“Knowledge Management” การบริหารความรู้พนักงาน

สวัสดีครับ คราวก่อนพูดถึงเรื่องการบริหารและสร้างคนเก่ง หรือ Talent Management ของเราไปแล้ว คราวนี้จึงจะขอพูดเรื่องที่เกี่ยวข้องไปด้วยกันกับองค์กรสมัยใหม่ ต้อนรับปี 2562 ที่จะถึงนี้กันครับ คือจะพูดเรื่องของการบริหารจัดการความรู้หรือ Knowledge Management (KM) กัน ซึ่งส่วนตัวแล้วคิดว่ามีความสำคัญมาก ที่ผ่านมาเราจะพูดถึงเรื่องนวัตกรรมกันเยอะ พูดเรื่อง Disruption กันมาก แต่เรื่องหนึ่งที่สำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่ากันคือเรื่องของการที่เราจะบริหารดูแลความรู้ของพนักงานหรือองค์กรกันยังไง

เพราะความรู้เป็นพื้นฐานที่สำคัญของการสร้างนวัตกรรมอย่างเป็นระบบและยั่งยืน เนื่องจากการนำความรู้ที่มี แสวงหาความรู้ใหม่ และนำมาเรียนรู้และสังเคราะห์จะเป็นขั้นตอนแรกๆ ของการจัดการนวัตกรรม (Innovation Management) ที่เป็นระบบที่ดี แต่ที่ผ่านมาจะเห็นได้ว่าส่วนใหญ่จะพูดถึงนวัตกรรมกันแล้วก็จะกระโดดเข้าไปสู่นวัตกรรมกันเลย ซึ่งก็ได้ไม่ผิดอะไรเพียงแต่ที่เน้นมาแต่แรกครับว่าถ้าไม่นำการบริหารจัดการความรู้มาใช้การคิดนวัตกรรมนั้นๆ อาจไม่มีการนำความได้เปรียบของเราที่เรียกว่า Strategic Advantage มาใช้ หรือไม่ได้นำเอาสิ่งที่เป็นสมบัติอันหาราคาไม่ได้คือความรู้ (ซึ่งรวมถึงประสบการณ์) ของพนักงานและบริษัทมาใช้สร้างประโยชน์ให้เต็มศักยภาพเต็มที่ก็ได้

แต่จุดตายอันหนึ่งของการบริหารจัดการความรู้ (KM) คือเห็นผลเป็นรูปธรรมได้ไม่เร็วขณะที่โลกปัจจุบันต้องการ Economies of Speed และอีกข้อคือผลสัมฤทธิ์ของ KM เองมักจะอยู่ในรูปของการปิดทองหลังพระ เช่น ทำ KM แล้วมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นซึ่งคนทั่วไปอาจสรุปเอาว่าที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นนั้นมาจากการที่เราระดมสมองช่วยกันคิดเพื่อหา Solution เป็นต้น

แต่ถ้าคิดวิเคราะห์ให้ดีจะเห็นว่าการระดมสมองนั้นเป็นหนึ่งในกิจกรรมของ KM เป็นการแลกเปลี่ยน เรียนรู้ แบ่งปันประสบการณ์ และความคิดเห็น ฯลฯ ดังนั้นจึงจะเห็นได้ว่าการผลักดันให้เกิด KM ในองค์กรนั้นมักจะถูกจัดอันดับค่อนข้างต่ำ หรือไม่ให้ความสำคัญเท่าที่ควรเลยก็มีในบางองค์กร! ทีนี้พอเราเห็นความสำคัญของ KM กันแล้ว ก็จะถึงเรื่องที่ว่างั้นจะทำยังไงดี?

ตอนนี้ขอพูดถึงวิธีหรือกิจกรรมง่ายๆ ที่ทำได้เลยไม่ยากและสนุกดี ไม่เครียดซึ่งเป็นเทคนิคหนึ่งที่ส่วนตัวแล้วชอบใช้เพื่อชักจูงเชื้อเชิญให้คนเข้าร่วมด้วยใจมากกว่าการเข้าร่วม/ทำเพราะ “ต้องเข้าร่วม/ต้องทำ” โดยกิจกรรมง่ายๆ เหล่านี้มีวัตถุประสงค์หลักๆ 3 ด้าน คือ

• เพื่อสร้างค่านิยมบุคลากรที่กระตือรือร้นต่อการเรียนรู้เพื่อพัฒนาตนเองและองค์กร
• เพื่อสร้างความตระหนักต่อความสำคัญของการจัดการความรู้
• เพื่อพัฒนาศักยภาพบุคลากรให้เกิดขึ้นซึ่งจะเป็นอะไรที่เห็นผลเป็นรูปธรรมได้เร็วที่สุด

โดยสิ่งที่จะแนะให้ลองเริ่มทำดูเริ่มจากการเรียนรู้จากภายนอก (Knowledge Acquiring) ซึ่งอาจเริ่มจากคนนอกที่เป็นคนที่เชี่ยวชาญ มีความรู้ประสบการณ์ที่จะมาพูดมาเล่าในหัวข้อที่กำลังเป็นกระแสหรือที่เราสนใจตรงกับทิศทางธุรกิจเรา เป็นต้น หรือการไปเรียนรู้ เปิดโลกของความรู้ ความคิดกับมุมมองใหม่ๆ ในแหล่งเรียนรู้นอกสถานที่ซึ่งปัจจุบันมีทางเลือกที่หลากหลายมากกว่าเก่าเยอะ ไม่ว่าจะเป็นการไปดูนิทรรศการต่างๆ การไปเยี่ยมชมงานแสดงที่น่าสนใจระดับชาติก็ได้

แต่สิ่งสำคัญของการทำกิจกรรมกลุ่มนี้คือการสร้างบรรยากาศของกิจกรรม! คือถ้าเป็นการที่คนนอกมาพูดมาเล่าให้ฟังก็ต้องสร้างบรรยากาศไม่ว่าการจัดวางผังสถานที่ การมีขนมขบเคี้ยว … การเลือกผู้พูดที่เหมาะสมทั้งความรู้ ความสามารถ และการมีศิลปะในการพูดให้น่าฟัง ฟังง่าย เป็นต้น จนถึงการมีกิจกรรมเล็กๆ ประกอบ เช่นการมีส่วนร่วม ถามตอบ พูดคุยแล้วได้รางวัลง่ายๆ ฯลฯ หรือถ้าจะเป็นการไปแหล่งเรียนรู้นอกสถานที่ สิ่งที่ต้องคำนึงถึงและดูแลให้ดี คือ การเตรียมตัวก่อนไปกับหลังไป คือก่อนไปควรให้ข้อมูลอะไรเกี่ยวกับสถานที่ หัวข้อ ประเด็น ที่จะไป ไปเพราะอะไร ฯลฯ จนถึงเมื่อกลับมาแล้ว เราสามารถสรุปอะไรกันได้บ้างในประเด็นที่เราได้บอกโจทย์ไปแล้วก่อนไป เป็นต้น

ซึ่งทั้งหมดนี้ที่จะขอเน้น คือ วิธีการหรือศิลปะของการจัดกิจกรรม ที่พูดถึงไปแล้วคือบรรยากาศ รูปแบบของการจัด การที่เน้นและเสนอแนะสิ่งง่ายๆ เช่น วางผังสถานที่ การมีขนมขบเคี้ยว การมีกิจกรรมเพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมแลกเปลี่ยนเช่นพวกรางวัลเล็กๆ น้อยๆ นั้น บอกได้เลยจากประสบการณ์ว่าสำคัญมากครับ สำคัญพอๆ กับการจบประเด็นคือการสรุปเพื่อดึงทุกคนให้นำสิ่งที่เก็บเกี่ยวมาได้มาลงขันบดให้ละเอียดจนออกมาเป็นการได้ความรู้ และประสบการณ์ และการแบ่งปันความรู้กัน นี่แหละครับเป็นวิธีการหรือกิจกรรมง่ายๆ ที่เป็นจุดเริ่มที่ดีของการจะทำ KM แบบจริงจังและเป็นระบบต่อไป