผลโดยตรงต่องบการเงิน

ลงบันทึกบัญชีผิดหมวดหมู่หรือผิดประเภท

การแยกไม่ออกว่ารายการไหนเป็นสินทรัพย์ รายการไหนเป็นค่าใช้จ่าย หรือลงบัญชีผิดฝั่ง เป็นข้อผิดพลาดที่ทำให้างบการเงินบิดเบือน เช่น นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวไปลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท ซึ่งนอกจากจะทำให้การวิเคราะห์กำไรขาดทุนผิดพลาดแล้ว ยังเสี่ยงต่อการถูกบวกกลับทางภาษี ทำให้เสียภาษีเพิ่มขึ้นโดยไม่รู้ตัว

บันทึกรายการไม่ครบถ้วนหรือไม่เป็นปัจจุบัน

การดองงานบัญชีไว้ทำทีเดียวตอนสิ้นเดือนหรือสิ้นปี เป็นสาเหตุหลักที่ทำให้รายการตกหล่น ลืมบันทึกค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือรายรับบางส่วน ส่งผลให้ยอดเงินในบัญชีไม่ตรงกับความเป็นจริง การตัดสินใจทางธุรกิจบนพื้นฐานข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ย่อมนำไปสู่ความผิดพลาดได้ง่าย

ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ผิดพลาด

การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายผิด หรือกรอกข้อมูลในหนังสือรับรองผิดพลาด เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อย และเมื่อนำส่งสรรพากรไปแล้ว การแก้ไขย้อนหลังมีความยุ่งยากและอาจมีค่าปรับ การมีระบบที่ช่วยคำนวณและออกเอกสารให้อัตโนมัติจะช่วยลดความเสี่ยงตรงนี้ได้มาก

ปัญหาด้านภาษีและวินัยทางการเงินที่มักเข้าใจผิด

ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับกฎหมายภาษีและการเงิน เป็นอีกหนึ่งหลุมพรางที่ผู้ประกอบการมักตกลงไป

รายได้เกิน 1.8 ล้านบาทแต่ไม่ได้จด VAT

SME หลายรายเพลิดเพลินกับการขายจนลืมเช็กว่ารายได้แตะ 1.8 ล้านบาทเมื่อไหร่ ตามกฎหมายแล้ว ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภายใน 30 วันนับจากวันที่รายได้เกิน หากละเลย จะต้องรับผิดชอบภาระภาษีขายย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่มที่สูงมาก จนอาจทำให้กำไรที่หามาได้หายไปทั้งหมด

การนำเงินบริษัทไปใช้ส่วนตัวโดยขาดความเข้าใจ

"กระเป๋าบริษัท คือกระเป๋าเรา" เป็นความคิดที่อันตรายที่สุด การถอนเงินบริษัทไปใช้จ่ายส่วนตัวโดยไม่ลงบัญชีให้ถูกต้อง เช่น ลงเป็นเงินกู้ยืมกรรมการ หรือเงินเดือน จะทำให้ระบบบัญชีรวน และเมื่อสรรพากรตรวจสอบ จะถือว่าเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี การแยกบัญชีธุรกิจและบัญชีส่วนตัวออกจากกันอย่างเด็ดขาด คือวินัยทางการเงินข้อแรกที่ผู้ประกอบการต้องทำ

การกระทบยอดธนาคารไม่ตรงกับบัญชี

ยอดเงินในสมุดบัญชีธนาคาร (Bank Statement) กับยอดในสมุดบัญชีบริษัท ไม่ตรงกัน เป็นสัญญาณอันตรายที่บ่งบอกว่ามีการบันทึกรายการผิดพลาด หรืออาจมีการรั่วไหลของเงิน การทำงบกระทบยอด (Bank Reconciliation) เป็นประจำทุกเดือน จะช่วยให้พบข้อผิดพลาดและแก้ไขได้ทันท่วงที ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

เปลี่ยนความวุ่นวายทางบัญชีให้เป็นระบบ ด้วยโปรแกรม ERP

อ่านมาถึงตรงนี้ ผู้ประกอบการหลายท่านอาจเริ่มกุมขมับกับปัญหาบัญชีสารพัด แต่ในยุคดิจิทัลนี้ เรามีตัวช่วยที่ทำให้เรื่องยากกลายเป็นเรื่องง่าย นั่นคือการใช้โปรแกรมบริหารจัดการทรัพยากรองค์กร หรือ ERP เข้ามาช่วยดูแลระบบหลังบ้าน โดยเฉพาะโปรแกรม ERP ของ MAC-5 Legacy ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจไทยโดยเฉพาะ

จุดเด่นที่น่าสนใจคือ MAC-5 Legacy ไม่ได้เป็นแค่โปรแกรมบัญชีทั่วไป แต่เป็นระบบที่เชื่อมโยงทุกส่วนงานเข้าด้วยกัน ตั้งแต่การซื้อ-ขาย สต็อกสินค้า ไปจนถึงระบบบัญชีและการเงิน ฟีเจอร์เด็ดอย่าง ระบบเงินสดย่อยและทดรองจ่าย (Petty and Advance Cash) ช่วยให้คุณติดตามทุกการเบิกจ่ายได้แบบเรียลไทม์ หมดปัญหาเงินหายไร้ร่องรอย หรือจะเป็นฟีเจอร์ ล็อกข้อมูลบัญชี (Lock GL Data) ที่ช่วยป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง ทำให้งบการเงินมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือสูงสุด

นอกจากนี้ MAC-5 Legacy ยังรองรับการจัดทำ e-Tax Invoice แบบครบวงจร ช่วยส่งข้อมูลภาษีให้กรมสรรพากรได้โดยตรง ตัดปัญหาเรื่องเอกสารหายและการยื่นภาษีผิดพลาด แถมยังมีระบบสมุดราคาขาย (Price Book) ที่ช่วยจัดการราคาขายที่ซับซ้อนได้ง่าย ๆ ไม่ต้องมานั่งจำราคาลูกค้าแต่ละรายให้ปวดหัว เรียกได้ว่าลงทุนครั้งเดียว ได้ครบทั้งระบบบัญชีและการบริหารจัดการธุรกิจ ช่วยอุดทุกรอยรั่วทางการเงิน ให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างเต็มที่

หากสนใจ สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม ERP ได้อย่างมั่นใจตั้งแต่วันนี้

โทรศัพท์: 085-113-4674, 094-854-9296Line ID: @mac5legacy

สรุปบทความ

ปัญหาบัญชีไม่ใช่เรื่องไกลตัว และไม่ใช่เรื่องที่ควรมองข้าม การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องและสม่ำเสมอ รวมถึงความเข้าใจในเรื่องภาษี เป็นเกราะป้องกันที่สำคัญสำหรับธุรกิจ SME การนำเทคโนโลยีอย่างระบบ ERP เข้ามาช่วยจัดการ ไม่เพียงแต่ช่วยลดข้อผิดพลาดและความวุ่นวาย แต่ยังช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมธุรกิจได้ชัดเจน นำไปสู่การตัดสินใจที่แม่นยำ และพาธุรกิจก้าวสู่ความสำเร็จได้อย่างมั่นคง "แก้ให้ตรงจุด แล้วรอยรั่วทางการเงินจะหยุดไปเอง"