12 วิธี "สร้างขวัญ-กำลังใจ" ให้ทีมงานที่ WFH
คอลัมน์ ถามมา-ตอบไป สไตล์คอนซัลต์ อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
นาทีนี้หลายคนคงจิตตก ทั้งกลัวติดโรคโควิด ทั้งกลัวตกงาน แถมอยู่บ้านก็เบื่อ เครียดกับสภาพแวดล้อมในการทำงานที่บ้าน เพราะนอกจากจะไม่ได้เตรียมสถานที่ไว้สำหรับการทำงานแล้ว ยังมีลูก ๆ หลาน ๆ ที่โรงเรียนเลื่อนเปิดเทอม เลยต้องอยู่บ้านมากวนใจให้วุ่นวาย แถมยังมีผู้ใหญ่ที่บ้านให้ต้องดูแลอีกผมเห็นสภาพของหลายคนแล้วก็เหนื่อยใจแทน
ในฐานะหัวหน้าทีม ควรทำอย่างไรจึงจะช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจให้คนที่ต้องทำงานทางไกลได้บ้าง ?
นี่คือ 12 แนวทางที่ขอนำมาแลกเปลี่ยน เผื่อบางข้อจะนำไปประยุกต์ใช้ให้เป็นประโยชน์ได้บ้าง ?
1.หลีกเลี่ยงการถามว่า “มีอะไรให้ช่วยไหม” เพราะนอกจากจะทำให้ผู้ฟังรู้สึกว่าตนเองเป็นภาระที่ต้องคอยให้คนอื่นช่วยเหลือแล้ว ยังเป็นการกระตุ้นให้ลูกน้องโยนปัญหามาให้หัวหน้าอีกด้วย
2.ทุกครั้งที่มีโอกาสคุยกัน หรือก่อนเริ่มต้นการประชุมจะดีมาก ๆ ถ้าหัวหน้าเปิดประเด็นด้วยการถามคำถามที่แสดงถึงความเอาใจใส่ห่วงใย เช่น วันนี้เป็นไงบ้าง ? มีอะไรติดขัดรึเปล่า ? ต้องการการสนับสนุนอะไรเพิ่มเติมอีกไหม ? เป็นต้น
การเริ่มต้นทำนองนี้ จะช่วยให้ทีมงานรู้สึกดี เหมือนมีคนคอยใส่ใจ ไม่ใช่จะเอาแต่งานเพียงอย่างเดียว
3.อย่าบังคับให้คนต้องเข้าร่วมกิจกรรมการสร้างทีม (team building) หรือกิจกรรมการสร้างสัมพันธ์ทางสังคม (social activities) เช่น การสังสรรค์ออนไลน์ การช่วยโหวต หรือให้คะแนนเพื่อนร่วมงานหรือลูกหลานที่กำลังจะแข่งขันอะไรสักอย่าง เพราะนาทีนี้หลายคนอาจยังไม่มีอารมณ์ที่จะมารื่นเริงบันเทิงใจหรือช่วยอะไรใคร ปล่อยให้เป็นไปตามความสมัครใจจะดีกว่า อย่าใช้วิธีขอร้องแกมบังคับด้วยการพูดจาทำนองว่า ถ้ามีน้ำใจก็ช่วยหน่อยละกัน เป็นต้น
4.ค้นหาสไตล์การทำงาน (work preference) ของแต่ละคน เช่น บางคนชอบให้บอกเป้าหมายแล้วปล่อยให้คิดวิธีการเอง บางคนอยากคุยแนวทางการปฏิบัติให้ชัดเจนก่อนลงมือทำจริง เป็นต้น จากนั้นจงปฏิบัติต่อเขาอย่างที่เขาอยากได้รับการปฏิบัติต่อ อย่าเอาตัวเองเป็นมาตรฐาน สิ่งที่เวิร์กกับเราอาจไม่เวิร์กกับเขา และสิ่งที่เวิร์กสำหรับเขา ก็อาจไม่เวิร์กสำหรับเรา
5.หลีกเลี่ยงคำพูดที่สร้างความกดดัน เช่น รีบ, ด่วน, ควรจะ, เมื่อไรจะเสร็จ เป็นต้น ให้เปลี่ยนไปใช้คำถามทำนองนี้แทน เช่น กำหนดเวลาประมาณนี้พอไหวไหม, คิดว่าเราควรเดินหน้ากันต่อยังไงกันดี เป็นต้น การพูดทำนองนี้จะช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกว่าไม่ถูกกดดันจนเกินไป
6.ให้ทางเลือก อย่าทำให้เขารู้สึกว่าต้องทำทุกอย่างตามที่ถูกสั่งเท่านั้น เช่น แทนที่จะพูดว่า…วันนี้พี่ขอนัดประชุม 11 โมงนะ เป็น…วันนี้พอจะสะดวกประชุมกันตอน 11 โมง หรือบ่าย 2 ดี เพื่อมีทางเลือกให้เขาตัดสินใจได้บ้าง แม้จะดูเหมือนเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็ตาม เพราะในทางจิตวิทยาทุกคนอยากเป็นผู้ควบคุม ไม่มีใครอยากถูกควบคุม
7.อย่าเช็กอินบ่อย ๆ (การเช็กอินคือการให้ลูกน้องเปิดกล้อง หรือแสดงตัวว่าพร้อมทำงานแล้ว หรือกำลังทำอะไรอยู่) เช่น ทั้งเช้าก่อนเข้างาน และบ่ายหลังทานข้าวเที่ยง เป็นต้น เพราะอาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าหัวหน้าไม่เชื่อใจ และจ้องจับผิด
8.กำหนดเป้าหมาย หรือความสำเร็จที่อยากเห็นให้ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานผิดพลาด หรือใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่ใช่เป้าหมายที่ต้องการเห็น ที่สำคัญอย่าคิดว่าสื่อสารหรือพูดไปแล้วพนักงานต้องเข้าใจ จงตรวจสอบหรือทวนความเข้าใจทุกครั้ง โดยเฉพาะประเด็นที่สำคัญ ๆ
9.อย่าถามว่า…เป็นไงบ้าง บ่อยเกินไป เพราะจะกลายเป็นคำถามติดปากไม่ได้มีความหมาย หรือแสดงความห่วงใยอะไร เก็บไว้ถามเท่าที่จำเป็น เปลี่ยนคำถามไปบ้าง อย่าถามอย่างเดิมซ้ำ ๆ บ่อย ๆ เหมือนหุ่นยนต์ที่ไม่มีจิตใจ
10.สร้างบรรยากาศภายในทีมให้พนักงานรู้สึกปลอดภัยที่จะพูดหรือแสดงความคิดเห็น โดยการอดทนและตั้งใจฟัง อย่าเพิ่งพูดหรือแสดงความคิดเห็นออกมาเร็วเกินไป หัดอยู่กับความเงียบให้ได้ ปล่อยความเงียบกระตุ้นให้อีกฝ่ายเปิดปาก
11.อย่าแบกรับทุกอย่างไว้คนเดียว เมื่อรู้สึกว่าทีมทำไม่ได้หรือทำไม่ไหว วิธีการแก้ไม่ใช่เอากลับมาทำเอง แต่ให้ใช้การแก้ปัญหาด้วยวิธีการอื่น ๆ เช่น สอนให้ทำ ขอความช่วยเหลือจากหน่วยงานอื่น เลื่อนงานที่สำคัญน้อยกว่าออกไปก่อน เป็นต้น การรับกลับมาทำไม่ใช่การแก้ปัญหาที่ยั่งยืน เป็นเพียงแค่การประวิงเวลาให้ปัญหาเกิดช้าลงเท่านั้น
12.ดูแลสุขภาพให้ดี รักษาตัวเองให้ปลอดภัย เพราะเราคงไม่สามารถสนับสนุนคนอื่นได้หากยังไม่สามารถช่วยตัวเองได้ เคยขึ้นเครื่องบินใช่ไหม ข้อแนะนำในกรณีฉุกเฉินคือให้สวมหน้ากากออกซิเจนให้ตนเองก่อนที่จะสวมให้ผู้อื่น ฉันใดก็ฉันนั้น
อย่าให้โควิดมาเป็นอุปสรรคในการดำเนินชีวิตมากเกินไป การทำงานทางไกลหรือทำงานจากบ้าน ก็มีวิธีการสร้างขวัญ และกำลังใจให้พนักงานได้ไม่แพ้การทำงานแบบเจอตัว เพียงแต่ต้องฝึกฝนและลงมือทำอย่างสม่ำเสมอเท่านั้น