เอาตัวรอดจากงานด่วนยังไง

ปัญหาของคนทำงานที่มักเจอเสมอก็คือ งานด่วน หรือ งาน ad hoc ที่พุ่งเข้ามาหากะทันหัน ซึ่งเราควรมีวิธีในการบริหารจัดการอย่างไรให้เอาตัวรอดไปได้บ้าง เราลองมาดูไปทีละข้อกัน

1. ดูภาพรวมการทำงานก่อนถึงวันจันทร์

เทคนิคหนึ่งที่ลองใช้ดูก่อนถึงการสำรวจ Calendar Meeting ภาพรวมของตลอดทั้งสัปดาห์ว่า เราจะต้องประชุม ทำงาน หรือส่งงานในช่วงวันเวลาไหนบ้าง ซึ่งการเห็นภาพรวมก่อนถึงวันทำงานจริง จะช่วยให้เราวางแผนและเตรียมพร้อมไว้ก่อนได้เยอะ

2. ยึดความรับผิดชอบงานหลักก่อนงานเสริม

หลังจากรู้ภาพรวมของสัปดาห์ที่จะเกิดขึ้น การรักษาความรับผิดชอบหลักก่อนเป็นเรื่องดีเสมอ แม้จะมีงานด่วนแทรกเข้ามา แต่เราก็ยังสามารถให้เหตุผลได้ว่า ถ้าไม่รับผิดชอบงานหลักก่อน จะเกิดอะไรขึ้น รวมถึงวิธีเรียงลำดับความสำคัญ ที่นับเป็นทักษะในการจัดการงานอย่างหนึ่งด้วย

3. บอกหัวหน้า

การเริ่มต้นสัปดาห์มีโอกาสซ่อนอยู่ นั่นคือ การรายงานผ่านหัวหน้า เพื่อให้รู้ว่างานสำคัญในสัปดาห์นี้มีอะไรที่เราต้องจัดการบ้าง และถ้ามีอะไรเข้ามารบกวน ก็อาจยืนยันไปก่อนเลยว่า ขอจัดการกับงานที่เรียงลำดับไว้ให้เสร็จก่อน จะส่งผลดีต่อภาพรวมของงานและทีมมากขึ้น

4. ปฏิเสธ

จากข้อแนะนำทั้งหมดที่ให้มาจะไม่เกิดขึ้นเลย ถ้าสุดท้ายเราเป็นคนทำงานที่หัดปฏิเสธงานไม่เป็น การฝึกปฏิเสธจึงเป็นทักษะอย่างหนึ่งที่เราไม่ควรละเลย ซึ่งการปฏิเสธไม่จำเป็นต้องแสดงออกทางอารมณ์ แต่ควรรับฟังก่อนแล้วค่อยใช้เหตุผลในการอธิบายเพื่อไม่ให้กระทบความสัมพันธ์ต่อการทำงานร่วมกันนั่นเอง

ส่งท้ายด้วยเทคนิค Eisenhower Box ที่ช่วยในเรื่องการจัดความสำคัญของงานที่มีเวลามาเกี่ยวข้อง เพื่อให้เราตัดสินใจง่ายขึ้น โดยมีเฟรมเวิร์ก 4 แบบให้เราเลือกนั่นคือ

1. งานที่มีความสำคัญมากและเร่งด่วน
2. งานที่มีความสำคัญมากแต่ไม่เร่งด่วน
3. งานที่มีความสำคัญน้อยแต่เร่งด่วน
4. งานที่มีความสำคัญน้อยและไม่เร่งด่วน

ออฟฟิศ 0.4. หวังว่าเทคนิคจากประสบการณ์และหลักการเหล่านี้จะช่วยให้คนทำงานประจำแบบะพวกเราเอาตัวรอดจากงานด่วนไปได้แบบแฮปปี้มากขึ้นนะ