【當全公司最會開會的那個人】3 原則讓會議高效率，每一分鐘都為結果服務
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公司行事曆總是被滿滿的會議邀請填滿？為了不讓大量開會佔據你的工作時間，召開高效會議已經變成不可或缺的職場技能。遵守以下 3 大原則，讓同事一看到你的會議邀請，就馬上按確認！
文 / 瑞米
不要讓會議變得又臭又長、毫無生產力，要嚴格遵守以下幾個原則。
原則一：將會議時間減半
很多會議的效率極其低下。為了改變這種狀況，我會主動壓縮自己主導的任何會議。原定 2 小時的，壓縮成 1 小時；原定 1 小時的，壓縮成 30 分鐘；原定 30 分鐘的，壓縮成 15 分鐘。漸漸地，我的團隊開始以高效、雷厲風行、會議不拖泥帶水著稱。
如今，我白天的工作安排通常以 15 分鐘為單位，這個單位已經很精細了。除了需要「深潛「（deep dive）或跨部門研習的會議，通常我設置的會議時間絕不會超過 1 小時。
一週中會議通常是這樣分布的：
30 分鐘的會議為主，占一週中會議數量的 50%。
1 ∼ 2 小時的會議為輔，占一週中會議數量的 30%。
其餘會議均控制在 15 分鐘內。
在這個過程中你會發現，時間縮減後參會人員的積極性反而增加了。
原則二：將會議的頻率和出席人數減半
將會議的頻率和出席人數減半，可以有效提升效率。會議數量每半年就應該覆盤清理一次，將數量減半。同時，將參加會議的人數縮減到最少，每次都設立明確的會議目的，與會的每個人都需要發言。如果將與會人數壓縮到最少，那麼會議的總時間、總成本都能大幅降低，自己和其他人的工作效率都會大大提高。
讓大家透過郵件共用各自看完資料，在例會上直接討論有價值的問題。
出席會議的人數越少，大家的緊張感越強烈，越能形成一次有品質的會議。
如果有 20 個人參加會議，那麼人們往往會比較鬆懈；而如果只有 3 ∼ 5 個人參加會議，那麼每個人都必須非常認真地參與討論，必須認真傾聽別人的發言，避免遺漏。
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原則三：迅速高效地推進會議中的討論
下面列舉幾種常見的方法。
1. 讓與會人員逐一發表自己的看法。
2. 引導持有不同觀點的人發言。
3. 不要認為發言者的聲音越大越好，要根據內容做判斷。
4. 尊重他人的發言。
5. 如果意見出現衝突，確認相同點，整理不同點。
6. 如果討論的主題發生了偏移，引導大家回到同一個範圍進行討論。
記得安排一位「會議管控負責人」，讓他管理會議的發言順序、流程和時間。
綜合應用本節介紹的 MVP 理念、PDCA 理念以及高效開會的方法，你的團隊效率和效能一定能大幅提升。
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*本文書摘內容出自《職場複利學》，由 時報出版 授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源：©Christina Morillo via Canva.com。
（責任編輯：陳可錞）