影／別浪費時間在加班！她曝3招有效提升工作效率
影音中心／劉又瑋報導
對不少台灣上班族來說，工作做不完必須加班完成，已是大家習以為常的事情，不過把美好人生花在加班上面，對貫徹極簡主義生活的前公務員巧玉來說，其實是非常浪費時間的行為，想要避免這種情況發生，提升自己工作效率成為關鍵，她分享3個有效整理工作內容的方法，其中電話溝通更有「小撇步」，可以大幅縮短時間達到同樣效果，準時下班將不再成為問題。
巧玉指出，把自己的辦公環境做好整理，不只有助提升個人工作效率，也不會造成其他同事負擔，如何有效整理她分成3個部分，分別是文件、桌面和時間，其中文件部分，除了實體文書也有電子檔案，她認為一次專心處理好一份文件，完成後再確實歸檔、分類，之後就不會在翻找過往資料上浪費時間，實體內容可以透過標籤紙歸類，電子檔案則要注意檔案和資料夾命名的精確。
提到「桌面整理」，巧玉同樣將其分為實體辦公桌面和電腦桌面，辦公桌上只要存在經嚴選後，工作一定會用到的用品，掌握不重複、不庫存的原則，若非經常用到的物品，將其放在抽屜透過隔板分門別類即可，巧玉建議上班族的電腦桌面圖示，最多維持在3行就足夠，資料如果太多需透過資料夾分層歸納，經常使用的文件最好建立桌面捷徑，減少自己多餘的舉動。
講到時間上的整理，巧玉指出上班族工作期間，必須為自己設立一段「全神貫注的時間」，用來處理最重要的事務，過程中需要屏除一切外界干擾，她也分享過往工作經驗，大家很容易浪費時間在「電話溝通」，很多人打電話會急著想表達事情，卻因為沒先在腦中做好整理，導致前5到10分鐘無法說出重點，真正開始處理正事往往所剩時間不多，反而造成不只要打一次電話的無謂舉動，她認為講電話前，先記錄自己想表達的內容，「直接切入主題」才能展現高效率，透過3部分達成高效工作，美好人生就不會浪費在加班上面。