การเลือกระบบ ERP ให้เหมาะกับองค์กร

ระบบ ERP เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เชื่อมโยงการทำงานของทุกแผนกเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการดำเนินงาน แต่การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับองค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะแต่ละองค์กรมีความต้องการและบริบทการทำงานที่แตกต่างกัน การเลือกระบบที่ไม่สอดคล้องอาจส่งผลให้เกิดการสูญเสียทั้งเวลาและงบประมาณ บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักประเภทของระบบ ERP และปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาในการเลือกระบบที่ตอบโจทย์การทำงานขององค์กรคุณมากที่สุด

ประเภทของระบบ ERP

ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกระบบ ERP มาใช้ในองค์กร สิ่งสำคัญที่ควรทำความเข้าใจเป็นอันดับแรกคือรูปแบบการติดตั้งและการให้บริการของระบบ ERP ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก

On-Premise ERP

On-Premise ERP คือ ระบบที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรโดยตรง ทำให้องค์กรมีอำนาจในการควบคุมและบริหารจัดการระบบได้อย่างเต็มที่ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรเอง ทำให้มีความปลอดภัยสูงและไม่ต้องกังวลเรื่องการรั่วไหลของข้อมูลไปสู่ภายนอก รูปแบบนี้เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีทีมไอทีภายในที่แข็งแกร่ง มีงบประมาณในการลงทุนสูง และต้องการความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบให้เข้ากับกระบวนการทำงานเฉพาะขององค์กร

On-Cloud ERP

On-Cloud ERP หรือที่เรียกว่า Cloud-based ERP เป็นระบบที่ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต โดยผู้ให้บริการจะเป็นผู้ดูแลระบบทั้งหมด ทั้งเรื่องการบำรุงรักษา การอัปเดตซอฟแวร์ และความปลอดภัย องค์กรจ่ายเพียงค่าบริการรายเดือนหรือรายปีตามแพ็กเกจที่ซื้อ รูปแบบนี้มีข้อดีคือเริ่มต้นใช้งานได้เร็ว ลงทุนน้อยกว่า สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต และไม่ต้องกังวลเรื่องการอัปเกรดระบบ เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่มีงบประมาณจำกัดและต้องการความคล่องตัวสูง

Hybrid ERP

Hybrid ERP เป็นการผสมผสานระหว่าง On-Premise ERP และ On-Cloud ERP เข้าด้วยกัน โดยองค์กรสามารถเลือกได้ว่าส่วนใดของระบบที่ต้องการติดตั้งไว้ภายในองค์กร และส่วนใดที่ต้องการใช้บริการผ่านคลาวด์ ระบบ ERP รูปแบบนี้เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นในการใช้งาน

การเลือกระบบ ERP มาใช้ในองค์กรต้องพิจารณาเรื่องใดบ้าง

การตัดสินใจเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับองค์กรจะช่วยให้ได้ระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพการดำเนินงานใน เพราะการลงทุนในระบบ ERP ไม่ใช่เพียงแค่การซื้อซอฟต์แวร์ แต่เป็นการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานทั้งองค์กร ดังนั้น จึงควรพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ อย่างรอบด้านก่อนตัดสินใจเลือกระบบ ERP

1. วัตถุประสงค์และความต้องการขององค์กร

ก่อนจะเลือกระบบ ERP มาใช้ องค์กรควรทำความเข้าใจอย่างชัดเจนว่าต้องการนำระบบ ERP มาช่วยแก้ไขปัญหาหรือพัฒนาการทำงานในด้านใดบ้าง เริ่มต้นจากการวิเคราะห์กระบวนการทำงานปัจจุบัน ระบุจุดแข็งและจุดอ่อน เพื่อมองหาปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นในแต่ละแผนก รวมถึงการศึกษารูปแบบการใช้งานข้อมูลระหว่างแผนก เพราะการเข้าใจความต้องการที่แท้จริงจะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดเป้าหมายและขอบเขตการนำระบบ ERP มาใช้ได้อย่างชัดเจน

2. ระบบเดิมที่ใช้งานอยู่

การนำระบบ ERP มาใช้งานไม่ได้หมายถึงการเปลี่ยนแปลงระบบทั้งหมด แต่อาจเป็นการเพิ่มเติมหรือทดแทนระบบบางส่วนที่มีอยู่เดิม ดังนั้น ควรนำระบบเดิมที่ใช้งานอยู่มาเป็นปัจจัยในการพิจารณาในการเลือกระบบ ERP ด้วย เพื่อที่การเชื่อมต่อระบบเดิมกับระบบใหม่เกิดความคล่องตัวสูงสุด และสามารถทำงานร่วมกับระบบระบบอื่น ๆ ได้อย่างมีศักยภาพ

3. งบประมาณและระยะเวลาดำเนินการ

การลงทุนในระบบ ERP ไม่ใช่เพียงแค่ค่าซอฟต์แวร์ แต่ยังรวมถึงค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง การปรับแต่ง การฝึกอบรม การบำรุงรักษา และการอัปเกรดระบบในอนาคต องค์กรควรกำหนดงบประมาณที่ชัดเจนและคำนึงถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดตลอดอายุการใช้งานระบบ

4. ฟังก์ชันการทำงานที่ตอบโจทย์

ระบบ ERP เป็นซอฟแวร์ที่มีโมดูลให้เลือกมากมาย ดังนั้นควรเลือกฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมและตอบโจทย์ความต้องการของทุกแผนกในองค์กร รวมถึงควรพิจารณาถึงความง่ายในการใช้งาน เพราะฟังก์ชันที่สมบูรณ์แต่ใช้งานยากอาจไม่เป็นที่ยอมรับของผู้ใช้งานและนำไปสู่ความล้มเหลวในการนำระบบมาใช้ได้

5. ความยืดหยุ่นและการเติบโตในอนาคต

ธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงและเติบโตอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นควรเลือกระบบ ERP ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจได้ ทั้งในแง่ของการรองรับการขยายตัวของธุรกิจ การเพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน การเพิ่มโมดูลการทำงานใหม่ หรือการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานตามความต้องการที่เปลี่ยนไป ระบบที่ดีควรมีความสามารถในการปรับแต่งหรือการขยายระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงและความต้องการในอนาคตโดยไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ทั้งหมด

สรุปบทความ

การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับองค์กรเป็นการตัดสินใจที่สำคัญและอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กรในระยะยาว การพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ อย่างรอบด้านจะช่วยให้องค์กรสามารถเลือกระบบที่ตอบโจทย์และช่วยให้การทำงานมีระบบได้มากขึ้น การวิเคราะห์และประเมินอย่างละเอียดรอบคอบจะช่วยให้องค์กรสามารถเลือกระบบ ERP ที่ไม่เพียงแต่แก้ไขปัญหาในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังรองรับการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย