5 ข้อผิดพลาดที่คนทำธุรกิจมักพลาด เมื่อต้องออกใบเสร็จรับเงิน

สิ่งที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจไม่ว่าคุณจะเป็นพ่อค้า แม่ค้าออนไลน์ ร้านค้าปลีก หรือธุรกิจ SME ขนาดเล็ก ก็มีความจำเป็นจะต้องให้ความสำคัญกับเอกสาร "ใบเสร็จรับเงิน" (Receipt) ซึ่งเป็นหลักฐานที่สำคัญอย่างแรกที่ยืนยันว่ามีเกิดการซื้อขายและรับชำระเงินขึ้นจริง ซึ่งการที่ทำเอกสารผิดพลาด ส่งผลกระทบโดยตรงต่อการส่งงบให้สำนักงานบัญชี และอาจเกิดปัญหาเมื่อถูกกรมสรรพากรตรวจสอบได้

วันนี้ทาง Build Me Up Consultantจะพาไปเจาะลึก 5 ข้อผิดพลาดที่คนทำธุรกิจมักพลาดเวลาออกเอกสารรับเงิน พร้อมคำแนะนำเบื้องต้น ดังนี้

• ระบุข้อมูลสำคัญของผู้ซื้อและผู้ขายไม่ครบถ้วน

ถือเป็นข้อผิดพลาดที่พบเจอได้บ่อยที่สุด ซึ่งใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องควรมีข้อมูลสำคัญ ดังนี้

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ต้องระบุให้ชัดเจน โดยเฉพาะฝั่งผู้ขาย ส่วนฝั่งผู้ซื้อ หากเป็นนิติบุคคล ควรระบุให้ครบถ้วนเพื่อความสมบูรณ์ของเอกสาร
• วันที่ออกเอกสาร เป็นส่วนที่มีความสำคัญมาก เพราะมีผลต่อการลงบันทึกรับรู้รายได้และตัดค่าใช้จ่ายในแต่ละรอบเดือนทางบัญชี
• ชื่อและที่อยู่ ส่วนมากร้านค้าชอบเขียนแค่ชื่อเล่น หรือใส่ที่อยู่ไม่ครบ ซึ่งที่ถูกต้องควรระบุเป็นชื่อ-นามสกุลจริง หรือชื่อบริษัทแบบเต็ม

ระบุข้อมูลสำคัญของผู้ซื้อและผู้ขายไม่ครบถ้วน ส่งผลให้หากลูกค้ามีความจำเป็นต้องนำเอกสารฉบับนี้ไปลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ข้อมูลที่ไม่ครบถ้วนจะทำให้ฝ่ายบัญชีตีเอกสารกลับมาให้แก้ไข หรือเอกสารฉบับนั้นไม่สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้เลย

• ใช้ "บิลเงินสด" แทนเอกสารรับเงินฉบับมาตรฐาน

ร้านค้าขนาดเล็กหลายที่ หรือผู้รับเหมาอิสระ จะชอบใช้บิลเงินสดแบบฉีก ที่ซื้อตามร้านค้าทั่วไปมาเขียนให้ลูกค้า ซึ่งในบิลเงินสดสำเร็จรูป จะมีเพียงช่องว่างให้กรอกข้อมูลแบบไม่เป็นทางการ ไม่มีโลโก้ และไม่มีข้อมูลผู้เสียภาษี ส่งผลให้ กรมสรรพากรและนักบัญชี มองว่าบิลเงินสดที่ไม่มีการระบุตัวตนผู้รับเงินที่ชัดเจน อาจถูกตีความว่าเป็น รายจ่ายต้องห้าม หากธุรกิจของคุณมีความจำเป็นต้องใช้บิลเงินสดสำเร็จรูปจริงๆ จะต้องมีการประทับตรายางชื่อร้านค้า ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ชัดเจนบนบิล

• ตัวเลขและตัวอักษรบอกจำนวนเงินไม่ตรงกัน

ข้อนี้เป็นปัญหาที่พบบ่อยของการทำเอกสารด้วยมือ (Manual Billing) ในการเขียนตัวเลขยอดรวม เช่น 1,550.00 บาท แต่ในบรรทัดตัวอักษรกลับเขียนเป็น (หนึ่งพันห้าร้อยบาทถ้วน) ถือเป็นข้อผิดพลาดที่ดูเล็กน้อย แต่ในตามหลักการทางบัญชีและกฎหมาย เมื่อตัวเลขและตัวอักษรขัดแย้งกัน เอกสารฉบับนั้นจะขาดความสมบูรณ์ทันที และจะเกิดข้อสงสัยว่าตกลงแล้วราคาการซื้อขายจริงคือเท่าไร

• การใช้ลิควิดลบคำผิด หรือขีดฆ่าโดยไม่เซ็นกำกับ

เมื่อเขียนชื่อลูกค้าผิด หรือใส่จำนวนสินค้าผิด แล้วมีการนำน้ำยาลบคำผิดมาลบออก หรือขีดฆ่าทับแล้วเขียนใหม่ลงไปโดยไม่ได้มีการเซ็นชื่อกำกับ การทำเอกสารการเงินและบัญชี มองว่าการทำแบบนี้ถือเป็นข้อห้ามอย่างเด็ดขาด เพราะมันแสดงถึงความไม่โปร่งใส และยังเปิดโอกาสให้เกิดการทุจริตแก้ไขตัวเลขได้ในภายหลัง หากจำเป็นต้องแก้ไขจริงๆ บนเอกสารที่เขียนด้วยมือ วิธีที่ถูกต้องคือการขีดเส้นคร่อมข้อความที่ผิด เขียนข้อความที่ถูกต้องลงไปด้านข้าง และ ผู้มีอำนาจต้องเซ็นชื่อกำกับไว้ตรงจุดที่แก้ไขทุกครั้ง

• ลืมเก็บ "สำเนา" ไว้เป็นหลักฐาน

การออกเอกสารตัวจริงแนบไปกับสินค้า แต่ไม่ได้ทำสำเนา หรือลืมถ่ายรูปเก็บไว้เป็นหลักฐาน และเมื่อถึงสิ้นเดือนที่ทำสรุปยอดขาย หรือยื่นภาษี จะไม่สามารถมีหลักฐานอ้างอิงเลยว่ามีรายรับเข้ามาจากไหนบ้าง และจำนวนเท่าไหร่ การทำงานโดยไม่มีสำเนาเอกสาร อาจเสี่ยงต่อการประเมินรายได้ผิดพลาด การเสียภาษีที่ไม่ถูกต้อง การเสียภาษีขาด โดนค่าปรับและเงินเพิ่ม หรือเสียภาษีเกินกว่าความเป็นจริง

ใบเสร็จรับเงิน นั้นถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งที่แสดงการยืนยันว่ามีเกิดการซื้อขายและรับชำระเงินขึ้นจริง โดยวิธีป้องกันปัญหาที่เกิดข้อผิดพลาดนั้น คือการเปลี่ยนจากทำเอกสารด้วยมือ เป็นการใช้แบบฟอร์มหรือระบบที่ได้มาตรฐาน การมีเอกสารที่ถูกต้อง ครบถ้วน และตรวจสอบได้ ช่วยให้สรรพากรและสำนักงานบัญชีทำงานได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น สำหรับเจ้าของธุรกิจท่านใดที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการออก ใบเสร็จรับเงิน หรือต้องการวางระบบเอกสารบัญชีให้ถูกต้อง สามารถปรึกษาและสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up ConsultantLine : @bmu001