「又要開會?好煩…」開會煩躁感有解!「3規則」確實執行,開會效率大提高

商周財富網 更新於 2019年09月19日08:09 • 發布於 2019年09月23日01:00 • 石田淳
「又要開會?好煩…」開會煩躁感有解!「3規則」確實執行,開會效率大提高

開會時感到焦躁?一點小「舉動」,讓會議不再沒有意義

上司與部屬明明都很忙,還是得停下手邊的工作,全部到會議室集合。你是不是也每次開會就感到焦躁煩悶呢?

「討論一直在繞圈子,到最後都沒有結論。」
「叫年輕同事發表意見,總得不到有用的回答。」
「話題一直偏離主題,會議結束也沒有任何收穫。」
「評論部屬報告時的語氣稍微重了一點,氣氛就凝重得像守靈一樣。」

想要減少會議上的焦躁情形,請先嘗試以下3件事:

1.把當天會議的主題與目標寫出來
為了避免耗費時間也得不出結論,或話題東拉西扯,最重要的是讓所有參加者具體了解「會議的主題」與「當天會議的達成目標」。

●會議主題
例:籌備新產品發表會

●本日目標
例:決定當天的節目/決定邀請名單與邀請函文案/確認租借的器材/開場影片2選1

●如果是長期企畫的中間階段,就要設定最終期限
例:發表會舉辦日=11月15日

建議各位如以上所示,先以具體的表達方式寫在白板上,讓所有參加者開會時,視線隨時都能看到這些文字。

2.決定時間分配
迎新儀式或誓師大會等公司的活動、研修會或研究發表會、為顧客舉辦的聚會等,有人潮聚集的活動,一定會做好時間分配。因為時間有限,在這段時間內想要執行幾項內容,當然要針對各項內容分配時間,例如「這一項10分鐘」、「這裡20分鐘」。

不過,不知道為什麼有那麼多公司平時開會時,卻不會分配時間?導致以下情況不時上演:「今天的會議希望能做出4項決定,到最後卻1個也沒決定。」

●課長佈達:3分鐘
●業務部報告:20分鐘(4分鐘×5人)
●Q&A:10分鐘
●討論新產品名稱:25分鐘
●總務布達:2分鐘

例如時間分配如上,像1.的會議主題和目標一樣,清楚寫在白板上,提醒所有成員在規定時間內討論,會議就能順利進行。

分配時間時,如果無法在規定時間內討論完所有事項,表示會議時間對於議事內容而言並不足夠,可以考慮採用具體的解決方案,例如「部分內容留到下次開會再討論」、「延長會議時間」等等。

3.不開不必要的會議。
想要與所有成員共享資訊及交換意見,唯一的方法就是決定好時間與地點,將所有人聚集在一起。過去的時代確實如此,不過,現在已不同以往。只要使用企業內部網路或「商務聊天」(Business Chat)等工具,就能達到以下目的:

●上司一次對所有成員下達指令。
●所有人可以讀取成員的意見。
●針對各項課題建立群組,分組討論意見。
●可以共享Word、Excel、圖片與PDF等各種資料與檔案。

這類工具除了電腦以外,也能在平版電腦或智慧型手機上使用。因此,沒必要僅僅為了「每星期三召開例行會議」等理由,讓所有人在百忙之中抽出時間集合。當然也有「必須面對面直接溝通的會議」,在這種場合裡,請採用前面提到的1.和2.,與成員密切討論。

如果例行會議的內容可以在網路上進行,就應該考慮取消這場會議。如此一來,即可確實減少造成焦躁的因素。

書籍簡介_頂尖人士這樣面對壓力

頂尖人士這樣面對壓力:活用行為科學消除工作與人際難題
原文書名:行動科学を使ったストレスを消す技術
作者:石田淳
譯者:莊雅琇
出版社:天下文化
出版日期:2019.08.30

作者簡介_石田淳
日本株式會社WILL PM INTERNATIONAL創辦人、行為科學管理研究所所長、社團法人行為安全管理協會代表理事、美國行為分析學會ABAI會員、日本行為分析學會會員、日本鋼筆俱樂部會員。日經BP主辦的「課長塾」講師。將奠基於美國商務界成效卓越的行為分析的管理技法彙整為適合日本人的「行為科學管理」。實績獲得日本首次以維持組織行為安全為目的設立的社團法人行為安全管理協會所肯定,特聘擔任代表理事。推廣的行為科學管理技法同樣適用於全球化時代所需的風險管理與法令遵循而備受矚目,致力於演講、研討會等活動。興趣是鐵人三項及馬拉松。著有《這樣下指令,軟爛部屬變能幹》(大是文化)、《不懂帶人,你就自己做到死!》(如果)、《マンガでわかる!ほめる技術》(漫畫圖解!讚美的技術,寶島社)等書。

查看原始文章