「又快下班了，怎麼今天的待辦事項都還沒做完？」這是許多工作者常面臨的問題，就算當日再怎麼努力，仍無法完成所有工作。
為此，《哈佛商業評論》的 podcast 節目《IdeaCast》邀請 Google 生產力顧問 Laura Mae Martin 分享如何提升工作效率。她提到，首先要避免落入兩個工作管理的陷阱。
陷阱 1：從早到晚塞滿工作，沒有留白
許多人在規劃一天的工作事項時，總習慣將每個時段都填滿，「但這對提高個人生產力沒有太多幫助。」Martin 認為「留白」非常重要，「我總是告訴大家，不要向自己承諾要完成太多工作。」
她建議，大家可以安排每月、每週、每日要完成的前三個優先待辦事項，這樣不但有助達成對自己的承諾，協作的同事與主管也能了解你的規劃、以及為何拒絕不相關的工作內容。
陷阱 2：工作安排沒有技巧，哪裡有空就往哪放
錯誤的時間管理方式、或是對自己專注時段的不了解，都會降低工作效率。Martin 分享 3 個時間管理方法：
1. 了解自己的工作節奏
整理出一天中自己最能專注的時段，以及最容易感到疲倦的時候，並將需要深度思考的工作排入專注時段，像是 Martin 通常會在自己最精力充沛的時候處理需分析或策略思考的工作。
2. 將同類型的工作排在一起
一天中頻繁轉換工作類型與主題會降低專注力。Martin 舉例，當我們開完一對一會議，接著馬上進入另一個需要眾人集思廣益的會議，最後再去執行其他個人工作時，我們的能量和專注力都會受到影響。因此她建議大家應把相似類型與主題的工作事項排在一起，「簡單來說，就是要為每一天設定一個主軸。」以 Martin 的工作規畫為例，她將每個禮拜二定為「程式編碼日」，當日她盡可能只安排與之相關的工作內容與會議。
3. 使用輔助時間與工作管理的工具
Martin 喜歡用智慧工具來管理個人時間與工作。她常用的工具包括 Gmail、Google Chat 和 Google 日曆，「例如，我會在 Google 日曆中寫上我的工作地點與時間，並與團隊共享日曆，這樣他們就能掌握我的工作計畫。」避免在專注時段受他人打擾。
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＊本文開放夥伴轉載，參考資料：《Business Insider》1、《Business Insider》2、《Harvard Business Review》，首圖來源：Unsplash。
（責任編輯：廖紹伶）
