微軟旗下的 Office 系列生產力工具幾乎是所有人進行文書類工作時的必需品，主要你可以透過訂閱 Microsoft 365 （以前稱作 Office 365）或是單獨購買適用於 Windows 或 macOS 的 Office 2021 兩種方式來取得。那麼這兩種方式存在什麼差異呢？你又該選擇哪一種？有沒有其他免費的替代方案呢？這次我們一次跟你好好解析一下。
Microsoft 365 與 Office 2021：差別在哪裡？該選哪一種？
Microsoft 365 與 Office 2021 的區別，粗略一看雖然在一般人看起來好像不大，但細細看它的內容與涵蓋範圍，其中有非常明顯的差異。簡單劃分，我們可以把 Microsoft 365 視作「生產力套裝服務」，而 Office 365 視為「生產力工具」，接下來筆者會將兩種分開細細說明，讓你更清楚地從本文中真正認識它們。
Office 2021（家用版 /家用及中小企業版）：經典軟體產品
Microsoft Office 2021 屬於經典的軟體版本，儘管現在也可以在線上購買，但你還是可以把它當作過去在實體商店購買的盒裝軟體。微軟為家庭用戶提供售價 4,790 元的 「Office 家用版 2021」，還為企業用戶提供售價 8,790 元的 「Office 家用及中小企業版 2021」。在你購買時一次付款即可獲得金鑰以開通使用，軟體取得方面則可以利用購買確認郵件中的連結下載數位版，或是購買附帶有下載金鑰的實體盒裝。
Office 家用版 2021 套裝中包含 2021 版的 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 工具，可支援 Windows 11、Windows 10 和 macOS。如果你需要 Microsoft Outlook 則需要選擇 Office 家用及中小企業版 2021。微軟還表示，家用版不可用於商業用途。你可以根據需要下載和使用 Office 2021，且在首次購買後就不需要為其他任何東西再付費，但是當微軟推出新版本的 Office 時，你必須付費才能購買新版 Office，或是繼續使用 Office 2021 直到你再花錢買新版。你永遠不在 Office 2021 上獲得任何功能更新，而微軟已經公布它的安全性更新截止日定在 2026 年 10 月 13 日。
另外，你購買了 Office 2021 後，一次只能在一台電腦（Windows 或 Mac）上安裝。你可以從 A 電腦中停用它並轉移到 B 電腦，但如果你希望一次在兩台電腦上安裝則需要花錢購買另一個金鑰。
Microsoft 365（個人版 / 家庭版 / 商務版 ）：訂閱制服務
以前被稱為 Office 365 的 Microsoft 365 是近年來微軟銷售 Office 的新方式。Microsoft 365 使你能夠在任何時間、地點下載最新版本的 Office。透過 Microsoft 365 獲得的微軟生產力工具版本比 Office 2021 的版本更新，微軟通常會為 365 訂閱者時不時增加新功能，但不為盒裝購買者添加新功能。例如，Microsoft 的 Copilot AI 功能開放 Microsoft 365 用戶下載使用，Office 2021 用戶則無法獲得。Microsoft 365 個人版費用每月 219 元（年繳 2,190 元），訂閱後可供 1 人使用；如果是 2 - 6 為家庭成員皆須使用則可選擇每月 320 元（年繳 3,190 元）的家用版比較划算，還可獲得 Family Safety 家長控制應用，可提供數位內容過濾、螢幕時間限制和位置共用等功能。
適合企業用戶的 Microsoft 365 商務版則有四種不同的訂閱方案，可供你依照企業規模不同選擇，下面筆者也將價格與涵蓋服務列出來供大家參考，你也可以到微軟官網查閱更詳細的資訊：
Microsoft 365 軟體套裝包含 Word、Excel 和 PowerPoint，涵蓋 Office 2021 家用版的內容。但是，它還另外包括 OneDrive、Microsoft Outlook 和 Microsoft Editor（用於查找寫作中的語法錯誤）、1TB OneDrive 雲端儲存空間以及 Microsoft 的 Clipchamp 影片編輯器中的進階功能。你最多可以在 5 台設備上使用這些應用程式，支援的裝備包含 Windows 10、Windows 11 電腦、Mac 電腦、Android 手機、iPhone 或 iPad。另外，你還將獲得適用於 Windows 電腦的經典 Microsoft Publisher 和 Microsoft Access 應用程式。你可以查閱微軟的比較網站，瞭解 Microsoft 365 最新的完整功能清單。
如果你停止付費訂閱，則在重新開始付款之前將無法使用 Office 應用程式。在使用這些應用程式時你不需要連接到網路，但應該要定期連接網路以獲取更各種功能與安全性更新。如果超過 31 天沒有與網路連線，透過 Microsoft 365 安裝的 Office 應用將進入「功能縮減」模式，你可以查看和列印文件，但在重新連接到網路並再次啟動之前將無法編輯它們或建立新文件。
Microsoft 365 與 Office 2021：該買哪一種？
從長遠看來，微軟顯然希望逐步淘汰掉一次買斷型的 Office 並完全過渡到訂閱服務，所以該公司調整了一些內容讓 Microsoft 365 訂閱看起來對大多數人更划算。像是年繳優惠、其他附帶的服務與雲端空間等。
如果你只需要在一台電腦上安裝 Office 軟體，那麼在新版 Office 剛推出時單次購買會是一個算起來比較合算的交易。這裡我們計算一下，Office 2021 在 2021 年 10 月推出，微軟對它的支援長達 5 年，家用版買斷價格 4,790 元，如果在上市第一個月就購買，直到支援到期時均分下來 60 個月每個月費用為 80 元（家用及中小企業版為 147 元）。
但如果你需要在多個設備上安裝，Microsoft 365 會是比較划算的選擇，即使是年繳 2,190 元的個人版，你也可以在最多 5 台設備（電腦、手機、行動裝置）上使用 Office 的各種應用程式，如果想要用 Office 2021 來實現在 5 台設備上安裝，你必須花個最少 23,950 元（4,790 元 x 5 份）。若是家裡多位成員都需要使用，訂閱家用版更顯經濟實惠。
Office 生產力工具的免費替代方案
雖然上面我們主要說明直接安裝版本的 Office 2021 與 Microsoft 365，但還是有一些免費替代方案可以選擇，微軟就有自己提供完全免費的服務，下面我們來看一下有哪些其他選擇。
- Office Online
這款微軟自家推出的網頁版免費 Office 服務，只需要擁有 Microsoft 帳號就能使用。在原有的 Office 體質上進行簡化，基礎功能非常好用，而且與 Office 系列文件格式有非常出色的相容性。缺點就是這款免費服務離不開網路連接，但它很適合不常需要 Office 或只需要基本功能的人。
- Apple 的 iWork
iWork 套裝中包含 Pages、Numbers 與 Keynotes，可在 Mac、iPhone 與 iPad 上免費下載使用，另外你還可以從 Windows 電腦和其他設備上的瀏覽器直接到iCloud 網站上登入 Apple ID 使用 iWork。
- Google 文件、試算表、簡報
Google 的網頁版生產力套裝對於擁有 Google 帳號的任何人都是免費的，你可以在 Windows、Mac 或 Chromebook 的瀏覽器中使用，也可以在 Android 設備、iPhone 和 iPad 上下載應用程式來使用。雖然它以網路為本體，但你還是可以打開離線支援。
LibreOffice
Microsoft Office 的免費開源替代品，你可以下載適用於 Windows PC、Mac 和 Linux 系統的 LibreOffice 安裝版，它是在電腦上運行的傳統型離線本機生產力應用程式。