เรื่องนี้โรงเรียนไม่ได้สอน : รวม 6 วิธี ทำงานกลุ่มยังไงไม่ให้กลุ้ม!

เชื่อว่าปัญหาโลกแตกสำหรับเด็กมัธยมและเด็กมหา’ลัย คือ “การทำงานกลุ่ม”ถ้าเป็นในกรณีที่เราและเพื่อนๆ ช่วยกันคิด ช่วยกันทำ แบบนั้นแป๊บเดียวงานก็เสร็จ แต่ถ้าเกิดเหตุการณ์ที่งานกลุ่มกลายเป็นงานเดี่ยวที่เราต้องแบกคนเดียว หรืออาจจะมีแค่เราและเพื่อนอีกไม่กี่คนช่วยกันทำ เราจะทำยังไง? วันนี้คอลัมน์‘เรื่องนี้โรงเรียนไม่ได้สอน’ มี 6 วิธี ทำงานกลุ่มยังไงไม่ให้กลุ้มมาฝากน้องๆ ชาว Dek-D กันค่ะ

"ทำไมเพื่อนชอบอู้งานกลุ่ม?" ปัญหานี้จิตวิทยามีคำตอบ!

เคยสงสัยกันไหมคะ? ทำไมบางคนเวลาทำงานเดี่ยวของตัวเองถึงตั้งใจทำออกมาได้ดีทุกงาน แต่พอถึงเวลาทำงานกลุ่มกลับชอบอู้ หรือเกี่ยงงาน อันนั้นก็ไม่ได้ อันนี้ก็ไม่เอา

นิสัยลักษณะนี้มีคำอธิบายทางจิตวิทยา เรียกว่าSocial Loafing หรือ การออมแรงในทางสังคมเป็นปรากฏการณ์ที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการทำงานแบบรวมกลุ่ม บุคคลจะแสดงศักยภาพลดลง หรือทำงานได้ไม่ดีเท่าเวลาทำงานส่วนตัวซึ่งเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ ในงานกีฬาสี เวลาเราเล่นชักเย่อ ถ้าเล่นคนเดียวเราจะดึงเชือกไว้จนสุดแรง แต่พอเล่นเป็นทีม เราจะผ่อนแรงลงอัตโนมัติ เพราะมีการกระจายน้ำหนักจากหลายคน เรื่องนี้เคยมีนักจิตวิทยาที่ชื่อ ริงเกน ไฮม์ ทำการทดลองเอาไว้ โดยให้ผู้ร่วมทดลองช่วยกันดึงเชือกที่มัดลูกน้ำหนัก ผลคือ ในสถานการณ์ที่ต้องดึงเชือกเพียงคนเดียว แต่ละคนต่างใช้แรงมากกว่าในสถานการณ์ที่ดึงเชือกร่วมกันเป็นกลุ่ม

การทดลองนี้จึงแสดงให้เห็นว่า เมื่อทำงานกลุ่ม เราจะใช้แรงที่น้อยลงโดยอัตโนมัติเพราะมีการกระจายงานและกระจายแรงกดดัน แต่หากเราใช้หลักการทำงานแบบระดมความคิด (Brainstorming) ก็อาจทำให้ได้งานที่ดีกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าตอนทำงานคนเดียว

ทำงานกลุ่มยังไงไม่ให้กลุ้ม ด้วยวิธี 6 จัด

สำหรับใครที่มีปัญหาในการทำงานกลุ่มบ่อยๆ วันนี้พี่แป้งก็มีทริคเล็กๆ น้อยๆ ในการแก้ไขปัญหามาบอกต่อน้องๆ ให้ลองนำไปใช้ดูนะคะ

1. จัดสรรหน้าที่ให้เหมาะสม

หน้าที่ของแต่ละคนสำคัญมากในการทำงานให้สำเร็จ การเลือกคนที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ จึงเป็นสิ่งที่ต้องเคลียร์ให้ชัดเจนก่อนเริ่มงาน หากเป็นไปได้เมื่อได้รับโจทย์แล้วอาจมีการประชุมครั้งแรก เพื่อกำหนดขอบเขตของแต่ละหน้าที่ ควรแบ่งหน้าที่ให้เพื่อนในกลุ่มตามความเหมาะสมและความถนัดเช่น เพื่อนคนนี้ถนัดงานที่ครีเอตก็จัดให้รับผิดชอบในส่วนที่เกี่ยวกับงานออกแบบ การทำแบบนี้จะช่วยให้แต่ละคนโฟกัสกับงานที่ตัวเองต้องทำได้อย่างถูกจุด ที่สำคัญเวลาแบ่งงานควรแบ่งตอนอยู่กันครบทุกคนจะได้รู้ว่าใครมีหน้าที่อะไรในงานชิ้นนี้บ้าง และการแบ่งหน้าที่ต้องมีความเท่าเทียมด้วย

2. จัดตารางเวลาให้ชัดเจน

หลังจากได้รับโจทย์ของงาน และรู้วันที่กำหนดส่งมาแล้ว สิ่งที่สำคัญอีกอย่างนอกจากการแบ่งหน้าที่ในกลุ่ม ก็คือกำหนดเป้าหมายเดดไลน์ของแต่ละหน้าที่ให้ชัดเจนว่า งานของใครต้องเสร็จวันไหน ยิ่งถ้าเป็นงานที่ต้องมีการรับไม้ต่อ เช่น ทีมออกแบบกราฟิก ต้องส่งงานต่อให้ทีมตัดต่อ ก็ควรกำหนดไปเลยว่าต้องเสร็จภายในวันไหน เพื่อให้อีกทีมได้ดำเนินงานต่อ และอย่างน้อยงานทั้งหมดควรเสร็จล่วงหน้าสัก 2-3 วัน เพื่อที่จะได้มีเวลาตรวจเช็กความเรียบร้อยอีกครั้งก่อนส่งว่ามีจุดไหนที่อยากเพิ่มเติม หรือต้องแก้ไขไหม ถ้าเสร็จวันที่กำหนดส่งเลยหากมีจุดผิดพลาดที่ต้องแก้ไขอาจทำให้ส่งงานไม่ทันได้ เดี๋ยวจะโดนหักคะแนนเอา!

Tips :แนะนำว่าควรเริ่มทำงานที่ต้องใช้เวลานาน และมีความละเอียดก่อน ถ้ามีข้อผิดพลาดจะได้ยังมีเวลาแก้ไขได้ หลังจากที่เสร็จงานนี้แล้ว ก็เริ่มทำงานที่มีความสำคัญรองลงมาตามลำดับได้เลย

3. จัดประชุมอัปเดตงาน

เมื่อทุกคนเริ่มทำงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเรียบร้อยแล้ว ก็อย่าลืมนัดเพื่อน ๆ ในกลุ่ม มา follow up กันว่า แต่ละคนทำงานไปถึงไหนแล้ว เพื่อดูความคืบหน้าของงานหรือมีใครติดปัญหาอะไรจะได้ช่วยกันคิดหาทางออก เพื่อให้งานออกมาสำเร็จตามที่ต้องการ ไม่ควรมีใครต้องทำงานกลุ่มเพียงลำพัง การอัปเดตสถานะของงานร่วมกันก็เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยให้งานนั้นดำเนินการตามแผนที่วางไว้ได้สะดวกยิ่งขึ้น ยิ่งถ้างานนั้นเป็นงานที่ต้องทำระยะยาว เช่น ทั้งเดือน หรือทั้งเทอม ก็ยิ่งต้องมีการอัปเดตและติดตามงานกันอยู่เสมอ

4. จัด Feedback

วิธีการทำงานเป็นกลุ่มที่ดีอย่างยั่งยืน คือ การรับฟังความคิดเห็นของคนในกลุ่มทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน โดยเฉพาะการรับฟังคำแนะนำเกี่ยวกับงานที่แต่ละคนเป็นคนรับผิดชอบน้องๆ อาจจะให้ Feedback หรือคำแนะนำเพื่อนในกลุ่มเป็นรายคนกันในวันที่อัปเดตงาน เพื่อที่จะได้นำคำแนะนำเหล่านั้นไปวิเคราะห์ ปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น

5. จัดประเมิน

เมื่อทำงานเสร็จแล้ว ก็อย่าลืมจัดประเมินการทำงานของแต่ละคนอาจทำ Google Form ให้เพื่อนๆ ช่วยกันประเมินคะแนนในการทำงานของแต่ละคน โดยไม่ต้องแสดงตัวตนเพื่อที่จะได้รู้ข้อดีและข้อควรปรับปรุงของตนเอง ทำให้การทำงานกลุ่มครั้งต่อไปราบรื่นขึ้น

6. จัดการด้วยท่าไม้ตาย

ถ้าต้องเจอกับเพื่อนที่ไม่ช่วยงานไม่สนใจอะไรเลย ถึงขั้นที่เราพูดจนไม่รู้จะพูดยังไง หรือยื่นข้อเสนอต่างๆ นานา ไปแล้ว แต่เพื่อนคนนั้นก็ยังเพิกเฉย ละเลย ไม่ใส่ใจในสิ่งที่เราพูดจนมีผลกระทบกับงานกลุ่ม ถ้าเราและเพื่อนคนอื่นๆ จัดการไม่ได้จริงๆ ก็คงถึงเวลาที่เราจะต้องยืมมืออาจารย์ประจำวิชามาช่วยจัดการแล้วล่ะค่ะ การให้อาจารย์เป็นคนเตือนเพื่อนคนนั้นอาจทำให้เขารู้สึกตัวขึ้นมาบ้าง เพราะอาจารย์น่าจะมีวิธีการที่พูดได้ดีกว่าเรา ที่สำคัญ ถ้าเพื่อนคนนั้นรู้ว่าเรื่องที่เขาไม่ยอมช่วยงานไปถึงหูอาจารย์ประจำวิชาแล้วล่ะก็เขาจะต้องกระตือรือร้นขึ้นมาบ้างแหละค่ะ

แต่ถ้าเราทำทุกวิถีทางแล้ว ทั้งการพูดดีๆ ทั้งให้อาจารย์ช่วยก็แล้ว เพื่อนคนนั้นก็ยังคงนิ่งเฉย ไม่รับรู้ พี่แป้งคิดว่าน่าจะถึงเวลาตัดชื่อเพื่อนคนนี้ออกจากกลุ่มแล้วค่ะ แนะนำว่าให้ค่อยๆ อธิบาย ว่าสาเหตุที่ทำให้เราตัดสินใจแบบนี้เป็นเพราะอะไร อย่าใช้อารมณ์ คุยกันด้วยเหตุผลจะดีกว่าค่ะ

Tips : อย่างไรก็ตาม ถ้าในอนาคตเราเห็นว่าเพื่อนคนนี้ปรับปรุงตัว ขยัน และมีความรับผิดชอบมากกว่าเดิม ถ้าได้วนกลุ่มกลับมาทำงานด้วยกันก็อย่าลืมให้โอกาสเพื่อนได้ลองแก้ไข และพิสูจน์ตัวเองอีกครั้งด้วยนะคะ

เป็นยังไงบ้างคะ หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้น้องๆ ทำงานกลุ่มกับเพื่อนๆ ได้ง่ายขึ้น ขึ้นชื่อว่า "งานกลุ่ม" ก็ต้องเป็นงานที่ทำเป็นกลุ่มถึงจะสำเร็จ อย่าแก้ปัญหาด้วยการทำคนเดียวนะ เพราะถ้ามีครั้งที่หนึ่งมันก็จะมีครั้งต่อๆ ไปได้ เราไม่ควรมองข้ามหรือปล่อยผ่านเรื่องที่เพื่อนไม่ช่วยงานเพราะมันจะเป็นปัญหาทั้งต่อตัวเขาเองและคนอื่นด้วย