พูดแต่ละครั้ง คนฟังแสนหนักใจ รับมือยังไงกับคนพูดไม่รู้เรื่องในการทำงาน?
คุณมีสิทธิ์ที่จะไม่พูด เพราะเวลาคุณพูดแล้วมันงงคูณสิบ อยากจะเน้นทำงาน แต่เหมือนกับว่าต้องไปเน้นทำความเข้าใจแทน ทวนหลายรอบก็แล้ว ลองให้พูดใหม่ พิมพ์ใหม่ก็แล้ว แต่งงเหมือนเดิม เพิ่มเติมคือเวลาที่เสียไปเพราะไม่เข้าใจกันสักที
หลายคนคงเคยเจอปัญหาการสื่อสารในที่ทำงาน ที่ใครสักคนหนึ่งมักจะมีวิธีการพูด การพิมพ์แบบเฉพาะตัว(เองที่เข้าใจ) พี่เขาจะสื่ออะไรนะ ไม่ค่อยเข้าใจ ถามใหม่อีกครั้งก็ยังได้คำตอบเดิมที่ไม่เข้าใจอยู่ดี เลยทำให้หลายคนที่ต้องทำงานด้วย งงเป็นไก่ตาแตกไปตามๆ กัน งานก็อยากทำให้เสร็จไวๆ แต่แค่ใช้เวลาตีความก็นานเกินกว่าที่คิดไว้แล้ว
การสื่อสารกันเป็นหัวใจหลักในการทำงาน การสื่อสารจะสัมฤทธิ์ผลได้ สารต้องถูกสื่อออกไปแล้วผู้รับสารเข้าใจในสารนั้นเสียก่อน ถ้าสื่อออกไปแต่ไม่มีใครเข้าใจ อาจจะต้องมาทบทวนการสื่อสารกันอีกครั้งแล้ว ทั้งนี้ก็ไม่ใช่เรื่องจะต้องรู้สึกแย่อะไร เพราะการสื่อสารเป็นทักษะที่พัฒนากันได้ แต่ถ้าหากคนที่มีปัญหาเรื่องการสื่อสาร ไม่ใช่เราแต่เป็นอีกฝ่ายล่ะ เราจะรับมือสิ่งนี้ยังไง?
ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจก่อนว่า คนที่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารเนี่ย เกิดขึ้นได้จากหลายปัจจัยมาก อาจเป็นได้ทั้งทักษะการสื่อสารที่ไม่แข็งแรง สิ่งที่คิดกับสิ่งที่สื่อสารออกไปไม่ตรงกัน มีความเข้าใจคลาดเคลื่อนตั้งแต่แรก ยังไม่รู้สิ่งที่ตัวเองต้องการ จนสื่อสารออกมาในวิธีที่แปลกไปสักนิด อาจจะมีทั้งกรณีที่รู้ตัวว่าสื่อสารไม่เก่ง หรือบางคนก็ไม่รู้ตัวด้วยซ้ำว่าสิ่งที่พูดออกมานั้นเข้าใจยากในมุมของคนอื่น
เราเลยอยากให้ทุกคนเริ่มต้นจากความเข้าใจก่อนว่า ไม่มีใครที่อยากเป็นคนพูดไม่รู้เรื่อง ถ้าเป็นไปได้ ทุกคนก็อยากให้การสื่อสารราบรื่นกันทั้งนั้น แต่ด้วยทักษะการสื่อสารที่อาจไม่เป็นใจ ถึงอย่างนั้นทักษะการสื่อสารก็เป็นสิ่งที่พัฒนากันได้
ถ้าหากต้องทำงานร่วมกับเหล่าคนสื่อสารไม่เก่งขึ้นมา เราจะรับมือได้ยังไงบ้าง?
บอกให้เขาเข้าใจว่าเรากำลังไม่เข้าใจ
เราไม่ได้กำลังให้ใช้วิธีนี้เปิดศึกให้รู้แล้วรู้รอดไป แต่หมายถึงว่าเราต้องชี้ให้เขาเห็นปัญหาที่เกิดขึ้นในการสื่อสารครั้งนี้ ว่ามีจุดไหนที่เข้าใจยาก จุดไหนที่คลุมเคลือ เพื่อให้อีกเขาคนนั้นรู้ว่าการสื่อสารที่สื่อออกมานั้นไม่เป็นผล และจะต้องเริ่มทบทวนวิธีสื่อสารของตัวเองอีกครั้ง
ทวนความต้องการ/ใจความให้เขาฟัง
หากไม่แน่ใจว่าสิ่งที่เขาสื่อออกมา เราเข้าใจได้ถูกต้องหรือเปล่า สามารถทวนสิ่งที่เราเข้าใจได้เลยว่า “ต้องการแบบนี้ ถูกต้องไหม?” “กำลังหมายถึงแบบนี้ ใช่ไหมนะ?” แม้จะฟังดูเหมือนย้ำคิดย้ำทำไปเสียหน่อย แต่ก็ดีกว่าต่างฝ่ายต่างเข้าใจไปเองว่าเข้าใจกันแล้ว และยังเป็นการชี้จุดเกิดเหตุได้ว่าเกิดปัญหาที่ตรงไหน เวลามาทำความเข้าใจร่วมกันอีกครั้ง จะได้ไม่ต้องดำน้ำออกทะเลกันไปไกล
ตีกรอบไม่ให้ออกไปไกล
หากต้องมาทำความเข้าใจร่วมกันในจุดที่ยังเป็นปริศนา ฝ่ายอธิบายอาจจะยังไม่ค่อยเข้าใจว่าสิ่งนั้นเข้าใจยากตรงไหน (เพราะเขาเข้าใจอยู่ในหัวอยู่แล้ว) เราสามารถช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้นด้วยการตีกรอบคำถามให้แคบลง ว่าจุดไหนกันแน่ที่ยังไม่เข้าใจ ยังคลุมเคลือ ไม่ต้องอธิบายใหม่ทั้งหมด
ระมัดระวังท่าที
แม้เราจะต้องซักถามจนกว่าจะได้คำตอบที่ชัดเจน เราเองก็ต้องระมัดระวังท่าทีในการสื่อสารของเราเช่นกัน น้ำเสียง จังหวะ ระดับเสียง ให้อยู่ในโทนที่เข้าใจได้ว่า เราซักถามเพื่อต้องการทำความเข้าใจจริงๆ ไม่ใช่เพื่อจับผิดหรือเพื่อสั่งสอนอีกฝ่าย ไม่เช่นนั้นจากปัญหาการสื่อสารที่ไม่เข้าใจ อาจกลายเป็นปัญหาที่ใหญ่ขึ้นกว่านั้นได้
การสื่อสารสามารถพัฒนากันได้ ไม่ใช่คำสาปที่ต้องติดตัวไปตลอดชีวิต หากยังต้องทำงานร่วมกันอีกในครั้งหน้า มาช่วยให้เขาคนนั้นได้พัฒนาตัวเอง เพื่อการสื่อสารที่ดีขึ้นและการทำงานที่ราบรื่นมากขึ้นกันเถอะ
อ้างอิงจาก
Graphic Designer: Kotchamon Anupoolmanee
Proofreader: Paranee Srikham