專訪Rene│主管都要有的覺悟!領導的前提,是做好「個人情商管理」

BetweenGos 職場才女 更新於 2019年09月06日03:54 • 發布於 2019年08月26日01:35 • Amber

初見到Rene時,年輕陽光的外表仿佛女大生,很難想像她曾帶領多達7人的行銷團隊,同時也是某位才女特別來信推薦的優質小主管。大學時雙主修國樂和國貿的她,自有一股內斂自在的氣質,思路和表達都清楚明確,同時又有著年輕女孩的活潑熱情。有趣的反差,讓人更加好奇她的小主管之路。

 

從組員到小主管,自我定位和規劃是第一步

畢業後的第二份工作就到了新創數位公司擔任行銷,接手之前PM留下的案子做得順利,也幸運被老闆看到表現。一年半後當上小主管,雖然開心,但也非常忐忑。尤其當時的組員就是原本的同事,自己雖然善於溝通但其實有個內向感性的藝術家靈魂,被賦予了主管職,究竟該怎麼做呢?

Rene決定把新位子當作新的專案來面對,一開始先花了2~3 個禮拜閱讀各種管理書籍和經理人雜誌,像是擬定企劃案般,來拆解這個新任務:身為主管到底要做什麼、自己的定位和性格,想帶出的團隊風格,也進一步思考該怎麼對上對下溝通,老闆和組員又分別會有哪些期待…

擬定了定位和執行方式後,心裡先有個底,再來就是實戰了。

 

小主管的第一課:處理好情緒,協調出雙方都能接受的方案

那時有個能力好的組員loading太重,但Rene沒有清楚解釋工作量多的原因,討論工作時她和組員吵了起來…

「那時夠年輕,也不怕吵架,但身為主管,知道自己必須吸收組員的情緒,不能糾結在衝突上。」有了這樣的體悟,更能回歸到問題本身和組員需求,同時也清楚表達自己的立場,「只要時間、工作安排好,你要假我一定給,甚至多給;但如果需要臨時支援時,我也希望你能配合。」

「不管對上對下,都要明確溝通,才會有效。」「我會讓組員清楚知道底線、和能夠提供的。但前提是要能說到做到,才能建立信任。」兩個人坐下來好好談,化解了衝突,也慢慢培養出工作默契。

 

解決爭端之外,更要凝聚團隊向心力

接了主管職3個月後,Rene開始思考該怎麼讓整個團隊的溝通更精準有效率。

她自發地做了給每個組員的每月回饋表,仔細整理出工作量、組員表現的優缺點和feedback。「我看到的,和你的認知,是不是一致?」人很容易有盲點,透過公開透明的回饋表,和組員個別溝通討論,也重複確認出彼此的共識,而這份月報,也成為年底考核的實用依據。

▲圖/Rene和團隊成員

除了建立起和個別組員的回饋管道,整個團隊的橫向連結也很重要。Rene每個禮拜都會有兩次的小組會,大家一起討論彼此的工作狀態,即時協調支援,避免資訊不同步或工作量分配不均的狀況。最特別的是,Rene把小組會設定在11.30開始,有著12點吃午餐的時間壓力,30分鐘的會議高效完成,也非常貼心!

 

自創每月一對一小會談,和組員深度溝通

新創和行銷領域的人員流動率很高,怎麼留住人,是小主管的一大考驗。畢竟自己也曾是組員,知道埋頭猛做是不夠的,一定要真正了解對方真正的需求。她規劃了每個月和組員的個別小會談,從工作角度切入,花30分鐘聊聊最近遇到的挑戰、特別想接或不想接的案子、對公司的建議,也或者相處上需要改進的地方。

最高峰期團隊裡有7個組員,「我需要花很多心力來瞭解組員,知道他們想要什麼、需要哪些學習和支援,同時也說明自己能給的協助。」一開始執行的時候其實半信半疑,沒想到越聊越上手,連隔壁team的同事都跑來找她聊人生規劃,也是當初沒有想到的有趣迴響。

當然不只和組員聊,要能夠向上溝通、找出解決方法,更是重要關鍵。Rene整理出大家對公司的問題和建議,和上層主管討論。在這裡她特別分享自己的小秘訣,「提問題很簡單,挑戰的是要同時提出解決方案!」訓練自己更能掌握問題,同時也讓高層清楚知道員工們真正想要的是什麼。

圖/Rene和寵物刺蝟的合照,她特別請我們呼籲:請以領養代替購買喔:)

 

身為公司裡的夾心角色,小主管該有的覺悟?

為了協助組員有更好的表現,Rene花了許多心力和時間,但畢竟職場是實際的,很多建議反映了之後,並沒有辦法獲得實際解決。說不沮喪是假的,也清楚感受到革命情感逐漸消磨,「我能幫的就幫,不能幫的就放下。」很多時候職場的考驗都是來自人的情緒,這也回到Rene一直以來對自己的轉念鍛鍊。

她笑說,自己以前其實脾氣硬又衝,大學時發現一直在和人吵架真的很不ok,所以開始慢慢調整。「可能因為念藝術,很早就開始練習向內觀察自己,和靜下來感受事物原本的樣貌;也才發現很多生活裡的問題,跟別人都沒有關係,而是要回到自己。」

 

【總整理】Rene的小主管情商練習重點:主動+同理心+明確溝通

這邊替大家整理 Rene 擔任小主管時的3大心法,也是她在職場上的持續鍛鍊,一起來看看~

  • 想要什麼,就主動爭取

「大多數人都習慣等別人告訴自己該怎麼做,但別人其實沒有義務。這也是我做每月小會談的原因,這樣我才有機會了解組員真正的feedback。」

  • 要有覺悟去化解別人的情緒(但也別忘了照顧好自己!)

同理心很重要(我了解你痛苦的點),但也要堅守底線(我們為什麼要完成),推動工作往前進,也減少不必要的心情疙瘩。

  • 明確溝通,尤其要讓組員知道自己的底線

不管對上對下,溝通要明確才會有效;身為主管如果想要清楚掌握團隊狀況,底線一定要溝通和拿捏清楚。

 

從把事情做好就好的職員,到必須對上對下的小主管,除了把事情做好,更挑戰夾縫中游刃有餘的情商。我們從Rene身上學到的,不僅是方法,更理解到「帶人要帶心」背後的真諦:做好情商管理,才能讓人心服口服、信任並追隨。

 

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