【明報專訊】職場滿佈「死線戰士」，絕招是拖延，不到死線一刻決不肯完成工作，令上司頭痛萬分。
黃慧儀（Yee）從事人力資源管理20年，講到死線，她就以飛機航班為例：「你搭飛機會否遲到？航空公司又會不會要跟你講需準時到達，不然會影響其他乘客？答案當然是不會。」
飛機不等人，部門運作亦理應如是。管理下屬有如策騎，主管該如何拿揑好韁繩收放，讓下屬成為使命必達的fit馬？
Yee曾於人力資源管理顧問公司任職管理層多年，其間為多間企業解決人事上的疑難雜症。她表示下屬未能如期完成工作，原因五花八門，而主管與下屬間缺乏溝通，往往讓問題加深。「不少主管工作技能（technical skills）卓越，卻未必具備人事技能（people skills），不擅長與下屬溝通，亦未有進一步協調。」
她指出，工作延誤的成因主要分為能力（skill set）和心態（mindset）兩方面，「有時候下屬未必是存心要遲交，而是因為能力不足或受外在因素影響，最常見的是時間管理問題，不懂安排工作次序，或因為在跟客戶或團隊協調上有困難，而拖慢了進度」。她強調主管要以事論事，才能對症下藥。
「完美主義者」最難處理
Yee指工作延誤最常見的成因是「拖延症」，即是員工每每臨近死線才趕工，而「拖延」背後各有原因。她笑說曾與不少員工溝通，對方都直認自己是「死線戰士」，且沒有絲毫愧色，只視為個人處事風格。「他認為在死線前完成就可以，不需要提早做。有的更proud of being a deadline fighter（對做死線戰士引以自豪），覺得自己可以在死線前，短時間內完成工作，很有滿足感和成就感，就先讓自己鬆懈。」
然而，死線戰士的下場，往往是臨急抱佛腳下「戰死沙場」。她說：「普遍而言，人會傾向將困難的工作押後，先做最容易完成的，但當死線將至時才遇上阻滯，便變相無法如期完成工作。」
在芸芸個案中，Yee認為「完美主義者」最難處理，因為員工並非刻意拖延，而是個性使然。「他們覺得工作成品未達心中理想水平，便寧願拖延，再花時間去力臻完美，都不願意按時限交未如理想的成品。」她舉例，曾有部門主管遲遲未交下屬的表現評估，了解之下她發現他其實是完美主義，「他覺得評估重要，想寫得盡善盡美而拖拉」。
對主管來說，最棘手的是下屬因怠惰而刻意拖延。「有員工熟習工作環境後，了解哪些死線不是真死線，即延誤了也不會『死人』，便選擇性延誤，先完成他認為『比較重要』的工作。更有一些情况下，下屬刻意遲交，目的是讓主管在時間限制下，減低要求修改的幅度。」Yee說。
菜鳥無興趣 老將無動力
她又指另一種刻意拖延，是基於下屬工作缺乏滿足感。「這情况較常見於新世代員工身上，他們普遍家庭經濟負擔較輕，而較追求工作上的滿足感，當他們覺得自己有能力勝任較高層次的工作，就對較為入門的工作缺乏興趣，出現拖延情况。亦有資深員工因長期任同一種工作而『滑牙』（失去動力），變得漫不經心，亦低估工作延誤的後果。」
「準時與質素是同一件事﹗」
面對上述情况，主管可以如何處理？Yee形容管理下屬，就如帶領球隊，相對於如何監督，更重要是如何指導和啟發下屬，令大家朝共同目標進發。她認為當情况出現，主管可先透過coaching與員工正面溝通，了解延誤成因。「coaching是指主管以『教練』的角色，不帶批判地引導下屬反思自身問題，從而建立一個有建設性的互相反饋（feedback）的機制。」
針對因為個人因素而拖延的員工，Yee認為主管首先要清楚向下屬表明期望。「作為主管，必須讓下屬了解到準時和質素是同一件事。比如應對完美主義型的員工，我就要跟他解釋清楚，其延誤對其他部門造成的影響，他不可以只着眼於自己的部分。」
分拆工序 追蹤進度
她建議主管可將下屬的工作劃分為多個小目標，然後作出具體的工作規劃，以便追蹤進度。「舉例過往曾有兩間公司合併，我曾帶領團隊處理人事調配、架構重整等工作，分工後我會就每個下屬負責的範疇，再仔細分拆小工序，訂立清晰的時間線，定期跟進進度，確保整個運作暢順。一旦有同事力有不逮，其他隊員亦可以馬上支援。」
若發現下屬有時間管理上的不足，Yee表示主管可與下屬一同審視日常工作時間表，協助其排列工序優次，或提供輔助工具，「有一些免費網上軟件可以記錄電腦運作情况，讓員工具體掌握自己的時間運用，作為一個自我提醒」。她說當發現下屬慣性拖延，主管亦可訂立一個較原定早的死線（set a timeline with buffer），以推動下屬提早跟進工作。
對於因缺乏工作滿足感，而對工作不上心的新世代員工，Yee認為主管要嘗試曉以利害。「主管要解釋清楚下屬所負責的工序，對公司整體運作和個人日後發展的影響。」至於因感覺工作日復如是，心態變得怠惰的資深員工，Yee認為可嘗試將其調配到其他崗位，讓員工從新挑戰中重拾動力。
訂立界線 有賞有罰
Yee強調，作為領導，必須訂立明確界線，亦要賞罰分明。「比如你們做傳媒行業，按時完成工作十分重要，主管需要從下屬初入職時就訂立底線，如果無法達到要求，提供協助後仍無法改善，即使員工能力有多高，也是與管理文化不合，即使感到可惜，也要let them go（請員工離開）。」
她說若主管發現員工刻意拖延，便需採取較強硬的措施，讓員工「痛定思痛」。她指出不少大型企業都會有績效改進計劃（PIP，Progress Improvement Plan），程序如下：
一、向員工表明期望，列出要求其改善的事項；
二、定期跟進進度；
三、如發現情况未能改善，則會執行懲處。
「曾有主管見到員工在工作時間，一直在上網，以致工作滯後，後來主管便要求同事參與PIP，結果是會影響他日後的薪酬調整，便讓他猛然醒覺。」
蘿蔔與棍，同樣重要。「對於能準時交貨的下屬，主管亦需予以肯定，即使只是口頭上讚賞一句、拍一下膊頭都好，也要讓下屬知道，他的盡責受到認同。」
Yee說近年亦有企業會推行獎勵制度，如「勤工獎」一般，表揚準時完成工作的員工。「可能有主管會認為完成工作是下屬的責任，毋須額外嘉許，但其實在管理角度，有罰亦有賞才能雙贏。」
文：夏綽蔓
編輯/王翠麗
美術/謝偉豪
電郵/feature@mingpao.com
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