｜本文摘自《亞馬遜會議：貝佐斯這樣開會，推動個人與企業高速成長，打造史上最強電商帝國》一書，由三民出版授權刊登，佐藤將之著；卓惠娟譯。｜
會議始於一片靜默
開會資料只有兩種。一頁式簡報或六頁式報告
嚴禁使用PPT簡報，要寫成敘事型文章
出席人數上限──「兩個披薩」餵得飽
你是否聽過以上有關亞馬遜開會的傳聞？想必有人覺得和自家公司開會的方式似乎有點不同，或許也有不少人感到匪夷所思，納悶為什麼亞馬遜要以這種獨特的方式來開會。
事實上，亞馬遜的開會規則充滿睿智，那是以創辦人傑佛瑞‧貝佐斯(Jeff Bezos)為核心的經營陣容，從不斷嘗試錯誤中衍生的。我認為其中必定有許多能在工作上助你一臂之力的創意或思考方式。
本書將解說亞馬遜會議的祕密及做法，解答你的疑問。
亞馬遜模式製作報告的規則
資料是開會不可或缺的，而且理想的會議是從理想的會議資料誕生。
不用我多解釋，理想的會議資料並不是只提供正確內容的資料。
所謂理想的會議資料，必須滿足下列條件。
- 會議的主旨、目的要明確。
- 花費較少努力、較短時間閱讀。
- 任何人都能隨時正確理解資訊。
為了讓會議以最短的時間，做出最精準的決策，會議使用的資料必須滿足上述條件。而亞馬遜使用的會議資料提供了製作上的提示。
以敘事法撰寫報告
亞馬遜會議禁止製作條列式報告
最常見的會議報告，就是PPT簡報裡已條列式註明要點的形式。邊使用投影機放映資料邊進行說明，對於簡報者而言，製作上不會太費力，聽者也能聽取準備好的內容，因此非常多企業及團體採用這個方式。
然而在亞馬遜則幾乎看不到PPT簡報或條列式的會議報告。這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。通常是以Word製作，印好之後在開會時發放。一個走在數位科技前端的企業，竟然多半使用文章形式的報告，或許會令人感到意外。
而且這份報告，通常在開會前或會議時才發放，所以無法要求與會人員事先讀過報告。因此報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。
良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解
為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或PPR簡報當作會議報告呢？原因是一旦以重點條列的方式來寫，閱讀時容易因人而異，產生不同詮釋。
另外，發表者也常會穿插說明種種想法及研究，日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回響上周開會的內容。
這個缺陷在重點條的PPT簡報更加明顯。
例如PPT簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」，簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標，而所有與會人員也都聽到了，但日後重新檢視這份報告，或是其他沒有與會的人看到這份報告，又會是什麼情況呢？通常會發生，「我記得說了這樣的內容吧？」「要表達的應該是這個意思吧？」等任意解釋的情況，難以絲毫不差地接受報告原本的訊息。
這些誤解，即使一開始只是小小的偏差，卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距，最後造成難以修正的巨大偏離，無法達成預定成果。
在小規模的組織中，每天見得到彼此，能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法，應該比較不會發生這樣的問題，但是隨著組織規模變大，彼此的狀況不再那麼顯而易見，無法頻繁地一一確認。
我想亞馬遜在公司規模還小時，應該也不是那麼在意溝通的形式。當時常使用PPT製作會議報告，也採用重點條列式的方式。然而隨著成長為國際化企業之際，員工大幅增加，組織內部的溝通不再那麼容易，其中的弊病也無法視若無睹。因此，亞馬遜在二〇〇六年左右開始規定會議報告禁止使用條列式，必須'使用敘事法書寫。換句話說，就是訂下以文章形式來表現得規則。
貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件，因此條列
式所衍生的問題，他應該比其他人更感到困擾吧？
PPT簡報降低開會效率
除了內容會偏離以外，PPT簡報的條列式報告還有一個問題。
要寫好幾頁的文章，是相當勞心勞力的工作，如果是條列式的PPT簡報，比較容易立刻完成。不需要在意頁數，把想到的內容列舉在投影片上，開會當天再一邊播放投影片，一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說，有可能是急就章而完成報告。
但是，要好好寫出一篇文章，在閱讀時能夠前後邏輯一貫，避免自相矛盾，必須從一開始就掌握住一致性。因此，必須反覆推敲斟酌，使用正確資訊並重複校對。
擷取精隨內容整理成文章，要重寫數次。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲得過程，因而制定這個規則。
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｜本文摘自《亞馬遜會議：貝佐斯這樣開會，推動個人與企業高速成長，打造史上最強電商帝國》一書，由三民出版授權刊登，未經出版社授權請勿轉載。｜責任編輯：翁英傑
