不管是哪個職業，每天上班時，總有許多事務需要處理，這時候列出「待辦事項」能夠幫助你釐清還有哪些事需要完成，對於增進工作效率來說非常有效。不過，當「待辦事項」越列越長，你已經開始對它備感壓力，開始慌張事情永遠沒有做完的一天，「待辦事項」的功能已經從幫助你轉變為你壓力的來源，這時候，你需要的是重新管理「代辦事項」，以下我們為你推薦幾種管理「待辦事項」的方法，讓你的工作恢復原有效率，不再是你的惡夢！
1.只記下必要完成的事
有時候的靈光一現，為了怕忘記，就會把它記上待辦事項當中，但是隨著時間過去，待辦事件就會逐漸變成一大長條雜亂無章的筆記。「待辦事項」的目的是讓你瞭解今天需要完成什麼事，將長期規劃、靈感與今日須完成的事分開記錄，才能讓工作目標更明確，進而提升工作效率。
2.區別事件的先後順序
根據事情的輕重緩急，來區別處理的先後順序。當你有一堆待辦事項的時候，先從中區別出最需要先處理的事件，對於每個待辦事項，詢問自己「這需要在明天早上以前完成嗎？」再依序排續處理，一旦當你開始減少待辦事項時，心中的壓力也可以慢慢放下。
3.將類似的事項一起執行
電腦可以輕鬆地一次處理多項事務，在不同工作中快速切換，而人類除了反射動作之外，其實是無法一心二用的，你所認為的一心多用，其實是在不同的工作間快速的切換，而這之間的切換需要耗費大量的精神，反而會分散注意力，無法提升工作效率。不如將類似的工作，安排在一起，一次回完所有需要回復的信件，再接著執行下一個工作，不但可以更加專注在工作上，對於工作效率也能有所提升。
4.使用番茄工作法
如果你很容易分心去做別件事，不妨試試「番茄工作法」，「番茄工作法」是1980年代後期，由 FrancescoCirillo 所開發的時間整理方法，以每25分鐘為一個循環，在這25分鐘內完全專心處理事務，再用5分鐘的時間休息，之後再以25分鐘為一個單位，專注於完成一件事。
Bullet Journal Inspiration（@thejournalgarden）分享的貼文 於 PST 2017 年 11月 月 12 日 下午 12:07 張貼
番茄工作法將工作時間分成好幾塊。每工作25分鐘，然後休息5分鐘，這個時間管理系統透過短暫的壓迫感來幫助你完成工作，更加專注仍然擁有休息的時間，在時間內完成盡可能多的工作。
5.預估所需時間
我們總是希望能快速又有效率的完成工作，在代辦事項中填上多項工作，不過其實你可能高估了你的工作效率，沒有完成的代辦事項清單，會讓你感到沮喪又洩氣。
因此，在每項工作旁誠實的寫上預估所要花費的時間，加減一下一天的工作時間，並且預留至少一小時的緩衝時間，如果這些時間相加起來很荒謬，那麼你就需要重新思考一下這些事件的優先順序，時間預估可以幫助你完成待辦事項，還能了解是否會錯過截止日期，並且預先規劃。
6.開始動手執行
在嘗試完成大量的工作時，以上幾個方法可能會有所幫助，而最重要的一步就是深呼吸並開始執行，執行時，根據你個人的工作習慣來調整待辦事項，讓工作更有效率與完成度。
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