在職場，從面試求職、組織開會、績效評估，或是商場上的銷售分析，除了專業技術，溝通是每個人不可或缺的基本能力。該如何說重點？不論外商顧問、企業家，他們都常使用條列式表達，不但使聽者易懂，自己還得背負濃縮、轉化資訊的責任，在資訊爆炸的社會，是必備技能。
不過，單純的「條列式」，可能僅減少資訊量，不一定確實傳達原本內容的完整意思。擅長企管諮詢的日本作家杉野幹人在《原來，這才叫說‧重‧點》一書中，提倡「超條列式表達」，建議在條列式的過程，加入結構化、故事化、訊息化等三大要素，更能精簡聚焦，打動人心。
1.結構化：先整理資訊
有一名員工，向主管報告會議記錄，撰寫以下內容：
‧業務員人手不足。
‧因為有強力競爭產品，所以陷入苦戰。
‧客服中心的服務技能培訓來不及應對。
‧業務部門的短期職員增多。
‧其餘事項，業務部將於經營會議中報告，請求支援。
杉野幹人分析，上述內容雖然採取條列式表達，但以整體性而言，無法使人一眼找到重點。結構化的意思，是要整理資訊，把最想說的話列為主幹，補充訊息則是枝葉，對方才能看出結構中的意義及關聯性。
因此，同樣一份內容，可改寫為：
‧討論了三項問題點：
─業務員人手不足。
─因為有強力競爭產品，所以陷入苦戰。
─客服中心的服務技能培訓來不及應對。
‧決定了兩項因應對策：
─業務部門的短期職員增多。
─其餘事項，業務部將於經營會議中報告，請求支援。
改良的做法，將五個句子，改為二個群組，把語句的狀態、現象分門別類，同時也做出時間區隔，「討論了三項問題點」是指現在的問題，「決定了兩項因應對策」則是將來實行的方式，表達更清晰。
2.故事化：讓文字更有吸引力
有了結構化的條列式文字，還須加上故事性，才能吸引對方，最好的方法，是立即說出對方期待的事情，作為引言。舉例來說，面試時回答「你的強項」，A在條列式先陳述「我曾上過英語會話教室，奠定英語會話基礎」；B則直接點出「我的強項是以海外企業為對象的英語能力」。相較之下，B先回答重點，再接續談細節，更有機會引起面試官興趣。
故事化的另一個訣竅，是使用專有名詞，讓概念更具體。舉例而言，在履歷表中，「有在新加坡居留的經驗」，會比「有在海外居留的經驗」更深刻，甚至，對方若對新加坡很熟悉，更能創造進一步話題。
另一方面，處理重大議題時，我們常用MECE（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）分析法，意指互不遺漏、重複。不過，杉野幹人強調，使用超條列式時，應打破MECE分析法，因為鉅細靡遺的表達方式，會讓誘因消失，無法利用重點，抓住閱聽者興趣。更好的作法是，使用MECE分析來完整思考，但條列式表達，只鎖定對方重視的部分加強論述。
3.訊息化：別讓人覺得「所以呢？」
在訊息化的概念中，條列者應表達自己的意志，贊成、反對，想做、不想做等，避免聽者產生「問號」的想法。
你可以做的是，先排除「隱性贅述」，減少不必要的字詞。例如，「我要努力工作，做事有效率」，這句話便是重複詞句，把理所當然的事情講得頭頭是道，只會讓人覺得不知所云。挑選詞彙時，也應注意避免「空泛」的字。像是「改善」營收、「強化」事業等，都不夠具體，無法傳達所想講的訊息。
最後，想要有助於表達立場的訣竅，就是使用數字，取代形容詞、副詞。例如，規畫營運目標時，若只是條列「製造多項新產品」，並沒有實際洞見，改成「3年內製造5項以上的新產品」，相對就有說服力，才是真正的訊息。
延伸閱讀 /
1. 養成3個小習慣，開口就能說重點！一分鐘清楚表達、完成溝通
2. 小改變，讓簡報馬上好一半！如何避免自己做出條列式簡報？
（本文整理自《原來，這才叫說‧重‧點：外商顧問、矽谷菁英都推崇的超條列式表達》，方智出版）
