แม้สถานการณ์ที่ยังไม่เป็นปกติ แต่ทุกอย่างจะหยุดอยู่กับที่เป็นเวลานานไม่ได้ จึงทำให้มีเทคโนโลยีที่ช่วยอำนวยความสะดวกยิ่งขึ้น หนึ่งในนั้นคือการประชุมงานผ่านการวิดิโอคอลที่ช่วยใหการพบปะพูดคุยนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น แต่ก่อนเราอาจไม่คุ้นชินกับการประชุมผ่าแอปพลิเคชั่นที่เป็นการเปิดกล้องเปิดไมค์คุยกันจากที่บ้าน แต่ปัจจุบันการคุยงานผ่านระบบอินเตอร์เน็ตกลายเป็นเรื่องที่มนุษย์ทำงานยุคนี้ต้องมีเป็นทักษะที่สำคัญ
และเมื่อการวิดิโอคอลคุยงานเป็นเรื่องปกติ ความตื่นเต้นและความประหม่าเริ่มลดลง อาจกลายเป็นความหละหลวมจนลืมมารยาทที่ดีในการปรากฏตัวในห้องประชุม(ออนไลน์)นั้นควรเป็นอย่างไร เราจึงรวบรวมเอาไว้ 6 ข้อที่สำคัญ มาลองดูกันว่าทำกันได้ครบทุกข้อแล้งว.. หรือยังนะ
ข้อที่ 1 - เข้าประชุมก่อนเริ่มประมาณ 5นาที
เพราะการประชุมออนไลน์นั้นสามารถทำได้ทุกที่ ขอแค่มีอุปกรณ์กับสัญญาณอินเตอร์เน็ต ซึ่งหลายบริการ (แอปพลิเคชั่น) นั้นใช้เวลาในการเข้าร่วมกลุ่มสนทนาไม่นาน ดังนั้นการเข้าประชุมสายอาจหมายถึงการบริหารจัดการเวลาที่ผิดพลาด หรือหากถูกมองไปถึงความรับผิดชอบอาจทำให้เสียภาพลักษณ์ได้ ดังนั้นควรตั้งเวลาเตือนล่วงหน้าอย่างน้อย 10นาทีเพื่อให้มีเวลาเตรียมตัว
ข้อที่ 2 – แต่งกายสุภาพ
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมกันภายใน หรือประชุมกับคู่ธุรกิจก็ยังควรให้ความสำคัญกับการแต่งตัวให้ดูดีอยู่เสมอ มากหรือน้อยขึ้นนั้นอยู่กับกาลเทศะ หากเป็นการประชุมกันภายในอาจแต่งตัวสบาย ๆ เสื้อยืดธรรมดา แต่หากเป็นทางการมากอาจจำเป็นที่จะต้องใส่เบลเซอร์สักตัวเป็นการให้เกียรติทุกฝ่าย
ข้อที่ 3 – ปิดไมค์เอาไว้จนกว่าจะถึงเวลาต้องพูด
นอกจากจะเป็นการป้องกันเสียงไม่พึงประสงค์ที่อาจรบกวนการสนทนา ยังเป็นการให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุมนั้น เพราะไม่ว่าเสียงไอ เสียงกระแอม เสียงจาม หรือเสียงรถขายของนอกบ้านก็สามารถรบกวนสมาธิในการพูดและฟังได้ทั้งนั้น … ยิ่งเสียงเรอที่เจ้าของเสียงเองก็ควบคุมไม่ได้ยิ่งแล้วใหญ่
ข้อที่ 4 – การเปิดกล้อง
เป็นที่ถกเถียงกันถึงเรื่องความเป็นส่วนตัว กับเรื่องของการสื่อสารโต้ตอบกันโดยไม่ปล่อยให้อีกฝ่ายรู้สึกเหมือนกำลังพูดอยู่ฝ่ายเดียว ข้อนี้จึงขึ้นอยู่กับการตกลงกันในการประชุม หากต้องการให้เปิดกล้องสามารถลองขอให้ผู้เข้าร่วมเปิดกล้องได้ไม่ต้องเขินอาย แต่หากอีกฝ่ายไม่สะดวกด้วยเหตุผลส่วนตัวก็ควรเข้าใจ ขอให้งานดำเนินไปอย่างไหลลื่นก็น่าจะเพียงพอ
ข้อที่ 5 – ควรใส่หูฟัง
แม้การประชุมนั้นจะเป็นการเชื่อมต่อจากในบ้านซึ่งเป็นพื้นที่ส่วนตัว แต่การมีหูฟังดี ๆ สักอันจะช่วยตัดเสียงรบกวนที่อาจเกิดขึ้นเมื่อไหร่ก็ได้ ให้ตัวคุณเองได้มีสมาธิในการฟัง ยิ่งไปกว่านั้นหากเป็นการประชุมที่เกิดขึ้นนอกบ้าน การใส่หูฟังจะช่วยให้เนื้อหาการประชุมที่อาจเป็นความลับนั้นคงอยู่กับแค่คุณเพียงผู้เดียว
ข้อที่ 6 – ไม่ทำอย่างอื่นระหว่างประชุม
แม้ในที่ประชุมจะอนุญาตให้ปิดกล้องได้ แต่การทำอย่างอื่นควบคู่กับการประชุมจะทำให้พลาดเนื้อหาบางส่วนไป โดยเฉพาะการรับประทานอาหารระหว่างการประชุมออนไลน์ ใครจะรู้ว่าคุณอาจถูกเรียกตอบคำถามในตอนที่อาหารยังเต็มปากอยู่ก็เป็นได้ ดูไม่มืออาชีพเอาเสียเลย
ทั้ง 6 ข้อนี้เป็นมารยาทพื้นฐานในการประชุมออนไลน์แบบมืออาชีพ อย่าลืมว่าการประชุมแบบวิดิโอคอลนั้นเป็นการ ‘อำนวยความสะดวก’ ช่วยลดความเสี่ยง ลดการเดินทาง แต่การพบเจอกันในเชิงธุรกิจก็ยังคงต้องมีมารยาทและรักษาภาพลักษณ์ขององค์กรหน่วยงานเป็นสำคัญเช่นกัน.. ลองแชร์ประสบการณ์การประชุมออนไลน์ที่ประทับใจกันได้ในคอมเมนต์เลยนะ
