รู้ไว้! วิธีเซ็นสําเนาถูกต้อง เซ็นรับรองอย่างไร ปลอดภัย ไม่ถูกปลอมแปลง

การติดต่องานต่าง ๆ ไม่ว่าจะติดต่อกับภาครัฐ ภาคเอกชน บริษัท การติดต่องาน หรือการทำธุรกรรมต่าง ๆ มีความจำเป็นต้องใช้สำเนาบัตรประชาชน หรือสำเนาทางราขการอื่น ๆ เช่น สำเนาทะเบียนบ้าน ใบขับขี่ โฉนดที่ดิน สมุดบัญชีธนาคาร ฯลฯ ยื่นเป็นหลักฐานสำคัญในการยืนยันตัวตน หรือแสดงความเป็นเจ้าของ แต่เอกสารสำคัญนั้น หากถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด หรือถูกมิจฉาชีพผู้ไม่ประสงค์ดีนำไปแอบอ้าง ก็จะเกิดความเสียหายตามมาได้ ดังนั้น การเซ็นรับรองสำเนาจึงเป็นเรื่องจำเป็นมาก ๆ แต่วิธีเซ็นสําเนาถูกต้อง ก็ต้องเซ็นให้ถูกวิธีด้วย เพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลเอกสารของเราเอง วันนี้เราจะมาแนะนำบทความที่น่าสนใจเรื่องที่ควรรู้ไว้ วิธีเซ็นสําเนาถูกต้อง เซ็นรับรองอย่างไร ปลอดภัย ไม่ถูกปลอมแปลง

วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องและการใช้งาน

เมื่อไหร่ก็ตามที่เราต้องทำธุรกรรม โดยการใช้เอกสารสำคัญส่วนตัว เป็นหลักฐานประกอบการยื่นเรื่องต่าง ๆ เป็นเรื่องที่ควรต้องพึงระมัดระวังให้ดี หากเราไม่รอบคอบในการเซ็นเอกสาร หรือมีวิธีเซ็นสําเนาถูกต้องที่ไม่ชัดเจน ก็มีโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงตามมาได้ การเซ็นรับรองสำเนาจึงเป็นเรื่องที่ทุกคนต้องใส่ใจ และควรรู้วิธีการในการเซ็น เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นนำเอกสารของเราไปใช้ โดยที่เราไม่รู้ โดยทั่วไปแล้วขั้นตอนการเซ็นสําเนาถูกต้องมีดังนี้

• หลังจากถ่ายสำเนาเอกสารต่าง ๆ หรือหากเป็นบัตรประชาชน ก็ให้ถ่ายเฉพาะหน้าบัตร ไม่ต้องถ่ายด้านหลังบัตร เพราะข้อมูลด้านหลังบัตรนั้น เป็นเพียงข้อมูลกำกับบัตรของกรมการปกครอง ไม่ใช่ข้อมูล CVV หรือ Card Verification Value
• จากนั้นให้ขีดเส้น 2 เส้น ทับลงบนเอกสารสำเนา แต่ต้องระวังไม่ขีดทับหน้าตรงบริเวณรูปถ่าย การขีดเส้นคร่อม 2 เส้น ทับเอกสารเอาไว้ จะทำให้การตัดต่อนำเส้นออกไปยากมากขึ้น ช่วยป้องกันการปลอมแปลงได้
• ช่องว่างระหว่างเส้นทั้งสองเส้นที่เราขีด ให้เขียนข้อความให้ชัดเจน เพราะการเขียนว่า เอกสารของเราใช้สำหรับทำอะไร ก็เพื่อแสดงเจตนาในการใช้เอกสาร เพื่อวัตถุประสงค์ตามที่ระบุไว้เท่านั้น ช่วยให้มีความปลอดภัย โดยวิธีเซ็นสําเนาถูกต้องเพื่อยืนยัน เช่น

"เพื่อเป็นเอกสารประกอบการทำบัตรเครดิต………กับธนาคาร…เท่านั้น"

"เพื่อเป็นเอกสารประกอบการสมัครงานในตำแหน่ง…………ของบริษัท…เท่านั้น"

"เพื่อเป็นเอกสารสำหรับใช้ในการ ……………….

• ควรเขียนสัญลักษณ์ดอกจัน * หรือชาร์ป # อันใดอันหนึ่ง ปิดหัวท้ายข้อความด้วย เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้มีการเขียนข้อความอื่น ๆ เพิ่มเข้าไป
• จากนั้นให้เขียนคำว่า "สำเนาถูกต้อง" แล้วเซ็นชื่อรับรองทับลงบนรูป เพื่อเป็นการป้องกันการเปลี่ยนรูป พร้อมเขียนชื่อนามสกุลด้วยตัวบรรจง ระบุวันเดือนปีที่ใช้เอกสารให้ชัดเจน เพื่อจะเป็นการยืนยันวันที่ในการใช้งานของเอกสารนั้น
  
• การเซ็นสําเนาถูกต้องด้วยปากกานั้น หน่วยงานราชการกำหนดให้ใช้สีดำ การใช้หมึกหมึกสีดำ เพราะสีดำของหมึกและสำเนาเอกสารเป็นสีเดียวกัน ทำให้สีไม่มีความแตกต่าง ลดความเสี่ยงกรณีถูกนำไปลบสีออกได้เป็นอย่างดี ทำให้ปลอมแปลงเอกสารยากขึ้น

เอกสารสำคัญที่ต้องเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง

เอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องเซ็นสำเนาถูกต้องกำกับไว้ มีด้วยกันหลายประเภท แต่ส่วนใหญ่คือเอกสารที่ทางราชการออกให้ เพื่อใช้ในการทำธุรกรรม หรือในการทำเรื่องต่าง ๆ เช่น สมัครเรียน สมัครงาน เปิดบัญชีธนาคาร ซื้อบ้าน ซื้อรถ ผ่อนสินค้า รวมถึงใช้ทำอย่างอื่นอีกมากมาย โดยหลัก ๆ วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องนั้น ก็เพื่อเป็นการป้องกันมิจฉาชีพนำไปใช้นั่นเอง เรามาดูกันว่าเอกสารสำคัญอะไรบ้าง ที่เราต้องใช้และควรต้องเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง เพื่อความปลอดภัย

• บัตรประจำตัวประชาชน
• บัตรประจำตัวข้าราชการ
• สูติบัตร
• ทะเบียนสมรส
  
• ทะเบียนหย่า
• ทะเบียนบ้าน
  
• ทะเบียนรถยนต์
• ใบขับขี่รถยนต์ ใบขับขี่รถจักรยานยนต์
• โฉนดที่ดิน
• สมุดบัญชีธนาคาร
• หนังสือรับรองรายได้
  
• หนังสือรับรองการทำงาน
  
• หนังสือรับรองเงินเดือน
  
• หนังสือรับรองการศึกษา
  
• ทะเบียนการศึกษา

ทำไมเราต้องเซ็นสำเนาถูกต้อง

ต้องทำความเข้าใจกันก่อนว่า เมื่อเราต้องใช้เอกสารสำคัญในการทำธุรกรรม หรือใช้แสดงสิทธิ ย่อมมีผลเกี่ยวเนื่องกับการใช้ชีวิตของเราทุกคน ดังนั้นเพื่อเป็นการป้องกันการถูกนำเอกสารสำเนาของเราไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ ที่จะก่อให้เกิดความเสียหายแก่เรา จึงจำเป็นต้องมีวิธีเซ็นสําเนาถูกต้องเพื่อความปลอดภัย เพราะหากไม่เซ็นสำเนาถูกต้องไว้ อาจถูกนำไปปลอมแปลงได้ง่าย ๆ ตามที่เราเห็นในข่าวอยู่บ่อย ๆ เช่น นำสำเนาบัตรประชาชนของเราไปซื้อของ หรือไปปลอมเพื่อทำบัตรเครดิต หรืออื่น ๆ ซึ่งหากเกิดขึ้นแล้ว นอกจากอาจจะต้องเสียเงินเสียทอง เสียทรัพย์สิน ก็อาจจะต้องเสียเวลาไปกับเรื่องยุ่งยากต่าง ๆ ที่ตามมาอีก แต่หากเราเซ็นสําเนาถูกต้อง ก็จะลดความเสี่ยงเรื่องเหล่านี้ไปได้

ทำไมต้องระบุวัตถุประสงค์ในการเซ็นสำเนาถูกต้อง

สิ่งสำคัญอีกเรื่องหนึ่งของวิธีเซ็นสําเนาถูกต้องก็คือ การระบุในเอกสารสำคัญต่าง ๆ ของเราด้วยว่า เอกสารนั้นจะนำไปใช้กับงานอะไร ใช้เมื่อวันที่เท่าไหร่ เพื่อไม่ให้ถูกนำไปใช้ซ้ำ หรือนำไปใช้ด้านอื่น ที่จะทำให้เราเกิดความเสียหาย วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องตามประเภทของการนำไปใช้งาน เช่น

วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องใช้สมัครเรียน

ส่วนใหญ่คณะต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัยที่เปิดรับสมัคร จะกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่า เราจะสมัครเรียนคณะอะไร สาขาอะไร วิชาเอกอะไร หรือสมัครเรียนโครงการอะไร มหาวิทยาลัยอะไร เอกสารสำคัญที่ต้องใช้ ก็เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาสูติบัตร สำเนาใบรับรองวุฒิการศึกษา ใบรับรองผลการศึกษา หรือ Transcript ทำได้ดังนี้

• ขีดเส้น 2 เส้นคร่อมทับบนเอกสาร โดยให้คร่อมรูปด้วย เพื่อป้องกันการตัดต่อภาพ แต่ไม่ควรขีดให้ทับใบหน้า
• เซ็นคำว่าสำเนาถูกต้อง
• เซ็นชื่อ
  
• หลังจากเซ็นซื่อแล้ว ให้เขียนชื่อนามสกุลตัวบรรจงไว้ด้วย
  
• ระบุวัตถุประสงค์ เช่น ใช้สำหรับสมัครสอบ โครงการ …… มหาวิทยาลัย…………เท่านั้น

วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องใช้สมัครงาน

การสมัครงานไม่ว่าจะเป็นงานราชการ หรืองานเอกชน ก็ควรต้องระบุให้ชัดเจนว่า เอกสารนั้นใช้เพื่อสมัครงานตำแหน่งอะไร บริษัทอะไร วันที่เท่าไหร่ โดยเอกสารที่จะใช้ประกอบการสมัครงาน เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนารับรองวุฒิการศึกษา ใบรับรองผลการศึกษา หรือ Transcript

• ขีดเส้น 2 เส้น คร่อมทับบนเอกสาร โดยให้คร่อมรูปด้วย เพื่อป้องกันการตัดต่อภาพ แต่ไม่ควรขีดให้ทับใบหน้า
• เซ็นคำว่าสำเนาถูกต้อง
• เซ็นชื่อ
  
• หลังจากเซ็นซื่อแล้ว ให้เขียนชื่อนามสกุลตัวบรรจงไว้ด้วย
  
• ระบุวัตถุประสงค์ เช่น ใช้สำหรับสมัครงานตำแหน่ง …… บริษัท …………เท่านั้น

วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องใช้ติดต่องานราชการ

การติดต่อหน่วยงานราชการมีหลายวัตถุประสงค์ จำเป็นต้องระบุรายละเอียดให้ครบถ้วนชัดเจน เพราะการใช้เอกสารสำคัญส่วนตัว อาจถูกผู้ไม่ประสงค์ดีนำไปใช้ได้เช่นกัน เอกสารส่วนใหญ่ที่ต้องใช้ในการติดต่อราชการ หรือแสดงสิทธิต่าง ๆ ของภาครัฐ ก็เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนา Passport สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาโฉนดที่ดิน ฯลฯ โดยมีวิธีการดังนี้

• ขีดเส้น 2 เส้น คร่อมทับบนเอกสาร โดยให้คร่อมรูปด้วย เพื่อป้องกันการตัดต่อภาพ แต่ไม่ควรขีดให้ทับใบหน้า
• เซ็นคำว่าสำเนาถูกต้อง
• เซ็นชื่อ
  
• หลังจากเซ็นซื่อแล้ว ให้เขียนชื่อนามสกุลตัวบรรจงไว้ด้วย
  
• ระบุวัตถุประสงค์ เช่น ใช้สำหรับ………………………….. เท่านั้น

วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องบัตรเครดิต หรือติดต่อทำธุรกรรมทางการเงินกับสถาบันการเงินต่าง ๆ

ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับทรัพย์สิน เงิน ๆ ทอง ๆ จึงต้องให้ความระมัดระวังเป็นพิเศษวิธีเซ็นสําเนาถูกต้อง การระบุวัตถุประสงค์ที่ใช้ในการทำธุรกรรม จึงสำคัญมาก โดยเอกสารสำคัญที่ต้องใช้ประกอบการทำธุรกรรม เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาสมุดเงินฝาก สำเนาหนังสือรับรองเงินเดือน สำเนาสลิปเงินเดือน ฯลฯ

• ขีดเส้น 2 เส้น คร่อมทับบนเอกสาร โดยให้คร่อมรูปด้วย เพื่อป้องกันการตัดต่อภาพ แต่ไม่ควรขีดให้ทับใบหน้า
• เซ็นคำว่าสำเนาถูกต้อง
• เซ็นชื่อ
  
• หลังจากเซ็นซื่อแล้ว ให้เขียนชื่อนามสกุลตัวบรรจงไว้ด้วย
  
• ระบุวัตถุประสงค์ เช่น ใช้สำหรับสมัครบัตรเครดิต…….. ชื่อธนาคาร………….. เท่านั้น หรือใช้สำหรับเปิดบัญชี………….. ธนาคาร…………… เท่านั้น

วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องสมุดบัญชี

ปัจจุบันการทำธุรกรรมออนไลน์กำลังได้รับความนิบม หลาย ๆ คนที่ทำงานผ่านระบบอินเทอร์เน็ต เช่น งานฟรีแลนซ์ ขายของออนไลน์ หรือการรับเงินค่าจ้าง ส่วนใหญ่มักจะใช้การส่งเอกสารกันทางออนไลน์ หรือทางไปรษณีย์ การจะช่วยให้เอกสารของเรามีความปลอดภัย ก็จำเป็นต้องมีวิธีเซ็นสําเนาถูกต้องด้วยเช่นกัน

• ขีดเส้น 2 เส้น คร่อมทับบนเอกสาร โดยให้คร่อมรูปด้วย เพื่อป้องกันการตัดต่อภาพ แต่ไม่ควรขีดให้ทับใบหน้า
• เซ็นคำว่าสำเนาถูกต้อง
• เซ็นชื่อ
  
• หลังจากเซ็นซื่อแล้ว ให้เขียนชื่อนามสกุลตัวบรรจงไว้ด้วย
  
• ระบุวัตถุประสงค์ให้ครบถ้วนเช่น ใช้สำหรับสมัครงาน…………….. เท่านั้น หรือใช้สำหรับรับเงินค่าออกแบบ…………………งาน………………….. เท่านั้น

นอกจากวิธีเซ็นสําเนาถูกต้อง ระบุวัตถุประสงค์การนำเอกสารไปใช้งาน อย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว การเซ็นรับรองสำเนาต่อหน้าเจ้าหน้าที่ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องเป็นพยาน ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น หลายคนอาจจะคิดว่า ในยุคนี้การเซ็นรับรองสำเนาเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น แต่ก็ต้องไม่ลืมเช่นกันว่า วิธีเซ็นสําเนาถูกต้องนั้น ก็เพื่อความปลอดภัยของเรานั่นเอง เสียเวลาเพียงเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่กี่ขั้นตอนเท่านั้น แลกกับความเสียหายที่ไม่คาดคิด นับว่าคุ้มค่ามาก ๆ