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「不能再這樣下去了。」今年 6 月，面對公司專案規模提升、工作之餘的接案工作，以及在外參加的志工服務活動等，要處理的事項一下子激增，令人有些措手不及，因此我開始認真找尋適合自己的生產力工具組合。
在此之前，為了提升工作效率，我曾使用不同專注力工具來試圖拯救破碎的注意力，但往往幾周過後就會被我塵封。歸結原因，我發現這類工具雖非毫無幫助，卻難以真的搔到癢處，因為令我難以靜心的癥結，其實並非外部的打擾或是心思難以集中在工作上，而是缺乏系統性掌握、管理自己的工作進度與狀態。
因此，即便試圖在一個番茄鐘內專注在眼下工作上，我也很容易浮躁、分心，例如在做 A 事項時，忍不住擔心 B 任務的進度，又或是做 C 工作時，突然想起 D 項目更緊急、更重要⋯⋯心境上一直處在某種焦慮失序的狀態裡，不只降低生產力，也會影響到產出品質。
我發現單一工具並不能真正解決我的問題，我需要的是進一步建立屬於自己的生產力系統（Productivity System），於是在嘗試各種工具後，我用以下 3 種應用，搭配出了一套符合自己使用習慣，且幫助我找回秩序感的專注力套餐：
Todoist：你的任務盤點小精靈
首先，先回顧一下過去掌握工作進度的方式。以前我的方法非常老派：平均 2、3 天一次，在紙本筆記上列出近期需要完成的各項作業，像是推薦人邀約、廣告數據整理、月報、貼文排程等等。通常是一口氣一次寫下腦中想到的事項，接著以相當佛系的方式，大致判斷一下各項任務的緊急程度，揀選當下最優先事項先來處理。
不得不說這方法是滿有用的，尤其完成項目後，唰唰唰畫掉待辦的那種滿足感，至今沒有其他工具可以完全取代。不過，紙本作業仍有許多限制與缺陷，像是難以分類歸納，事項緊急程度無法清楚標記，呈現方式也較難一目了然，而 Todoist 就乾淨利落地解決了上述的問題。
Todoist 是一款任務管理和待辦清單應用程式，最大優點在於簡單直覺的使用方式與介面設計。Todoist 預設以卡片形式呈現每 1 個待辦事項，1 次最多可預覽 1 周內的項目。當要新增待辦時，可以很直覺地在任務欄中輸入任何內容，例如「每天早上 11 點前完成廣告日報」，並透過成熟的自然語言識別功能，系統會自動抓取待辦時限，並將卡片列入它應該出現的位置等。而檢視工作排序時，也能輕鬆地使用優先級排序，來幫助自己判斷作業順序，或是運用標籤、過濾器等，篩選特定的任務內容。
由於 Todoist 建立待辦的方式非常直覺，所以我通常是早上通勤時，在手機版 App 上盡情地寫下所有靈感與工作清單，而這個步驟因為優秀的自然語言判讀，其實操作起來跟寫在紙本筆記上的作法差不多，只不過系統自動化的歸納整理，會讓任務清單更清晰有序。而列完所有項目後，我可以再逐一檢視卡片的專案項目分類、重新調整優先層級，又或是增加子任務。
依據官方建議的原則，在創建任務卡片時，我會特別注意如果該任務只用花 2 分鐘完成，那別費心建立卡片了，馬上去了結它；而每1張任務卡片所需的工作時間，則控制在 1 小時左右。也就是說，每 1 項待辦的工作量，要盡量控制在同一量級，假設 1 張卡片需要花費 4、5 個小時完成，那就說明這項工作其實應該再被細分為 4 到 5 個子任務。
整體來說，使用 Todoist 除了讓工作事項盤點更清晰有序，每 1 至 2 小時內就能完成 1 項任務，回到 Todoist 愉快地在卡片上打勾勾來消滅待辦清單，這樣的節奏其實對找回穩步完成作業的安穩感也有很大的幫助。
Sidekick：一用回不去的多重瀏覽器
當工作狀態穩定後，提升每一段專注時間的效率與注意力，就不再是奢侈的目標。先前提到我曾嘗試使用不同的專注力工具，像是 Forest 專注森林、專注旅人等。雖然在遊戲化的設計下，的確會激勵自己專注，讓旅人小夥伴（或森林），爬得更高、更遠（或是長得更茂盛）。不過由於本身不是養成遊戲的愛好者，再加上工作所需，幾乎隨時都要聽音檔，往往一操作手機，就被判斷為分心；又或是雖然沒有使用手機操作，但桌機登入的 LINE、臉書等社群訊息，仍會不時打擾，要一個個去設定暫停通知，也挺費工夫，所以總是用得沒有那麼順手，往往維持幾周後就又作罷。
但這次我找到了一個複合式的解決工具——Sidekick，一款專為工作流程優化與提升生產力的瀏覽器。事實上，番茄鐘大概僅是 Sidekick 眾多優勢裡的一個貼心小功能而已，真正進入 Sidekick 的世界，真的會回不去原來的瀏覽器。
Sidekick 的核心是自由開源軟體 Chromium，且匯入自己的 Google Chrome 帳號後，所有書籤、瀏覽紀錄、已存密碼、已登入的網站 session、擴充功能，都能無痛搬到 Sidekick 上，因此用慣 Chrome 的使用者，切換瀏覽器也不太會有「轉移痛」。
此外，Sidekick 自帶清晰又方便的首頁功能。除了在左上方數據化顯示反追蹤、記憶體管理與反廣告狀況外，還幾乎支援了所有常見的生產力工具，包含 Slack、Notion、Teams、Trello、Google 雲端系列等，可依據使用者需求自訂首頁。另外，左側的「Application」工具列，則可以讓使用者以快捷鍵輕鬆切換，且不用占用視窗上方的分頁（Tab）。
除了內建番茄鐘功能外，Sidekick 還有優秀的「靜音功能」（Mute Notification）。因為 Sidekick 基本上已包辦了所有會用到的工具與平台，所以開啟「靜音模式」（Mute Mode）時，所有通知都會被一鍵關閉，幾乎是一次阻絕所有干擾（不過 LINE 沒有支援，因此若是有登入電腦版 LINE 的使用者，仍需要另外設定 LINE 的勿擾模式）。
其中，最令我驚豔的是支援多帳號切換的「Sessions」功能。以我的使用需求為例，由於要隨時切換公私帳號來處理不同工作項目，因此過去使用 Chrome，就需要開 2 個 Chrome 視窗，分別登入公司帳號與私人帳號，並來回在2個視窗作業，還相當占用記憶體。
運用 Sidekick 的 Sessions 功能，用簡單的快捷鍵就可快速切換，且會儲存已開啟的分頁，不同於 Chrome 需要另外安裝 Tab Saver 擴充來紀錄已打開的網頁，Sidekick 內建自動儲存，所以隨時關閉 App 都不用擔心下一次難以接上前次的工作進度。
關於關閉視窗這件事，其實也是此次打造生產力系統的一項新練習。過去我甚至不用 Tab Saver，而是直接蓋下電腦螢幕、讓 2 個 Chrome 視窗以及所有 App 都維持開啟，以便我次日翻開螢幕就可以接續工作。
然而，就如遠端工作後大家發現很需要建立區隔上、下班狀態的儀式感，每日關閉電腦的工作視窗，其實也是清理、安頓自己身心狀態的一個關鍵小動作，而透過 Sidekick，就能輕鬆地建立這樣的習慣。
Toggl Track：最貼身的工時管理大師
作為偶爾接案的初級斜槓者，近期常苦於不知道如何跟業主報價，追本溯源是難以掌握自己的工作狀態與每項工作所需耗費的時間，於是我開始嘗試友人推薦的 Toggl Track 工時追蹤工具。
Toggl Track 有 App 可下載，也有 Chrome 擴充工具，不過網頁版功能其實就相當齊全，介面也簡潔清楚，同時還能集成在 Sidekick 瀏覽器內。Toggl 最主要的功能為 Timer，用以幫助用戶追蹤計算每項任務工時。只要在頁面最上方的任務欄寫下要記錄的工作項目，再按下像是播放鍵一樣的按鈕，就會開始記錄，且同一任務可隨時暫停與繼續計時，使用體驗很符合人性。此外，每項任務可以設定所屬專案與標籤，不同專案在行程表上會顯示不同顏色，看著紀錄表就能大致掌握自己的工時被如何瓜分。
而身為檢討控，每周結束我都可以透過「Reports」與「Insights」來更精準地檢視自己的各項工作狀態。例如會議時間占所有工時多少比例，又或是在撰寫貼文上，我所耗費的時間是否超出合理範圍，需要再調整節奏、改變作業方式等。
簡單來說，對自由接案者，Toggl 可以幫助精準地向客戶收費、有憑有據地報價，以及掌握自己的工作時程，但除此之外， Toggl 其實也可以用以管理各種工作以外的生活時程，包含睡覺、健身、休閒等，全都可以一併記錄，讓它成為全方位管理時間分配的利器。
由於我的目的是建立自己的生產力系統，因此3款工具的搭配使用是聚焦在優化個人的工作模式，但其實3款工具都有協作功能，相信應用在組織工作中，更能完整發揮工具的優勢。而這次自選的專注力套餐從個人經驗出發，無法符合所有人需求，建議從最吸引你的1款工具開始，希望僅用 1 款就能助你破解生產力難題。
（本文轉載自《數位時代》）
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