美國高爾夫球名將老虎伍茲曾說 “The amount of meetings I’ve been in — people would be shocked. But that’s how you gain experience, how you can gain knowledge, being in meetings and participating.” （人們聽到我參加開會的次數都很訝異。但是你需藉由開會和參與會議才能獲得經驗和知識。）
連知名的球星也都需要經常開會，可想而知，一般上班族的職場生活裡肯定有無數大大小小不同的會議。
1. 會議目的
開會是職場的一個重要環節，俗話說三個臭皮匠勝過一個諸葛亮，會議的本質就是藉由眾人的溝通，討論而激發點子或解決方法。會議因為目的不同也有不同的名稱，例如：
進度報告會議 status update meeting或progress meeting
一對一的工作表現評估會議 staff appraisal meeting或performance appraisal meeting
團隊激勵訓練會議 team-building meeting
年度會議 AGM(annual general meeting)
從這些會議名稱中，我們先來學幾個多益常用單字。
progress (n) 進度，進步，進行
常用在make progress（有進步），work in progress（進行中）。此外，會議在進行中也常在門口貼有Meeting in Progress的標誌。
例句：
Mary has made significant progress in her writing.
（Mary在寫作技巧上有很有進步。）
A: Have you finished your annual report yet? （你年度報告做完了嗎？）
B: (It’s) still a work in progress. （還在進行中。）
appraisal (n) 評估，評量
類似的詞還有assessment和evaluation，動詞分別為appraise、assess和evaluate。Appraise當動詞也可以用在評估房價，例如 appraise the value of the property。
The managing team made a careful appraisal of the situation and decided to issue a press release the next day.
（管理團隊仔細評估情況，並決定隔日發佈新聞稿。）
2. 安排會議
在會議之前，還要安排和決定會議的時間、地點和參與者，在英文上安排會議可以用下面幾個動詞：
arrange / organize / schedule / set up（安排）a meeting
Can you organize a conference call next Wednesday?
Can we schedule a meeting sometime next week?
We need to set up a meeting with our marketing team this week.
3. 會議時間
接下來要如何用英文詢問可以開會的時間？
如果心裡已有選定的日期，可說：
(Is there) any chance of scheduling a meeting next Monday?
Are you free / available on (日期)?
Can we meet on (日期)___?
How about Monday morning, say 10:30?
* say在這裡不能直接翻譯成「說」，而是一個建議，「譬如」的意思。
如果要對方建議開會的日期，可以用下面的表現方式：
What date do you have in mind? （你想要哪一天開會？）
Can we find a time to meet? （我們可以找個時間開會嗎？）
如果時間OK就可以說：
(時間) is fine for me.
(時間)__ sounds good.
That date works for me.
如果對方提議的時間無法配合時，則可以用下面的句型再加上一個簡短的原因。通常加了I’m afraid 語氣就會比較婉轉。
I’m afraid (that) I have another appointment then. （我那時有另個約。）
I’m afraid I can’t, because I’m on a business trip that week. （恐怕不行，我要出差。）
Sorry. I can’t make it/the meeting. （抱歉，無法參加會議。）
有時因為某些原因，會議需要取消或延期時，就可用下面的動詞：
cancel（取消） / postpone（延期）/ reschedule（重新安排）
We need to postpone the meeting until next week. Please inform the participants of the cancelation. Sorry for the short notice.
（我們必須將會議延到下星期。請通知與會者這個消息。抱歉臨時通知這變更。）
*inform (v) 通知
通常用法是inform someone of something，「臨時的知會」可以用short notice表示。
4. 會議地點
會議時間一旦決定好之後，就需要安排甚至預訂地點。地點這個字此時常用venue，動詞則可用book或reserve，或是make a reservation/booking。
I’ll have my assistant arrange a venue for our team-building event.
（我會請助理安排我們團隊激勵訓練大會的地點。）
The venue for our end-of-year party was a 5-star hotel downtown.
（我們年終派對的地點是在五星級飯店裡。）
Can you check the availability on ___? We need a room which can hold/accommodate 30 people.
（你可以查一下某日是否有空位？我們需要一個可用容納30人的房間。）
Hold (v)這裏當作「容納」解釋，也就是accommodate的意思。Hold也可用於「舉行」，此時通常用被動的表現方式。
例句：
The annual realtor convention will be held in Denver in November.
（房產仲介年度大會11月將在丹佛舉行。）
熟悉了上面幾個常用的句型和表現方式，相信商務英文會議第一階段「了解會議目的、詢問會議時間、安排會議地點」應該就可駕輕就熟了。
多益測驗練習題
- ___ you have any questions regarding the meeting details, feel free to contact us.
(A) However
(B) Therefore
(C) Despite
(D) Should
2. We need to schedule a meeting to check the _ we’ve made on the project.
(A) regress
(B) digress
(C) progress
(D) profession
正解與解析
- 正解(D)。本題為文法題，最主要為倒裝句Should，在此解釋為「如果」，也就是 If的意思，因此正確答案為(D)。(B)「因為」，(A)「但是，然而」皆與語意不合。 (C)despite「儘管」後面須接名詞或名詞片語，不可直接接子句。
本題題意為「如果你有任何關於會議的問題，請聯絡我們。」
2. 正解(C)。本題為單字題，這些選項的拼字都類似，(A)regress可做動詞或名詞，做「後退，退化」解釋，(B)是動詞「離題」，通常用digress … from， (D)profession是名詞，「職業」的意思。
所以符合本題題意「我們需要安排一個會議來討論我們專案的進度如何。」的正確答案是(C)「進展」。
文／徐碧霞
