台灣人寫英文Email常見的4大迷思 學會這幾招讓你職場書信脫胎換骨!

English OK 發布於 2019年11月21日03:50 • 編輯群

英文email是目前國際化的職場上,最常被使用的溝通往來工具。人人都會寫,但卻非人人都可抓到其中的竅門,進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底台灣人的英文email都犯了什麼樣的錯誤,又常遇到哪些疑難雜症呢?

(來源/Max Pixel)

迷思一:Email主旨要越簡短越好,才能讓對方一看就懂?

首先,先回答以下幾個問題:

  • 你有沒有曾經因為想不出標題,而讓email主旨欄空白呢?
  • 你有沒有曾經懶得改主旨,而一直沿用同一封信的標題繼續和對方聯繫,就算討論的議題已經和原主旨毫無關聯了呢?
  • 你有沒有曾經將email內容或是問題,一股腦兒全打在主旨欄,再複製一遍在信件內容欄,或是讓內容乾脆一片空白呢?

若是以上的答案都是YES,那可就要好檢討囉!大家可能會想:email的主旨有這麼重要嗎?收件人往往只會花1、2秒的時間來看標題吧?主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎?其實,email主旨欄真的很重要,太簡短或太冗長都不好!

首先,主旨欄千萬不可以空白,否則可能會導致email被當成垃圾信件。再來,若信件內容經雙方一再的往來答覆,內文的討論事項已脫離原主旨,那麼請務必刪除先前的信件內文,並換上一個新的主旨,一來是讓收件人更清楚信件內容,二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後,不可將信件所有內容放在信件主旨欄,那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象,更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。

要記住:忙碌的商務人士每天收到的email至少約20封,而主管們甚至會收到上百封的email,因此想吸引收信人的目光或是贏得對方秘書的注意,來獲得快速回信,秘訣在於你的email是否下了個好主旨。

好的email主旨,要有三個大原則:條理分明、目標明確、符合內容。現在就讓我們來看看幾個email常見的問題,一起來比較錯誤及正確的用法。

NG!主旨不夠清楚明白

Subject: Request
主旨:請求
vs.
Subject: Quotation Request for Gift Bags
主旨:贈品袋的詢價請求

第一個主旨雖然易讀,也與內容相關,但卻一點也不明確。忙碌的商務人士看到這封信的主旨時,怎麼會有快速點開處理我們請求的念頭呢?

第二個主旨把Request(請求)更明確化為Quotation Request(詢價請求),又再進一步加上for Gift Bags(關於贈品袋),雖然還沒看完信件全文,但這主旨已夠明確易讀,讓收件人只要一眼瞥過,就可以馬上對應到相關資訊和流程,並且快速地回覆這封要求信件。

NG!主旨沒有詳細時間說明

Subject: Sales Promotion
主旨:促銷活動
vs.
Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection
主旨:2012秋冬新品上市的促銷活動

第一個主旨雖然比Sales 來得明確,但到底是哪種的促銷活動呢?過季特賣?週年慶?品牌日?還是新品上市?第二個主旨多了for 2012 A/ W Collection,幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市的,這樣的主旨才能快速帶到重點。

迷思二:Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam?

大家在寫英文信件時,是否覺得公式化的Dear Sir/Madam是陳腔濫調?而也會有多人會問,Dear翻成中文是「親愛的」的意思,我明明和對方不太熟,這樣稱呼會不會太親暱了呢? 這裡一次為你解開這兩個疑問。

事實上,在英文email規則中,Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思,Dear Sir/Madam是使用在寫信給不知其名的人,亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear解釋為「致~」,例如Dear Alisa就是致Alisa的信;當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇,其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字,例如:「Hi Alisa,」或是「Good morning Alisa,」而該如何拿捏,就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係,想較親近一點,你就可以署名Alisa;若想與對方保持距離,就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。同樣地,對方也會從中嗅出你的署名密碼,而和你維繫你所預設的雙方關係。另外,當你收到對方回覆時,也可以觀察對方如何稱呼你,以及如何在信末署名,這樣就知道下一次寫信時,能怎麼稱呼對方。

迷思三:Email的用詞口氣越正式就越專業嗎?

很多人都認為要寫好一封email就是要使用正式的措辭和口氣,而且還要公事公辦、就事論事,才能呈現出自己在工作上的專業度。但,這絕對是個錯誤!

英文email內文的寫作重點是,讓內文如同平常對話的口氣,不打官腔也不咬文嚼字,所以在一般談話中不會用到的措辭,在email中也不會出現。台灣的英語教育總是要求我們在寫作時,要使用看似厲害專業的用詞遣詞和片語,和高階的文法技巧,才能得到令人滿意的高分成績,但實際上,一封正確適當的email內容,是要讓人一目了然又可以明確收到所要傳達的意思。

以大家常犯的錯誤舉例來說,請比較兩封信中內文的第一段「we spoke earlier」(信件一)和「we talked in the morning」(信件二),Alisa老師認為後者是比較適當的。同學們應該會覺得很疑惑,這兩句話看起來都很正確,看不出有甚麼問題,但事實上卻是,「we spoke earlier」在信件一裡的意思是:我們剛才講過電話。並沒有明確的提到時間,會讓人摸不著頭緒,不知道我們曾在哪個時間點講過話。而「we talked in the morning」明確的指出,我們在早上通過電話,讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。

 

email可以展現寄件者的說話口氣,在職場上與客戶應對的口氣和態度非常重要,這會影響到你的客戶是否有和你建立業務合作關係的意願。原本看起來冷冰冰的信件一改造成信件二後,是不是變得更友善、更讓人想閱讀了呢?而且信件二的內容看起來是不是也明確許多呢?請大家務必email的用字遣詞上多花點心思,不僅能提高辦事效率,更能在職場中打好人際關係呢!

另補充一點,在信件一的最後有一句:「If you need further information or assistance please revert.」句末的「please revert」(請回覆),請把它記起來,這句話簡短又明確,可以常用在商業信件上。

迷思四:Email的信末問候語用Best Regards最禮貌?

大家是不是也經常有以下的疑問:email的結尾只有Best Regards才最得體嗎?Best Regards翻成中文,意思是「致上我最高的問候」,是不是感覺有點咬文嚼字呢?為什麼這句咬文嚼字的問候語,卻常在商業書信出現,竟然還是大家最熟悉的的問候語呢?因為,商業人士的時間永遠不夠用,只想用最快的時間處理一封email,而這句話因為太常出現,所以容易被大家接受,大家也不用絞盡腦汁,去想出一句漂亮的信末問候語,因此Best Regards就這樣在你我的周遭生活中活蹦亂跳。

不過,當大家都這麼做的時候,不見得代表這就是最好的用法喔!下面提供大家幾個其他常用的信末問候語,都是一些好記又簡單的詞彙,你可以挑選幾個熟記,在下次寫信時使用,收件者一定會感受到你的用心。

email結尾語的選用可是一門大學問,必須考量與收件人的關係和彼此的互動情況,才能維繫與對方的關係,一句好的email結尾就是再次和對方釋出一個友善的訊號喔!

文/Alisa Tu

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