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【當全公司最會開會的那個人】3 原則讓會議高效率,每一分鐘都為結果服務

TechOrange 科技報橘

更新於 2024年01月05日17:33 • 發布於 2024年01月05日06:39 • TO 編輯推薦好書
【當全公司最會開會的那個人】3 原則讓會議高效率,每一分鐘都為結果服務

TechOrange 編輯部推薦好書:《職場複利學
公司行事曆總是被滿滿的會議邀請填滿?為了不讓大量開會佔據你的工作時間,召開高效會議已經變成不可或缺的職場技能。遵守以下 3 大原則,讓同事一看到你的會議邀請,就馬上按確認!

文 / 瑞米

不要讓會議變得又臭又長、毫無生產力,要嚴格遵守以下幾個原則。

原則一:將會議時間減半

很多會議的效率極其低下。為了改變這種狀況,我會主動壓縮自己主導的任何會議。原定 2 小時的,壓縮成 1 小時;原定 1 小時的,壓縮成 30 分鐘;原定 30 分鐘的,壓縮成 15 分鐘。漸漸地,我的團隊開始以高效、雷厲風行、會議不拖泥帶水著稱。

如今,我白天的工作安排通常以 15 分鐘為單位,這個單位已經很精細了。除了需要「深潛「(deep dive)或跨部門研習的會議,通常我設置的會議時間絕不會超過 1 小時。

一週中會議通常是這樣分布的:

30 分鐘的會議為主,占一週中會議數量的 50%。

1 ∼ 2 小時的會議為輔,占一週中會議數量的 30%。

其餘會議均控制在 15 分鐘內。

在這個過程中你會發現,時間縮減後參會人員的積極性反而增加了。

原則二:將會議的頻率和出席人數減半

將會議的頻率和出席人數減半,可以有效提升效率。會議數量每半年就應該覆盤清理一次,將數量減半。同時,將參加會議的人數縮減到最少,每次都設立明確的會議目的,與會的每個人都需要發言。如果將與會人數壓縮到最少,那麼會議的總時間、總成本都能大幅降低,自己和其他人的工作效率都會大大提高。

讓大家透過郵件共用各自看完資料,在例會上直接討論有價值的問題。

出席會議的人數越少,大家的緊張感越強烈,越能形成一次有品質的會議。

如果有 20 個人參加會議,那麼人們往往會比較鬆懈;而如果只有 3 ∼ 5 個人參加會議,那麼每個人都必須非常認真地參與討論,必須認真傾聽別人的發言,避免遺漏。

原則三:迅速高效地推進會議中的討論

下面列舉幾種常見的方法。

1. 讓與會人員逐一發表自己的看法。

2. 引導持有不同觀點的人發言。

3. 不要認為發言者的聲音越大越好,要根據內容做判斷。

4. 尊重他人的發言。

5. 如果意見出現衝突,確認相同點,整理不同點。

6. 如果討論的主題發生了偏移,引導大家回到同一個範圍進行討論。

記得安排一位「會議管控負責人」,讓他管理會議的發言順序、流程和時間。

綜合應用本節介紹的 MVP 理念、PDCA 理念以及高效開會的方法,你的團隊效率和效能一定能大幅提升。

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*本文書摘內容出自《職場複利學》,由 時報出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源:©Christina Morillo via Canva.com。

(責任編輯:陳可錞)

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