TechOrange 編輯部推薦好書:《職場複利學》
公司行事曆總是被滿滿的會議邀請填滿?為了不讓大量開會佔據你的工作時間,召開高效會議已經變成不可或缺的職場技能。遵守以下 3 大原則,讓同事一看到你的會議邀請,就馬上按確認!
文 / 瑞米
不要讓會議變得又臭又長、毫無生產力,要嚴格遵守以下幾個原則。
原則一:將會議時間減半
很多會議的效率極其低下。為了改變這種狀況,我會主動壓縮自己主導的任何會議。原定 2 小時的,壓縮成 1 小時;原定 1 小時的,壓縮成 30 分鐘;原定 30 分鐘的,壓縮成 15 分鐘。漸漸地,我的團隊開始以高效、雷厲風行、會議不拖泥帶水著稱。
如今,我白天的工作安排通常以 15 分鐘為單位,這個單位已經很精細了。除了需要「深潛「(deep dive)或跨部門研習的會議,通常我設置的會議時間絕不會超過 1 小時。
一週中會議通常是這樣分布的:
30 分鐘的會議為主,占一週中會議數量的 50%。
1 ∼ 2 小時的會議為輔,占一週中會議數量的 30%。
其餘會議均控制在 15 分鐘內。
在這個過程中你會發現,時間縮減後參會人員的積極性反而增加了。
原則二:將會議的頻率和出席人數減半
將會議的頻率和出席人數減半,可以有效提升效率。會議數量每半年就應該覆盤清理一次,將數量減半。同時,將參加會議的人數縮減到最少,每次都設立明確的會議目的,與會的每個人都需要發言。如果將與會人數壓縮到最少,那麼會議的總時間、總成本都能大幅降低,自己和其他人的工作效率都會大大提高。
讓大家透過郵件共用各自看完資料,在例會上直接討論有價值的問題。
出席會議的人數越少,大家的緊張感越強烈,越能形成一次有品質的會議。
如果有 20 個人參加會議,那麼人們往往會比較鬆懈;而如果只有 3 ∼ 5 個人參加會議,那麼每個人都必須非常認真地參與討論,必須認真傾聽別人的發言,避免遺漏。
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原則三:迅速高效地推進會議中的討論
下面列舉幾種常見的方法。
1. 讓與會人員逐一發表自己的看法。
2. 引導持有不同觀點的人發言。
3. 不要認為發言者的聲音越大越好,要根據內容做判斷。
4. 尊重他人的發言。
5. 如果意見出現衝突,確認相同點,整理不同點。
6. 如果討論的主題發生了偏移,引導大家回到同一個範圍進行討論。
記得安排一位「會議管控負責人」,讓他管理會議的發言順序、流程和時間。
綜合應用本節介紹的 MVP 理念、PDCA 理念以及高效開會的方法,你的團隊效率和效能一定能大幅提升。
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*本文書摘內容出自《職場複利學》,由 時報出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源:©Christina Morillo via Canva.com。
(責任編輯:陳可錞)