你的工作為什麼都做不完?低效率工作者常有的 2 個通病

行銷人 發布於 07月03日02:59 • 行銷人
你的工作為什麼都做不完?低效率工作者常有的 2 個通病

|本文摘自《最強工作習慣- 高產出的人做的事跟你不一樣》一書,由《樂金文化》授權行銷人編輯、刊登。|首圖/Photo by Tim Gouw on Unsplash

編按:本書點出多個「拼命三郎」型工作者常有的通病,光是埋頭努力,天天加班,產出成果卻一點都不亮眼。聽起來很耳熟嗎?如果你也是這種拼命型工作者,本書整理了42個超效率、高產出的工作習慣,重新整理你的工作節奏!

低效率工作者通病1:公事包塞超滿,什麼東西都要帶,卻沒用到過

想讓工作速度提升,先從幫公事包瘦身開始!

你平常使用的公事包大不大?被工作追著跑的人,有一個共通的特徵,那就是使用的公事包特別大。

拜訪客戶的時候,總是拎著一個巨大的公事包,裡頭塞著厚厚的提案書,以及不太可能派得上用場的參考資料。甚至還放了幾本「路上要看的書」,搞得整個公事包沉重無比(而且那幾本書很可能就這麼一直帶著,永遠沒有看完的一天)。

面對客戶的時候,為了不枉費自己特地製作的超厚提案書,拚命講得口沫橫飛,結果沒辦法在約好的時間內結束,最後搞得手忙腳亂。

而且會把公事包塞得爆滿的人,通常自己的工作行程也會塞得爆滿。例如總是把交通時間算得剛剛好,一天約了五、六個客戶,結果可能因為一次商談太晚結束,或是遇上電車誤點,導致後面的約全部延誤,給客戶添麻煩。不僅如此,而且很容易不小心接下超過自己所能負荷的工作量。

太過相信自己的能力,受到託付時總認為「這一點工作應該擠得下」,不但工作檔期規劃不夠精確,而且太過低估每一件工作所需要花費的時間。有時甚至完全沒有進行評估,就接下工作。到頭來工作處理不完,不僅給別人添麻煩,而且還得借助別人的幫助才能度過難關。

另一方面,工作提早結束的人,使用的必定是小尺寸的公事包。

因為小,能放的文件當然不多。提案書必須盡量精簡,而且不能攜帶太多無關緊要的資料。如此一來,向客戶說明時也會變得言簡意賅、掌握重點。而且這種人不會排出太過勉強自己的檔期安排及工作計畫,他們相當清楚自己一小時能處理多少工作,因此當工作找上門時,會懂得量力而為,不會勉強接下,當然也就幾乎不會給他人添麻煩。安排一天的行程時,他們也會習慣將電車誤點的風險納入考量,加入一些緩衝的時間。

這種人永遠只做自己做得到的事,只帶一定會用得到的東西。

想成為高產出工作者,先從改掉什麼都要帶的壞習慣開始。/圖:Unsplash

高產出訣竅:不在工作的時間安排上太過勉強自己。

為了在不影響工作便利性的前提下縮小公事包,提供作者所採用的一些技巧:

  • 電腦裡已經有的資料,就不攜帶紙本。
  • 用不到的東西,盡可能不要放入公事包裡。
  • 「可能用得到」的東西,要先想像出這樣東西派上用場的具體情境,才能放入公事包內。
  • 每次回到辦公室,就把公事包裡的所有資料全部拿出來。
  • 筆記本只帶一本。
  • 筆記用具全部放進鉛筆盒內。
  • 筆最多只帶兩支。
  • 事先預期客戶會交付某些資料,在公事包內放入空的透明文件夾。
  • 隨身攜帶釘書機,以避免紙張散落。
  • 一個文件夾裡不放兩家客戶公司的資料,以避免混淆。
  • 帶在身邊的書不超過兩本。
  • 就算是一定會用到的物品,備用品也僅限一件。
  • 水、糖果除非完全喝光、吃光了,否則絕不再買。
  • 不要過度依賴電子錢包。
  • 如果是到講座上課或拜訪客戶,會先製作出一份攜帶物品清單,只帶清單上所寫的物品(有例外)。

低效率工作者通病2:遇到大件工作就想拖延,期限逼近才手忙腳亂

大件工作讓你想拖延?高產出的人都用這招解決

製作提案書或企劃書這類需要發揮創造力的工作,或是構思新進人員的招募計畫這類需要花長時間處理的工作,很容易遭到暫時擱置。等到工作期限逼近了,才開始手忙腳亂的趕緊處理。說穿了,就是不到火燒眉毛就不做,等到沒時間了才咬緊牙關硬把東西擠出來。習慣這種做事方式的人,就是「最後衝刺型」的人。

或許有些人會認為「反正最後趕得出來就行了」。但這種最後衝刺型的做法隱含著許多風險。例如你可能會遇到以下這些狀況:

  • 趕在期限前完成的企劃書不符合上司所要求的方向,只好熬夜重做。
  • 平常固定合作的設計師,不僅成果品質佳且只要兩個工作天就能完成工作。但是你一聯絡之下,才發現該設計師正在放長假。你無計可施,只好趕緊把工作委託給另一名從網路上找來的設計師。沒想到該設計師需要的工作天數比較長,最後沒能趕在客戶交代的期限內完成,而且設計出來的品質還不怎麼樣。
  • 原本兩星期前預約就可以的飯店,竟然客滿了。而且因為當地剛好要舉辦一場學術研討會的關係,附近的飯店也都處於客滿的狀態。你迫於無奈,只好改訂比較遠的飯店,給不少人添了麻煩。

但如果早點開始處理,這些情況大多可以避免。就算真的出了什麼意外,也還來得及想出更好的因應對策。換句話說,「起步衝刺」能夠有效減少工作量。

工作總是等到最後才完成的人,大多帶有以下三種特質:

1. 覺得臨時抱佛腳能夠帶來快感

這種人就是喜歡臨時抱佛腳。情況愈危急,心情愈亢奮。

像這樣的人,大多是在當學生的時候感受到了熬夜讀書衝刺的快感。因此他喜歡在工作最後期限的一星期前開始奮戰,每天只睡三小時,在最後關頭將工作完成。換句話說,不到最後關頭,他們是不會採取行動的。

2. 對工作內容只有大方向的概念

這種人對工作往往只抱持著大方向的概念,例如「製作要向 B 公司提案的企劃書」,或是「準備講座資料」等。由於範圍太大,容易提不起勁。

但如果把「製作 B 公司的企劃書」這件工作切割成「思考客戶在意的是什麼,寫出企劃書的核心概念」、「寫出企劃書的梗概」、「想好目次」、「訂定行程計畫」等等細節,每個細節看起來都不是什麼太困難的事情(像這樣把巨大的任務進行切割之後一一消化,在心理學上稱作「下切法」<chunk down>)。

可惜這種人往往不懂得將工作進行切割,因為範圍太大,一時之間不知該如何下手,這時就會產生「這工作有點棘手,不如先從較緊急、期限較短的工作開始處理吧」的念頭。然而遭到擱置的那件工作,卻會成為心中的疙瘩。內心深處一直想著「那件工作還沒做」,沒有辦法集中精神,最後導致先處理的工作也沒有辦法做好,或是拖長了完成的時間。

3. 把希望寄託在未來的自己身上

習慣擱置工作的人,經常會把「晚點再來處理」這種話掛在嘴邊。「晚點再來處理」這句話,隱含著「晚點我就會知道該怎麼做了」或是「過一陣子我就會想出辦法」之類的期盼。

但其實把工作延到以後再做,最後只會面臨另一個狀況幾乎完全沒有改變的「現在」而已。大多數的人都會認為未來的處境會比現在好,未來的自己會比現在的自己更有能力,可惜那只是一種錯覺。

阻撓工作進展的重要因素之一,就是「不肯付諸行動」。複雜或是費時的工作,通常只要願意動手處理,就已經算是完成了一半。把工作留到以後再做,不可能為你帶來任何好處。

如果你願意花費精力在最後衝刺上,為什麼不早一點花費相同的精力,在起步後馬上開始衝刺?這麼做不僅更能集中精神,而且需要花在工作上的時間也比較短。把龐大的工作切割成許多細節,訂定完成計畫表,掌握整體的進度,將細節一件件消化掉,才是正確的策略。

一接到工作,請你立刻加以切割並動手處理,千萬不要猶豫。

高產出訣竅:為了實現起步後衝刺,請先將工作切割成細節。

|本文摘自《最強工作習慣- 高產出的人做的事跟你不一樣》一書,由《樂金文化》授權行銷人編輯、刊登。

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