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不用 IT 人員也 OK!從 Google Workspace 無痛轉移到 Microsoft 365 新手指南

對於正在猶豫是否要從 Google Workspace 轉換到 Microsoft 365 的人,其實大部分都是卡在擔心原有的資料無法保存必須從新來過,還有中小型企業會擔心內部沒有 IT 技術能力,使得移轉無法順利進行。關於這點,這次筆者將三大移轉手續的步驟逐一拆解開來,就算沒有技術力也能輕鬆搞定!

不用 IT 人員也 OK!從 Google Workspace 無痛轉移到 Microsoft 365 新手指南

想要從 Google Workspace 轉移到 Microsoft 365 聽起來好像很麻煩,但實際上並沒有那麼高的門檻。對於微型或小型企業來說,公司內部可能並沒有 MIS 的人力去解決技術性的問題,幸好微軟將轉移手續簡化,很多部分都可以藉由系統自動化來處理,省下很多嘗試的時間與鑽研的精力,還有專業支援隨時等你發問。只要跟著教學做,你也可以毫無壓力地快速轉移。

★ 快速跳轉段落導覽

  • 設定 Microsost 365 以進行 Google Workspace 移轉
  • 運用「移轉管理員」將 Google Workspace 轉移到 Microsoft 365
  • 從 Google Workspace 將商業電子郵件和行事曆移轉到 Microsoft 365
    3-1 第一階段:建立 Google 服務帳號
    3-2 第二階段:為專案啟用 API 使用情況
    3-3 第三階段:授與對服務帳戶的存取權限
    3-4 第四階段:為傳送到 Microsoft 365 的郵件建立第三網域
    3-5 第五階段:在 Microsoft 365 中建立電子郵件別名
    3-6 最後階段:開始移轉
  • 結語與讀者優惠

設定 Microsoft 365 以進行 Google Workspace 移轉

在正式進入轉移之前,總是有些前置作業要做,這一段落中,我們先來學習設定 Microsoft 365,為後續與 Google Workspace 連接轉移做準備。

  • 首先登入 Office.com,點選左上角的選單圖示,並選擇「系統管理」這一項。
  • 進入「Microsoft 365 系統管理中心」後,先從右上角把頁面顯示模式改為「儀表板檢視」。
  • 接著點擊頁面上的「移至引導式設定」按鈕。
  • 由於你是要從 Google Workspace 轉移,在這一頁中請選擇「否,目前先使用預設網域…..」這一項,以便後續的轉移。
  • 接著在下一頁中,將組織內部使用者的姓名與使用者名稱全部輸入完畢後,點選最下方的「新增使用者並指派授權」這一項。
  • 接著,在這一頁中輸入使用者接收驗證信的備用 mail,然後點選「傳送電子郵件並繼續」。
  • 在接下來的頁面中按最下方「繼續」按鈕以進行臨時網域的連線。連線完畢後就完成第一階段啦!

運用「移轉管理員」將 Google Workspace 轉移到 Microsoft 365

接下來我們要開始來將人員從 Google Workspace 轉移過來囉!在這一段落裡面,就是先把所有企業內部人員原有的 Google Workspace 帳號轉移到對應的 Microsoft 365 帳號中,可以將這一段想像成先幫每個人分配好房子,然後將統一的家具先搬進去,等候住戶拎包入住。

  • 首先前往 SharePoint 系統管理中心的「移轉管理員」,並且以擁有企業單位系統管理員權限的帳號登入。
  • 頁面往下捲動可以看到一個「Google Workspace 」的選項,點擊附帶的「開始使用」按鈕。
  • 先點擊「連接到 Google Workspace」。
  • 接下來系統將會跳出頁面引導你前往 Google Workspace Marketplace 安裝和授權移轉應用程式,在下載安裝頁面中選擇「管理員安裝」,依照指引安裝完畢後再回到 SharePoint 系統管理中心點擊下一步。
  • 這一步驟中,點擊頁面上顯示的「登入 Google Workspace」按鈕以驗證帳號,然後螢幕顯示已連接提示,即可按下最下方的完成鈕。
  • 接下來回到「將您的 Google Workspace 內容移轉到 Microsoft 365」頁面,捲到最下方可以把你想要移轉的帳號都勾起來,先進行掃描(你也可以直接按下完成與關閉教學就不必捲了)。系統會自動掃描 Google 雲端硬碟帳戶,掃描完成之後,請下載產生的報告和記錄,以調查可能會防礙進行移轉的任何可能問題(尤其人員較多的單位這點很重要)。
  • 掃描完成後點選「複製到移轉」。
  • 切換到移轉頁面上。首先要檢查目的地路徑,雖說系統會自己將來源路徑與目的地路徑相對應,不過你還是要自己再檢查與修改每個目的地路徑以確保內容複製到正確的位置。想要修改目的地路徑可直接點選欄位並選擇「編輯」,即可從三個目的地中去選擇要轉移到哪裡,這邊我們選 OneDrive,然後在下方選擇對應的帳戶。
  • 路徑檢查完畢之後別忘了還要檢查一下對應身分識別,以確保 Google 雲端硬碟中的群組和使用者對應到 Microsoft 365 中的帳戶,以移轉 Google 雲端硬碟權限設定。這時候先取消清單中前面的勾勾,然後點擊最上面的「對應身分識別」。
  • 在「對應身分識別」頁面上面,你可以選擇「自動對應」,當人數比較多的情況下也可以選擇「匯入使用者與群組」上傳 CSV 檔案來進行對應。
  • 如果頁面上出現「需要對應」的提示,你可以點擊後選擇想要與原本 Google Workspace 相對應的網域名稱來進行。待身分對應都確認無誤後就可以點擊關閉。
  • 終於走到最後一個階段!勾選想要轉移的人員,然後點擊「移轉」,然後靜候系統跑完。
  • 在移轉狀態欄位顯示「已完成」就表示這筆資料已經從 Google Workspace 轉道 Microsoft 365 了!

從 Google Workspace 將商業電子郵件和行事曆移轉到 Microsoft 365

對於企業來說,商業溝通的電子郵件和行事曆很重要,其中可能涵蓋了與客戶往來的合作、機密與會議、行程等不可或缺的內容,以筆者來說信件都是留存至少 5 年以備考。這一段落正是要來教你如何將這些信件與行事曆從 Google Workspace 無損轉換到 Microsoft 365 中。這一道手續比較複雜,不過大家只要照著做,很快就能完成。

第一階段:建立 Google 服務帳號

  • 首先用Chrome 瀏覽器開啟「 admin.google.com」,並且登入管理員帳號進入 Google Workspace 控制介面。
  • 開一個新分頁或新視窗,前往「服務帳戶」頁面,並點擊頁面上的「建立專案」。
  • 在新增專案頁面中填寫好專案名稱並選好上層機構或資料夾的位置後按下「建立並繼續」。這邊要注意,專案名稱下面有一串專案 ID,一但建立就無法變更,你也可以按下編輯自己用小寫字母、數字、連字號設定 ID,但必須以小寫字母開頭,並以字母或數字結尾。
  • 接下來,系統將會跳轉到「服務帳戶」頁,在這一頁中請點擊「建立服務帳戶」,輸入名稱後按下「建立」,等系統跑一下然後按「完成」。
  • 建立好服務帳戶後,回到服務帳戶頁面可以看到在最後有個「動作」,點選動作功能表,選擇其中的「管理詳細資料」。
  • 把接下來頁面中捲到最下方打開「進階設定」的折疊選單後,將「用戶端 ID」這一項複製下來貼到另外的 TXT 上面,在進行後面的步驟時會用到。
  • 接下來回到前一頁,在動作選單中點選「管理金鑰」,然後進入頁面後點選「新增金鑰」,選擇「建立新的金鑰」。
  • 在跳出的視窗中金鑰類型我們選擇「JSON」項目,然後點選建立,接下來的視窗中告訴你已經把金鑰存在電腦中的下載資料夾裡面,接下來點關閉即可。

第二階段:為專案啟用 API 使用情況

  • 搜尋到後,點擊進入,然後點選「啟用」。
  • 依照上面的步驟,分別搜尋「Google Calender API」(行事曆) 和「Contacts API」(聯絡人),同樣都選擇啟用。

第三階段:授與對服務帳戶的存取權限

  • 回到「Google Workspace 管理控制台」,從主選單中選擇「安全性」這一項中的「存取權與資料控管」裡面的「API 控制項」。
  • 捲到頁面最下方,在「全網域委派」項目裡面,按下「管理全網域委派」。
  • 在全網域委派頁面中選取「新增」,然後把上面記錄下來的用戶端 ID 填進入。在下面有個 OAuth 範圍的欄位,裡面填寫「https://mail.google.com/,https://www.googleapis.com/auth/calendar,https://www.google.com/m8/feeds/,https://www.googleapis.com/auth/gmail.settings.sharing」(建議複製貼上,不然好長),填完後點下「授權」鈕。

第四階段:為傳送到 Microsoft 365 的郵件建立第三網域

  • 回到 「Google Workspace 管理控制台」首頁,在「網域」項目中,點選「管理網域」。
  • 點選「新增網域」後輸入以網域名稱為基礎的別名網域,下方選擇建立「使用者網域別名」,然後按下「新增網域並開始驗證」。驗證時間從數分鐘到 48 小時不等,耐心等候一下吧!
  • 開個新分頁或視窗,前往「Microsoft 365 admin center」,點取最左邊的「導覽功能表」選單 (三條橫線),點擊「全部顯示」後,打開「設定」這一項中的折疊目錄,選擇「網域」,進入後點選「新增網域」,然後輸入在前一步驟新增的網域名稱。
  • 接下來進行「網域驗證」,這邊建議用新增 TXT 的方式,如果你的網域已經有設立網站,那可以選第三項,然後點選最下方的繼續。
  • 在這一步驟中將下方生成的 TXT 名稱、TXT 值跟 TTL 都另外存下來備用。這一頁先不要關閉喔!等等還要回來驗證。
  • 接下來回到「Google 管理控制台」分頁,在「網域」類別中點選「管理網域」,然後點選動作欄位中的「查看詳細資料」,從其中選取「管理網域」前往 Google Domains 網站。
  • 點選左邊欄中的「DNS」項目,並且在「自訂記錄」這個項目中輸入上面我們已經記錄下來的 的 TXT 名稱、TXT 值 (填在資料欄位)跟 TTL (填在時間那欄),類型選 TXT,填寫完畢按儲存。
  • 切回剛剛我們複製 TXT 內容那個分頁,然後點頁面下方的驗證。驗證完成後後即是選擇連線選項。這邊選擇「新增您自己的 DNS 記錄」這一項後點選繼續。
  • 把 CSV 檔下載下來,並且用 EXCEL 打開檔案,回到剛剛 Google Domains 網站,點選建立新的記錄,把其他 CNAME 記錄跟 MX 記錄都貼過去(記得類型要變更)。或是你也可以不要下載,直接從頁面下方複製貼過去,不過就是要一直跳頁回來複製有點麻煩就是了。
  • 當你在 Google Domains 上填完後按下儲存,然後系統會提示你刪除現有記錄時請同意即可回到剛剛的Microsoft 365 admin center 分頁中點選下一步,直到最後點選「完成」即可。至此你的網域已經設定完成了。
  • 設定完成後,記得要回去 Microsoft 365 admin center 裡面把這個新增的網域別名設定為預設網域。

第五階段:在 Microsoft 365 中建立電子郵件別名

  • 開始轉移之前你要為使用新域名的所有用戶都建立電子郵件別名。先到 Microsoft 365 admin center 首頁側邊欄導覽功能表中的「使用者」項目裡面點選「作用中使用者」。
  • 在使用者名稱後方選單圖示點一下,選取「管理使用者名稱和電子郵件」這項。
  • 先把主要電子郵件與使用者名稱改成你最終希望顯示出來的 mail,在下方別名處輸入使用者名稱,並且在「網域」欄位的下拉式清單中選取你稍早建立好的第三方域名,輸入完畢後點選「新增」,然後儲存變更後看到完成通知把小視窗關起來。每一位需要移轉的用戶都必須以這樣的步驟來處理。

最後階段:開始移轉

  • 到 Microsoft 365 admin center 首頁,打開側邊欄選單,點擊「全部顯示」,並捲到最下方在系統管理中心項目中點選「Exchange」。
  • 我們先切換到「經典版 Exchange 管理中心」(Classic Exchange admin center )。
  • 在 recipients( 使用者)項目下面點擊「migration」(移轉)。
  • 點選「+」後選擇「Migrate to Exchange Online」(轉移到 Exchange Online)。
  • 在彈出視窗中選擇最下面的「Google Workspace migration」這一項,然後點擊「Next」。
  • 接下來是匯入 CSV 檔案。你可以在 Excel 裡面用下方的格式建立好大家的 Email 清單,然後另存成 CSV 檔案格式後匯入,接著按 Next。
  • 接下來設定新 Batch (端點)的名稱,並且將你的第三網域別名複製後貼到「Target delivery domain」(目標傳遞網域,一定要用複製的) 然後點選 Next。
  • 接下來就是設定移轉排程時間了,最上方的欄位則是選擇一位之前在 Google Workspace 中的超級管理員來作為移轉報告寄送對象。
  • 接下來系統會告訴你資料已經儲存成功。按下 OK 後即可回到排程總覽頁面。
  • 在排程總覽頁面你可以看到整個轉移進度的狀態,還可以看到有幾筆資料已經轉移、幾筆失敗等。點擊單筆記錄還即可查看內含的所有轉移帳戶資訊。

總結來說,雖然步驟多了一些,不過幸好微軟官方所提供的轉移工具的操作相當直覺,有一些比較艱澀的名詞也有簡單的解說,只要順著步驟來做就能夠自己搞定整個轉移,還不會遺失重要的信件、聯絡人與行事曆,筆者頗為推薦小型、微型企業等成員少的單位來進行。倘若你的企業單位人數眾多,不想要自己處理轉移工作,微軟現在還與零壹科技合作推出獨家優惠轉移方案,年繳除了多送兩個月之外,還幫你處理從 Google Workspace 轉移到 Microsoft 365 商務版的相關工作,可以洽詢專人了解(點這裡聯繫專人)。

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