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開會一整天還是沒結論?5 種必學思考法,讓所有人快速抓到重點

好的工作坊(workshop),通常會有一位「引導者」(facilitator)負責拋出提問,協助與會同仁交換意見、發想創意、形成共識,進而解決問題。《提問的設計》提到,引導者會運用 5 種思考方式,幫助與會者掌握問題,提出解方。以下為《提問的設計》書中節錄的內容:

掌握問題的思考方式 1:簡單思考

簡單思考就是坦率面對問題的思考方式。例如車廠汽車配件部門想要研發汽車導航新產品,針對問題狀況所提出的解釋是:

「當人工智慧普及後,汽車導航市場或許就會萎縮。」
「不能設計一套應用人工智慧的新型汽車導航嗎?」

為了深入理解這兩種解釋是否符合該團隊「真正應該解決的課題」,首先對於客戶所提供的資訊,以及客戶目前身處的現狀,以簡單思考來深化提問,例如:

「為什麼人工智慧普及之後,汽車導航市場就會萎縮?」
「汽車導航是什麼時候問世的?」
「現在暢銷的汽車導航具有什麼樣的功能?」
「小組成員感受到汽車導航的魅力是什麼?」
「人工智慧究竟是什麼?」

簡單思考的重點,就是不要試圖想出「好問題」。 多數人都有過在課堂上被問到「有沒有問題?」時,卻「不知道該怎麼提問」的經驗。恐怕心裡都是想著:

「一定要想出一個好問題!」
「這個問題會不會是自己無知而偏離主題的提問呢?」
「如果問了這個問題,不會很丟臉嗎?」

這樣一來,反而不敢提問。

如果提問是為了深入了解問題,簡單思考的階段並不需要思考「是不是好問題」。首先以單純湧現的提問為出發點開始思考,或是提問的當事者在交流的過程中孕育出新問題即可。

簡單思考的另一個關鍵,在於 和對方建立可以直接提出單純疑問的關係。 如果每個提問都要深思熟慮,恐怕是因為自己和對方還沒有很熟,彼此之間尚未建立可以直率提問的信任關係。

掌握問題的思考方式 2:批判思考

經過簡單思考之後,接下來是批判思考。這是 對於眼前呈現的事態,總是帶著疑問,用「扭曲的觀點」理解事物 ;可以說,批判思考和簡單思考是相對的思維。

簡單思考並不適合引導當事者突破盲點,或讓當事者針對多個角度反覆深思。在面對課題的定義、重新審視問題狀況之際,需要同時採取的批判思考和簡單思考,兩者平衡非常重要。

以車廠汽車配件部門想要研發新產品為例思考,當事者對於問題的認知是:

「當人工智慧普及後,汽車導航市場或許就會萎縮。」
「不能設計一套應用人工智慧的汽車導航新產品嗎?」

簡單思考會以「那就對於不懂的事情設法了解」的態度面對,在過程中思考新的問題。

批判思考則是以「扭曲的角度」提問:

「汽車導航真正的競爭對手,難道不是智慧型手機嗎?」
「如果市場不再需要導航,不用勉強研發新產品吧?」
「汽車導航其實不需要用到人工智慧吧?」
「不必堅持汽車導航產品,只要製造符合時代需求的產品不就好了嗎?」
「對汽車導航產品如此執著,是有什麼特別的原因嗎?」
「應該有人打從心底認為『汽車導航產品已經賣不出去』了吧?」

這都是基於批判叛逆的角度提出的問題,徹底探究當事者的盲點,有助於看穿事情的另一面。不過,直接向客戶提問時,固然必須注意用字遣詞以免失禮,但藉由批判思考,除了在「設計善用人工智慧的汽車導航新產品」、「不讓汽車導航市場萎縮」這些前提之外,不僅可以連結到探索其他發展的可能,也有可能藉此找出隱藏在當事者主張背後的真正原因。

掌握問題的思考方式 3:工具思考

批判思考之後,接下來是工具思考。這裡指的工具,不見得是剪刀、美工刀這些實體工具,而是知識或符號、規則等抽象的工具。

面對眼前的問題,只要持續交替運用簡單思考和批判思考,大部分應該就能得到定義課題的靈感。不過,當難以想出新問題、思考停滯的情況下,仰賴工具也能發揮效果。

如果開始感受到問題無法再往下深掘時, 參考相關的知識,大膽選擇透過不同專業領域的想法架構加以檢視,或者藉由其他角度重新理解問題,或許又會看見不同的問題樣貌。

此外, 想著特定人物,試著從對方的觀點理解問題的「換位思考」,也是工具思考的方法之一。 例如在腦海中浮現各個領域專家的臉龐,想像「如果我是對方,會如何解讀這個問題呢?」藉此獲得如何定義課題的靈感。

掌握問題的思考方式 4:結構思考

工具思考之後,接下來是結構思考,指的是從整體俯瞰形成問題的要素,分析並整理要素之間的關連。這是在面對複雜的問題狀況要定義課題時,不可或缺的思考方式。

這裡有個例子,是高中生阿雄在面對問題狀況時誠實的思考流程,請各位一起幫忙阿雄思考看看。

阿雄面對的問題:

  • 如果我在學校考試考不好,我媽的情緒就會很差。
  • 我媽情緒不好就不想講話,所以吃飯時氣氛就會變得很尷尬。
  • 我媽情緒差,我的零用錢就會變少。
  • 下次的考試,我想我一定還是考不到讓我媽滿意的成績。
  • 有沒有什麼方法,可以在我媽不知道考試成績的情況下讓我安全過關的嗎?
  • 成績公布時,有沒有什麼方法可以讓我媽開心呢?
  • 我想,這兩種方法都很難。或是我接受零用錢會減少的事實
  • 說不定,開始去打工還比較實際。

阿雄設定的提問是: 「有沒有什麼可以輕鬆賺錢的打工呢?」

即使看似簡單的問題,也可能牽涉到多重要素。試著動手繪圖,整理並分析阿雄面臨的問題要素。幾個要素很簡單,就是阿雄的「學校考試成績」與「母親的情緒」連動,伴隨阿雄「零用錢減少」的風險。

提問的設計1

對此,阿雄為了阻止眼前最大的危機「母親的情緒更糟」,所思考出解決方案是「隱瞞成績」,用其他方式討好母親。

提問的設計2

不過,他判斷上述兩種方式都不切實際,因此想出「就算零用錢減少,只要用別的方法賺錢即可」的對策,於是選擇了「找輕鬆好賺的打工」。這有可能是下策,因為用打工來確保「零用錢不會減少」,不要說無法改變「成績下滑」、「母親情緒更糟」的負面事實,讀書時間也因打工而減少,讓「成績下滑」與「母親情緒更糟」的情況更加嚴重。

提問的設計3

像這樣試著整理問題形成要素之間的關連,並建立結構,就會更容易發現,阿雄當初完全沒有想到的可能是,「維持成績不要再變得更差」或「改善成績」的選項,或是「成績進步」就會讓「母親情緒變好」,進而「零用錢會增加」的情況。整理出涵蓋這些潛在要素的可能之後,就能改成以「成績變好」為起點的簡單問題構造。

提問的設計4

重要的是,不要把結構化當成目的。在掌握構造的同時,也需要在「簡單思考」和「批判思考」之間掌握平衡點,從多元角度理解問題;如此一來,應該就能浮現出幾個問題了吧?

  • 如果阿雄的成績持續進步,零用錢也會持續增加嗎?
  • 對阿雄的母親而言,阿雄的成績真的是一切嗎?
  • 雖然阿雄很努力但成績退步,阿雄的母親的情緒還是會變差嗎?
  • 對阿雄而言,零用錢的增減真的代表一切嗎?
  • 只要阿雄一直維持還可以的成績,阿雄的母親就會滿足嗎?

「這是為什麼呢?」

「這個跟那個為什麼有關呢?」

「真的只有這些要素了嗎?」

在結構化的同時,也會持續叩問形成問題的要素、關係和輪廓。目的並不是要完成一張漂亮的結構圖,而是在各項要素和提問之間來回思考,逐漸摸索出合適的課題設定切入點。

掌握問題的思考方式 5:哲學思考

結構思考之後,最後是哲學思考。解決問題最怕的就是視野變得狹隘、失去中長期觀點,或是沒有深入思考的態度。掌握問題本質時,絕對不能忘記哲學思考。

以「什麼是戀愛?」為例,所有人都會各自舉出主觀感受「我戀愛了」的案例。在分類的過程中,找出案例中共通的「戀愛」本質。像是探討「愛」和「喜歡」的差異、「愛情」和「友情」的不同,或是反思「如果缺少什麼特徵,就不能稱為『戀愛』?」嘗試以言語表述「戀愛」的本質。

想要拓展觀點、深化視野、直搗問題本質,少不了哲學思考。像這樣「直觀本質」的提問,才是哲學思考的真意,也是定義問題的思考關鍵。

單憑當事者訴說的資訊進行「結構化」,雖然看待問題的角度,會逐漸貼近當事者眼中所見,卻也因為從主觀的角度看問題,導致問題無法解決的困境。

以高中生阿雄的問題為例,針對存在於問題結構背後的情感、現象、價值觀進行直觀本質的哲學思考,就會浮現以下的提問:

「什麼是學習?」
「什麼是情緒?」
「什麼是好學校?」
「什麼是良好的親子關係?」
「什麼是豐富充實的高中生活?」

身為引導者,在工作坊中藉由簡單思考、批判思考、工具思考、結構思考、哲學思考的過程,向參加者提問,促進對話,稱職擔任「整合意見的控場人」、「創意生成的助產師」和「達成目標的助跑者」等角色,才能找出真正的問題並解決問題。

(本文出自《提問的設計》,經濟新潮社出版)

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