วิธีแยกชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ใน Cell เดียวกัน ออกเป็น 2 Cells ได้อย่างรวดเร็ว ในโปรแกรม Excel
วิธีแยกชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ใน Cell เดียวกัน ออกเป็น 2 Cells ได้อย่างรวดเร็ว ในโปรแกรม Excel
บทความนี้มีเคล็ดลับดี ๆ สำหรับผู้ที่ทำงานด้วย โปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet Software) ชื่อดังของโลกอย่าง โปรแกรม Excel มาฝาก เคยไหมที่มีฐานข้อมูลชื่อ-นามสกุล เก็บเอาไว้ภายในเซลล์ (Cell) เดียว แล้วต้องการแยกข้อมูลให้ชื่อ และนามสกุล ออกมาอยู่กันคนละ Cell การแยกข้อมูลที่อยู่ในลักษณะนี้ เราไม่จำเป็นต้องมาเสียเวลานั่งตัดและแปะ (Cut & Paste) เองทีละ Cell นะ เพราะในโปรแกรม Excel เขามีเครื่องมือช่วยแยกข้อมูลออกจากกันอัตโนมัติให้เราใช้งานอยู่แล้ว ทำอย่างไร ? มาอ่านขั้นตอนการทำกัน
วิธีแยกชื่อ-นามสกุลที่อยู่ใน Cell เดียวกัน ออกเป็น 2 Cell อย่างรวดเร็ว
ก่อนอื่นให้เราเปิดไฟล์ที่ต้องการแบ่งข้อมูลขึ้นมาก่อน จากนั้นก็เตรียม Columm ว่าง ๆ เอาไว้ 1 Column โดยให้สร้างต่อจาก Column ที่มีข้อมูลชื่อ-นามสกุล เก็บไว้อยู่โดยให้คลิกขวาที่คอลัมน์ (Column) ที่อยู่ติดกันแล้วเลือก "เมนู Insert" แล้วเราจะได้ Column ว่างเพิ่มขึ้นมา
เลือก Cell ที่เราต้องการแยกข้อมูลออกจากกัน ในแถบเมนูด้านบนสุดให้เราคลิกที่ "เมนู Data" แล้วคลิกที่ "เมนู Text to Columns"
หน้าต่าง Convert Text to Columns Wizard จะปรากฏขึ้นมา ให้เราเลือก "เมนู〇 Delimited" แล้วคลิกที่ "ปุ่ม Next"
ขั้นตอนถัดมา จะเป็นการเลือกว่าจะใช้หลักเกณฑ์อะไรในการแบ่งข้อมูล ตามปกติแล้ว ชื่อ-นามสกุล ก็จะนิยมแบ่งด้วยการ "เว้นวรรค" ดังนั้น เราก็จะเลือกว่าจะแยกข้อมูลออกจากกันด้วย "Space" (ช่องว่าง) ให้เราติ้ก "☑ Spece" แล้วคลิกที่ "ปุ่ม Next"
ขั้นตอนสุดท้าย เราสามารถกำหนดค่าการแบ่งข้อมูลเพิ่มเติมได้ แต่ถ้าไม่ต้องการปรับค่าอะไร เราสามารถคลิกที่ "ปุ่ม Finish" ได้เลย
เพียงเท่านี้ ข้อมูลของนามสกุลก็จะถูกแยกออกมายัง Culumn ที่เราสร้างไว้ข้าง ๆ ทันทีอย่างรวดเร็ว ง่ายใช่ไหมล่ะ ? ลองนำเทคนิคนี้ไปปรับใช้งานกันดูนะครับ