生活在台灣，雖然偶而也會遇到「老外」，但實際練習英文的機會，總不是太多。多數人最常使用英文的時候，應該都是在學生時期的課堂上、補習班裏吧。
我個人其實也是如此。但出了社會因為工作的緣故，不時需要跟外國人開會，甚至需要簡報，或引導整場議題的討論──你是否跟我一樣，每次像這樣的跨國會議、交流結束後，都想要「好好練英文」，卻總是拖到真正要上場的前一刻，才感嘆書到用時方恨少？
在此，想要分享一些我個人「臨時抱佛腳」的撇步，希望能幫助到突然被指定要開英文會議的人：
訣竅一：背景知識的掌握
在職場上，通常很少會有一個場合，是「完全沒有特定目的」的聚會。因此，不妨先做些功課，了解你即將參加的這個會議，來的人都是什麼產業的？金融圈、資訊圈、教育圈、法律圈……每一個領域都會有背景知識，大家愛談論的話題以及共通的「術語」。
如果你是跟和自己相同產業的人開會，即便是「老外」，相信你也能很快理解他所講的一些關鍵字以及思考邏輯。但若是不同產業，建議可以先蒐集該領域的一些專有名詞、熱門討論話題、近期時事，才能避免見面時各說各話的尷尬，並且能在「該會心一笑時」會心一笑，瞬間拉近彼此之間的距離。
事前可以準備的功課：
‧ 這個產業常用的專有名詞、縮寫有哪些？
‧ 最近業內有沒有發生什麼大事？
‧ 這個領域一定要認識的人物、公司與事件？
訣竅二：討論重心的釐清
這一次會議的目的是什麼？檢討業績、討論合作項目、障礙排除還是未來計畫？當一個會議的目的越明確，通常月不用擔心會聽不懂，因為大家會繞著這個話題打轉，你也比較容易找到發言的機會。
雖然有些國家的人，還是習慣在正式開始前閒聊個幾句（這反而是跨國溝通最難的部分！），但切入正題之後的這一段，都是你可以事先準備的部分。把相關的功課做足，資料準備齊全，想要表達的論述都條列出來。
在會議之前，先自問自答以下問題：
‧ 這次會議要討論的主題有哪些？
‧ 針對每個主題的建議方案有哪些，各有什麼優缺點？
‧ 我的立場是什麼？每個主題，我們公司（或組織團體）比較期待採用哪一個方案？
‧ 跟哪些與會公司或團體可能會有衝突？預期對方主張的論點會是什麼？
訣竅三：與會人士的了解
如果事前可以得到與會者名單，建議先逐一在網路搜尋：通常外商的主管在 LinkedIn 上，都有完整的履歷、照片、完整姓名、目前的職稱、公司名稱、過去的工作經驗、畢業學校，其他朋友最認可的技能有哪些……等等資訊。
這些，都有可能是正式會議之餘，彼此小閒聊時的話題。當然另一方面，對方非常熟悉的技術，在你提及相關話題時，也要格外謹慎，必須查清楚資料再發言，避免當場被指正──雖然被指正也是一種個人學習的機會，不過如果是在商業場合代表自己的公司或組織，這樣就難免顯得不夠專業了。
另外一個好處，在你看過 LinkedIn 上每個與會人士的照片之後，到了現場也比較能輕鬆叫出每個人的名字、職稱與公司，讓大家覺得你是有所準備的。
與會人士資料的蒐集重點：
‧ 完整姓名
‧ 國籍
‧ 照片
‧ 目前職稱／公司
‧ 過去學經歷
‧ 專長技能
圖／a katz@Shutterstock
訣竅四：主軸掌控的爭取
這個訣竅不一定用得上，但是如果有機會的話，一定要爭取──那就是掌握整場會議的進度簡報。通常的商業會議，都會有一個主持人或主要發言人，負責說明這一次的會議主軸、流程，並且帶領議題的討論。而如果是與會者地位平行，如彼此開放性的合作提案等的話，透過完整的事前準備，掌握住會議的進度與流程，便能夠很容易地主導發言權和會議的進行：
如果你能把握住這個發言權，通常大家就會順著你的脈絡走，自然也能提升你在會議中的重要性，並且更能了解大家在說什麼內容。
事前做好簡報：
‧ 會議時間流程
‧ 列舉討論事項、建議分工角色（也可以先寫得不那麼明確，避免爭議）
‧ 相關資料提供（討論這些事情要參考的數據、歷史記錄、各部門最新統計）
訣竅五：表達態度的誠懇
請切記：所有的跨國會議，大家最終的目的，還是彼此溝通協調、達成與會的目的，而不是「英文演講比賽」。
所以，有些人即便英文流利、表達順暢，但是對於其他人的需求置之不理，或是只想打高空，用漂亮的詞藻、自創的專有名詞來掩飾實際上「什麼也沒做」或「什麼都不懂」的空虛，終究還是會被看穿。
所以別擔心，雖然我們的英文或許不夠流利，但是把與會者想要知道的資訊：如業績報表、已經完成的任務，一五一十地分享出來，最好佐以明確的數字、活動的照片，實際達成的各項成績統計等。
相信只要準備充分，即便只會講很簡單的英文，大家也能感受到你的誠意，這也就達成溝通的目的了。
執行編輯：鄧紹妤
核稿編輯：張翔一
Photo Credit：futurewalk@Shutterstock
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