【特約撰述/游文玫】
藝術品拍賣是一項專業性高、複雜度高而又須細膩安排的商業交易活動，有其自身的特點和完整的程序，必須有計劃、有步驟地實施。一般而言，各家拍賣公司會將拍賣會舉辦的頻率選擇春、秋兩季進行，春、秋兩季大拍可以説是約定俗成的全球通行模式，也有的公司實施四季拍，即一年舉辦四場大拍，這需要較高的團隊徵集力度與執行能力。近年來拜網路發達之賜，藉網路拍賣形式推行小拍也逐漸成為趨勢，大拍是拍賣公司生存的根基、品牌形象的建立，小拍則是推廣藝術收藏、培育市場的需要，無論大拍或小拍，兩者對於藝術拍賣產業的延續，均各擅勝場。
究竟如何籌備一場拍賣會呢？這個問題容我採用時間軸，整理出拍賣會前期籌備十個步驟依序來回答。在拍賣會正式舉行前的籌備期工作包括：拍品徵集、鑑定、估價、委託拍賣簽約、拍品保險、庫房管理、制定拍賣規則、編排圖錄、確認拍賣官、線上申報、行銷宣傳、買家邀約等工作。
前期籌備步驟一：拍品徵集
拍賣會籌備期第一要務就是啟動拍品徵集，拍品的徵集是拍賣公司的徵件人員根據公司經營目標和預設拍賣會的主題，向目標賣家進行徵集拍品的業務活動。最常使用的徵集方法稱為「零距離徵集法」，在特定的市場環境中，拍品資源是有限的，並且相對集中，徵件人員利用熟悉的管道向潛在的賣家面對面溝通洽談，較能徵集到滿意的拍品；第二種徵集方式是「公告徵集法」，此法根據拍賣公司的運作能力、特點和市場關注熱點以及拍品的招商範圍等要求，選擇在某地區的媒體發布拍品徵集公告。
前期籌備步驟二：估價與議價
這是拍賣公司評估拍品在市場價格的過程，也是拍賣公司與賣家商談底價的交涉過程。大部分情況下賣方出價通常會偏高，拍賣公司的徵集人員要以自身的見解說服對方，從而確定一個比較合理、能為雙方接受的底價，這是一項比較艱難的工作，涉及徵件人員的專業水準、拍賣公司的誠信度和運作能力。若該拍賣公司已有許多拍賣成功案例或具業界品牌知名度，將有助於增加賣家委託意願，徵集人員可藉此爭取底價議定的彈性空間。
前期籌備步驟三：委託拍賣簽約
拍賣公司接受賣家的拍賣委託時，應與賣家簽訂書面委託拍賣合約，委託拍賣合約是拍賣公司與賣家簽訂確立委託拍賣關係的協議。關於洽談委託拍賣條件，一般都有標準合約範本，但有些賣家有特殊要求，也或是賣家初次委託物件拍賣，所以要耐心細緻進行溝通，以求雙方共識一致。拍賣公司與賣家簽訂委託拍賣合約時，有權要求賣家提供拍賣標的的所有權證明，或者依法可以處分該拍賣標的的證明，並有權要求賣家說明該拍賣物件的瑕疵。
前期籌備步驟四：拍品保險
除非賣家特別指示拍賣公司毋須為拍賣品購買保險外，拍賣公司通常會代賣家針對拍賣品進行投保，保險金額依拍賣公司對拍賣物之估價訂定，無論拍賣物最終是否被拍定，通常拍賣公司會向賣家收取保險費。拍賣品投保之保險期間，一般是以賣家將拍賣品送達至拍賣公司或交給拍賣公司徵件人員時起算。對於賣家來說，若賣家決定不購買保險，拍賣品之所有損害風險須全由賣家承擔，這點賣家需慎思。
前期籌備步驟五：庫房管理
拍賣公司存放徵集來的拍賣物件庫房應安裝適合的監控、報警和消防系統，滿足各類拍賣標的基本的保管條件。對有特殊要求的拍賣標的，可視情況配備相應的防水、防塵、防蟲、防火、防盜等保管設施。拍賣公司應將徵集到的拍賣標的及時入庫，庫房管理員應根據委託拍賣合約，對入庫拍賣標的核對驗收，並建立入庫拍賣標的登錄制度，將拍賣標的存放於指定庫位。
前期籌備步驟六：制定拍賣規則
拍賣規則是在拍賣活動中，各方參與者應當共同遵守的相關規定。其中買家、賣家規則係參與拍賣之條件與規定，並構成拍賣公司與買家、賣家訂定之合約的一部分，建議買家及賣家務必詳讀各項規則，參與拍賣時即視為同意所列相關條款與規定。
前期籌備步驟七：編排圖錄
拍賣圖錄是拍賣公司針對拍賣標的圖片或文字資料所集結成冊的出版物，以便各方瞭解拍賣活動以及拍賣物件的基本情況。拍賣圖錄的內容包括：拍賣活動名稱、預展及拍賣的時間和地點、拍賣規則等拍賣參與各方應知悉的內容、委託競投授權表格、拍賣公司聯絡方式、拍賣標的基本情況及特別說明。這裡所謂的基本情況是指拍賣標的名稱、作者及生辰、創作年代、形式、質地、尺寸、鈐印、題跋、參考價等內容，並可根據需要配附圖片，圖片應盡可能準確反映拍賣標的實際狀況和品質。
前期籌備步驟八：確認拍賣官人選
拍賣官是整場拍賣會執行過程當中的靈魂人物，若是拍賣官人選並非拍賣公司內部的員工，而是邀約獨立拍賣官的話，必須及早確認拍賣官人選的時間及檔期。我曾經在2019年接獲一場秋季拍賣會的邀約，但因為邀約時間太晚，與我原本的工作撞期，幾經折衝還是無法接下這場拍賣會的主持工作。有了這一次經驗之後，拍賣公司基本上都會在拍賣會舉行的前半年甚至當年度年初，就先預訂我的檔期，由於台灣在業內拍賣官的人才不多，尤其是經驗豐富具有專業主持特色的拍賣官特別搶手。
前期籌備步驟九：線上申報
拍賣會舉辦之前，拍賣公司應根據相關法律、行政法規的要求，完成向文化部申報拍賣會減免營業稅的工作。這項優惠政策是文化部依據《文化藝術獎助及促進條例》第三十一條第二項規定，於2021年制定《文化藝術事業減免營業稅及娛樂稅辦法》，拍賣公司得就其文化勞務或銷售收入，向文化部申請免徵營業稅之認可。辦法中規定拍賣公司須於拍賣活動開始一個月前檢具應備文件，於文化部「文化藝術事業減免營業稅及娛樂稅線上申請系統」提出申請，逾期則不予受理。
前期籌備步驟十：宣傳與邀約
在拍賣前開展新聞宣傳和評論，宣傳拍賣會重點拍品，不僅能引發買家興趣與社會關注，還可以顯示拍賣公司的經營能力。尤其是拍賣會前的1至2個月，更要集中精力做好宣傳與買家邀約的工作。例如向買家寄贈拍賣圖錄，並與主要客戶進行電話聯繫，特別對有意向的重要客戶，須極力邀請他們事先前來查看實物或出席預展。電子圖錄的即時性及方便傳輸性，是當前拍賣公司最為仰賴的宣傳品，拍賣公司亦可藉由行銷手段、媒體宣傳、藝術評論來引起買家關注，並帶動市場風向球。
游文玫說故事：徵件不僅看實力，也看機緣
拍賣公司在前期籌辦拍賣會階段是否順利，對於拍賣會的成敗至關重要，尤其在徵集階段能否徵集到重要拍品，特別是市場上不常曝光的生貨、精品，更容易受到資金關注與買家追捧。2021年8月1日帝圖藝術春季拍賣會，徵集到日本重要藏家舊藏52件于右任精品書法創作，均是市場極少流通的生貨，最終成交價破億台幣，拍賣官並獲白手套佳績。聽說當時各國有多家拍賣公司都向該藏家積極爭取委託拍賣，最後藏家竟然是因為日本311大地震時，台灣人慷慨救援，不管是捐錢還是直接幫忙，都讓日本人非常感動。基於感謝台灣的心情，最終藏家決定委託台灣的拍賣公司處理拍賣事宜。從這個故事我們也體會到徵件不僅看拍賣公司實力，也看巧妙機緣呀！
（本文作者為中華文物藝術拍賣協會理事長/藝術品拍賣官/中華民國畫廊協會秘書長）
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