2016 年，唐鳳在入閣前，就先談好她入閣的其中一個條件，就是每週三與週五是她遠距工作的時間，希望這兩天不必到行政院辦公室工作。
為什麼她要堅持一週必須留兩天的時間遠距上班？她解釋，接下數位政委這個工作，雖然工作內容是她熟悉的領域，但她必須要看來自各地方政府及局處許多新的材料，即使她擅長的是資訊處理，但並非這些議題的專家，所以她一定要精讀這些材料，並且學會相關知識才能有所回饋。
工作中也要幫自己預留「緩衝時間」
面對需要學習的新事物，唐鳳解除焦慮的方法，就是跟它好好相處一段時間。她認為，新事物並不一定難以理解，而是你有沒有給自己一段時間跟它相處，去好好理解那些知識或資訊，其實只要給自己一段時間跟它好好相處，學任何東西都是很容易的。
問題是，她發現即使每天準時九點上班、五點下班，在行政院裡，若想要好好吸收這些嶄新的資料，就必須自己掌控工作節奏。但如果她在辦公室，即使手機關機，同事也會隨時進來辦公室找她，或是長官若要臨時召開會議，她也必須中斷自己的工作配合大家。於是，她就把一週的工作時間拆解成符合她的工作節奏，例如週一、週二及週四，這三天的工作時間，她會專門用來和同事們討論或開會，但每週三和週五，她就會遠距工作，自己找一個地方，心無旁騖地去吸收消化新知。
「這樣部會同事給我這一些材料，我才不會突然覺得又有新東西、新事件發生了，我要急著反應。」她透過給自己每週兩天的緩衝期，例如，週二看到一個狀況，她可以利用週三好好想一天，到了週四，就可以想出要用什麼系統去處理，也就是給自己一個處理事情的工作節奏。
值得一提的是，除了番茄鐘工作法之外，她同時還會使用 「GTD（GettingThingsDone）工作法」，協助自己記錄待辦事項的輕重緩急。
GTD 工作法是 2001 年，擔任管理顧問與高階經理人輔導教練多年的大衛．艾倫（DavidAllen）在《GetThingsDone》一書中所提出，他結合上萬名使用者的經驗，加上認知科學的研究支持與驗證，轉化成實用且簡單的個人化管理系統，可以說是一種行為管理法。
每個人都有自己的時間結構，看不見彼此時，更要尊重彼此的時間結構。
大衛．艾倫之所以創造這套工作法主要是因為，每個人腦海中隨時都充斥著許多待辦事項，這些待辦事項經常干擾我們正在進行的事情，讓我們分心，透過使用 GTD，可以讓我們隨時將這些待辦事項記錄下來，大腦不必再去提醒自己還有哪些事項未完成，也才可以集中力氣去做正在完成的事。
簡單地說，唐鳳管理時間的方式就是，番茄鐘加上兩個 GTD 介面。一個是 「收件視角」 ，隨時有待辦事項進來時，就趕緊記下來，然後就不再去想它；另一個是 「回顧視角」 ，沒那麼急，只需要定期去清理需要待辦的事項即可。用這兩個視角來區分待辦事項的輕重緩急後，再用番茄鐘工作法，專心處理需要完成的事情，就能達到高效能的工作節奏了。
（本文出自《唐鳳的破框思考力》，天下文化）
延伸閱讀
承認自己「撐不下去」「不想上班」也 OK！職場醫生：內心強大的人，懂得何時該求救
工作的意義是什麼？美國前總統個人教練用 1 張表幫你釐清人生目標
加入《經理人》LINE好友，每天學習商管新知
