當你在參加會議時，是不是有偷偷在想：「這完全是在浪費我的時間。」不只是你，應該是幾乎所有人都有這種想法。從員工會議、團隊會議到管理層會議、腦力激盪會議，再到規劃會議、討論未來的會議，甚至是回顧剛結束的會議的會議。
根據統計，在美國每天舉行了大約 3,600 萬到 5,600 萬次的會議。有 85% 的高階主管表示，他們在一天工作的 10 個小時中，有 6 個小時都在開會。這種情況就好像是「我遇到問題了，那我們來開個會吧！」然而，開會並不一定可以解決問題，也並不適合每一個人，反而浪費了很多人的時間。
你以為開會不用錢嗎？錯，其實成本超龐大
沒有意義又沒有效率的會議，除了浪費時間之外，背後隱藏的成本其實超高。如果將每位會議參與者的薪水換算成時薪，然後其乘以會議的時數，再將所有參與者的成本相加，這就是會議的人力成本。開會有可能需要準備點心、有可能需要租場地，這些也都是成本的一部分。對了，這些成本還不包含「機會成本」，也就是你原本在會議時間內可以完成的工作價值。
會議成本 =（每小時工資 x 會議時間 x 參加人數）+ 機會成本
有不少公司也注意到這一點，像是 Omni Calculator、Shopify 創建了會議成本計算器。當領導者意識到會議的成本有多高時，可能會三思而後行。
其實除了開會，還有很多解決問題的方法
首先，在安排會議之前，請先仔細考慮當時的情況，不要為了製造「有進展的假象」而安排會議。其次，如果你知道需要做什麼，那就直接去做吧！只有當你需要「即時」的意見或反饋時才安排會議。
另外，如果不需要立即的面對面溝通，可以使用其他方式，例如 email、電話或線上溝通。很多情況下，這些方式能夠提供比會議上更細緻的回應。
如果還是得開會，怎麼讓會議有效率？
當然，並非所有會議都是無意義的。當會議是必要的時候，會議發起者有責任讓它變得更有效率。
首先，必須清楚定義這個會議的目的，將議程框定為需要回答的一系列問題，定義會議的「為什麼」。接下來是提前向所有參加者提供會議相關的資料，並明確界定每個人將扮演的角色。在會議開始時，回顧目的和目標，保持討論的重點，以解決待定問題。
Basecamp 聯合創辦人 Jason Fried 提到，「會議應該像鹽一樣，小心的撒一點來增添風味，而不是肆意地灑滿每一口。」通過事先完整的計劃，會議可以成為有用的工具，關鍵在於如何正確地使用它。在這個會議氾濫的世界裡，確保每一個會議都具有意義，不要再浪費彼此的時間了。
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＊本文開放合作夥伴轉載，參考資料：《Forbes》、Arun Agrahri，圖片來源：Unsplash。
（責任編輯：廖紹伶）
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