使用 Google 文件寫作、寫報告時加快速度的 10 個實用技巧

Google 文件是近年來與 Microsoft Word 比肩的主流文書處理工具，同時具有免費、容易使用等優點，還提供許多實用的功能。在 Google 文件裡面你可以建立與編輯文件，還可以與他人協作，如果你對這項服務了解不多，這次整理的 10 個技巧可以幫助你充分利用它。

使用 Google 文件寫作、寫報告時加快速度的 10 個實用技巧

Google 文件並不如老牌的 Microsoft Word 那麼受到關注，但毫無疑問地它是一款很不錯的文書處理工具，你可以在電腦、手機與平板上面無縫作業。儘管用戶很多，卻沒有多少人對它深入了解。Google 文件其實內含許多讓寫作更容易的功能，這次一起來瞧瞧！

1. 始終顯示字數統計

對於以寫作為職業的人，「字數」是讓你又愛又恨卻又不可少的一部分，就像每款文書處理工具一樣，Google 文件裡面有一個方便的字數統計功能（可以用 Ctrl + Shift + C 或是 Command + Shift + C 呼叫出來），但是當你要統計時都要另外操作顯然很麻煩。Google 文件裡面有一項功能可以讓你將字數統計以簡潔的小框隨時保持在螢幕左下角，只要在呼叫出字數統計功能後，將裡面「輸入內容時顯示字數」勾起來即可。

當你點擊左下角字數統計旁的箭頭時，即可看到更進一步的統計資料。

2. 快速建立新文件

當你想要從 0 開始建立一份新文件時，過去你會先到瀏覽器中，登入 Google 帳號，然後從一大堆服務中點擊文件，然後到達文件庫後從瀏覽器右下角點選「+」號。這其中雖然不算麻煩但很零散。如果你想要更簡單地開啟新文件，只需要在網址列輸入「https://docs.new」（其實前面的 https://可以不用打）即可開啟新的空白文件。

3. 在文件中進行網路搜尋

如果你正在 Google 文件中閱讀資料，其中遇到一些內容需要進行搜尋研究，通常你會打開一個新的分頁然後輸入關鍵字以查找，為已經開夠多的分頁再添一個。不過其實你可以直接在 Google 文件裡面搜尋並且查看結果。只需要將要搜尋的單詞反白，點一下滑鼠右鍵叫出功能表，並從中選取「探索 xxxxx」（xxxx 是指你框選的文字）即可在不離開 Google 文件的情況下直接搜尋網路。

在右側邊欄中顯示搜尋結果。搜尋結果中包含了文件搜尋、網頁搜尋和圖片搜尋三個分頁，你可以點擊切換以查看不同的搜尋結果。當你點選結果中的條目時才會打開新分頁以顯示內容。

4. 貼上格式化的文字

當你想將別處的文字複製並貼到自己的文件、報告中做為參考資料時，如果只是單純地用 Ctrl + V 來黏貼，經常會因為從各處來的文字附帶有自己的字型、字體、段落間距等內容而必須在貼上後重新將文字格式化使它與你的文件內容保持一致。聰明的你當然不要傻傻地先貼再重設格式，一般操作上你可以點選上面功能表「編輯」裡面的「貼上（不套用格式設定）」。

更聰明的作法則是可以直接在文件上面以「Ctrl + Shift + V」或是「Command + Shift + V」貼上已經移除掉全部原有格式的純文字，讓複製來的文字可以直接入境隨俗地以與你的文件相同的格式貼上。

5. 在 Google 文件中加入更多字型

很多人剛從表面看就會覺得 Google 文件裡面所提供的字型很匱乏，其實你可以為它新增更多字型。首先你要做的是點擊功能列上字型顯示旁的箭頭，然後選擇「更多字型」。

接著你就可以在 Google 提供的字型集中查找想要的字型或是移除已經存在你的 Google 文件裡的字型。它提供三種篩選方式供你使用，包含字母（也就是依語言）、顯示和不同條件的排序，並且從中勾選合意的項目添加到你的字型選項中。

6. 使用符號組合鍵快速調整文字大小

在 Google 文件裡面調整文字大小很簡單，在字型框旁邊就可以看到字體大小顯示的框並附帶有 + 和 - 調整按鈕，你可以把想要改變大小的內容框起來後直接按兩個按鈕來讓文字達到你目標的尺寸，當然你也可以直接在框中輸入屬意的字體大小。

可要你每次作業時都回到上面去點擊不夠直覺，你可以直接按住「Ctrl + Shift + .」（ Command + Shift + .）放大字體，或是「Ctrl + Shift + ,」（ Command + Shift + ,）來縮小字體。

7. 獲得更大、更乾淨的寫作空間

雖然 Google 文件不像 Microsoft Word 那麼多功能選項全部卡在最上面佔空間，但有時候你需要更大量的螢幕空間，希望可以縮減功能列顯示的高度，只保留一些基本功能，只需要按下功能列最右邊的向上箭頭即可（想重新把功能列全部叫回來，再點一下已經變成朝下的箭頭）。

如果你連這麼一丁點都不想要，只要想完全乾淨、純粹的寫作，那麼你需要點擊功能列上面的「查看」，並且點擊其中的「全螢幕」即可將上面的功能表一點不剩的隱藏起來。想要重新將功能列控制項呼叫出來，只需要按下 Esc 即可。

8. 在文件中加上書籤

不管是撰寫報告還是作業，有時候一份文件內容中可能必須從其他文件裡相互連動或是引用，在 Google 文件中有個名叫「書籤」的功能可以幫助你標註特別的內容，在跨文件中設定，讓你在下次查閱時不用再去翻找檔案。首先把想要引用到其他 Google 文件檔案中的內容反白，然後在功能列上點擊「插入」並選擇「書籤」，你可以看到所框起來的部分前面多了一個藍色的圖示，這表示已經成功加入書籤。

滑鼠點擊書籤圖示後可以看到複製連結與刪除的選項，點擊複製連結。

到另一份你想要放入引用的文件中，把相關的關聯內容反白後以「Ctrl + K」（Command + K）呼叫出插入超連結的對話視窗，然後直接將剛剛複製的連結貼上去，點擊套用。

下次當你在閱讀放入引用的文件時，只要將滑鼠游標移過去點一下文字，即可看到內容的引用出處與文件，再點一下裡面顯示的內容，Google 文件會以新的分頁開啟被引用的文件並且捲動到書籤所在位置。

9. 新增個人字典（寫英文文書時好用）

有些狀況下你需要寫全英文的文件，寫完後經常會用 Google 文件裡面的拼字與文法檢查工具來過一遍，其中可能會包含一些特有的詞彙，像是品牌名稱、技術名稱等都會被拼字文法工具視作錯誤拼寫。這時候，你可以把這些獨特的字彙加入到個人字典中以便未來迴避掉這些詞。首先點擊功能列上的「工具」，然後在「拼字與文法」項目下點選「個人字典」。

然後把想要新增的字詞填上去，並且點擊後面的「新增」，最後按確定。完成後未來進行檢查時這些特有的詞彙將不在被列為拼寫錯誤的項目。

10. 找不到功能請呼叫「說明」

雖然 Google 文件的功能相較於 Microsoft Word 已經簡化很多，但不可否認地對於新手或是一些比較少用的功能你可能找不到。與其逐一讓滑鼠游標懸停查看各自的說明，你可以更聰明地利用 Google 文件裡的「說明」來幫忙。最基本的方法是從功能列中點擊「說明」，然後在搜尋選單欄位填入想要查找的關鍵字。不過你還可以用快捷鍵「Alt + /」（Option + /）快速進入，直接輸入後查找。