เลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสีในออฟฟิศ ต้องพิจารณาอะไรบ้าง?

ในสภาพแวดล้อมของสำนักงานสมัยใหม่ การมีเครื่องถ่ายเอกสารสีเอาไว้ก็ยังเป็นสิ่งจำเป็น เพราะถึงแม้หลาย ๆ ที่จะเลือกปฏิวัติจากออฟฟิศธรรมดาสู่ Paperless ไปแล้ว แต่เชื่อเถอะว่าคุณไม่มีทางหลีกหนีการใช้กระดาษเพื่อทำงานเอกสารแน่ ๆ

ดังนั้น การมีทั้งเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารสีเอาไว้ จึงเป็นประโยชน์มากกว่า แต่จะต้องพิจารณาจากอะไรก่อนการเลือกซื้อมาเป็นอุปกรณ์ภายในสำนักงาน สามารถใช้บรรทัดฐานกาารตัดสินใจซื้อเหมือนใช้ในบ้านได้ไหม บทความนี้เรามีคำตอบมาฝาก

คุณสมบัติที่ดีของเครื่องถ่ายเอกสารสีออฟฟิศ

1.คุณภาพการพิมพ์และความละเอียด

คุณภาพมีความสำคัญเมื่อพูดถึงทั้งเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารสี มองหาเครื่องพิมพ์ที่มีความละเอียดสูง โดยทั่วไปจะวัดเป็นจุดต่อนิ้ว (DPI) ยิ่ง DPI สูง งานพิมพ์ของคุณก็จะยิ่งละเอียดและคมชัดมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้น จึงควรพิจารณาให้ชัดในทุก ๆ ข้อคุณสมบัติการพิมพ์ ถึงแม้จะโฟกัสงานพิมพ์สี แต่อย่าลืมดูโทนสีดำขาวด้วย

2.ความเร็วในการพิมพ์

นอกเหนือจากงานคุณภาพการพิมพ์ที่คมชัดแล้ว ยังมีเรื่องของสปีดการพิมพ์ของเครื่อง เพราะประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานมักขึ้นอยู่กับ“เวลา” ยิ่งเร็ว ยิ่งดี โดยตรวจสอบอัตราหน้าต่อนาที (PPM) ของเครื่องถ่ายเอกสารสี และพิจารณาปริมาณการถ่ายเอกสารและพิมพ์โดยเฉลี่ยของสำนักงานของคุณ เพื่อเลือกเครื่องพิมพ์แบบ All-in-one ที่สามารถรองรับปริมาณมากได้อย่างรวดเร็วโดยไม่สูญเสียคุณภาพการพิมพ์

3.ตัวเลือกการจัดการกระดาษและขนาด

พิจารณาประเภทและขนาดของเอกสารที่ออฟฟิศของคุณพิมพ์บ่อย ๆ มองหาเครื่องพิมพ์ All-in-one ที่มีความสามารถในการจัดการกระดาษที่หลากหลาย รวมถึงขนาดมาตรฐาน Letter และ Legal ตลอดจนตัวเลือกสำหรับซองจดหมาย กระดาษการ์ด และรูปแบบที่ใหญ่กว่าหากต้องการ การมีถาดกระดาษหลายถาดอาจสะดวก ช่วยให้คุณเตรียมกระดาษประเภทต่างๆ ให้พร้อมสำหรับงานพิมพ์ต่าง ๆ

4.การเชื่อมต่อและเครือข่าย

เวิร์กโฟลว์ในสำนักงานสมัยใหม่มักเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์หลายเครื่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ที่คุณเลือกมีตัวเลือกการเชื่อมต่อที่ราบรื่น ค้นหาความสามารถในการเชื่อมต่อไร้สายผ่าน Wi-Fi การรองรับการพิมพ์ผ่านมือถือ และความเข้ากันได้กับบริการคลาวด์ เพราะการเชื่อมต่อออนเทอร์เน็ตเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสำนักงานแบบเครือข่าย เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานในบริษัททุกคนจะสามารถเข้าถึงเครื่องพิมพ์ได้

5.ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายและการบำรุงรักษา

ส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายสามารถประหยัดเวลาและความยุ่งยาก เครื่องถ่ายเอกสารสีที่มีหน้าจอสัมผัสที่ใช้งานง่ายหรือแผงควบคุมที่ใช้งานง่ายช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น นอกจากนี้ ให้สอบถามเกี่ยวกับข้อกำหนดในการบำรุงรักษา เช่น เครื่องพิมพ์ต้องทำความสะอาดหรือสอบเทียบบ่อยเพียงใด

6.การสนับสนุนลูกค้าและการรับประกัน

ตรวจสอบชื่อเสียงของผู้ผลิตสำหรับการสนับสนุนลูกค้าและการรับประกันที่มีให้ เครื่องพิมพ์ที่เชื่อถือได้ควรมาพร้อมกับการรับประกันที่สมเหตุสมผล และการสนับสนุนลูกค้าที่ตอบสนองสามารถช่วยชีวิตคุณได้หากคุณพบปัญหาใด ๆ