泰國工廠的生產比計畫慢了許多。而且距離期末只剩下兩周了。部長問你：「現在是什麼情況？」你該怎麼回答比較好？
A「雖然晚了點，還是能照原定計畫生產。負責人說沒問題，所以請不用擔心。」
B「產量會比當初的計畫少 100 公斤，這段期間預估能生產 400 公斤。再兩個月就能追上原定計畫的產量。」
用數字說明，就能毫不費力地在最短的時間內用最快的速度讓對方知道。這是因為數字能先告知對方想知道的部分，簡單地表達對方需要知道的事。
說到這裡，各位可能會覺得這不是廢話嗎？可是有很多人連這種「廢話」都做不到。
3 個問題解決 90% 的疑問：何時、多少、幾%
以這種情況來說，部長到底想知道什麼呢？首先是「現在的產量」。截至目前實際生產了多少？其次是「未來的產量」。也就是只剩兩週的時間能生產多少？以及，要花多長的時間才能追上原定計畫的產量？再來就是「可能性」。目前的預估有多少實現的可能性？
除此之外，大概也想知道為什麼會延遲及該怎麼因應吧， 但部長最想知道的還是「何時」、「多少」、「幾％」。
當部長將「現在是什麼情況？」的疑問具體化之後，就會提出以下幾個問題：
「現在的產量有多少？」
「還剩兩周，能生產多少？」
「什麼時候才能追上計畫的產量？」
「目前的預估有多少（幾％）實現的可能性呢？」
也就是說，只要像 B 那樣用數字說明「何時」、「多少」、「幾％」，就能回答部長 9 成的疑問。
這種方式不只是對工廠，在辦公室向主管報告時也一樣。
「現在的營業收入是 2000 萬圓，預估未來三周能完成剩下的 1000 萬圓營業額，達成 3000 萬圓的計畫，而完成剩下 1000 萬圓的營業額的機率預估有 75％ 。」
「目前的客戶人數為 300 人，只要目前的申購速度能持續下去，大概再過 3 天就能補足剩下的 100人，達成 400 人的目標，達成 95％ 應該沒問題。」
一句「沒問題」卻多花將近 7,000 倍的時間調查處理
實不相瞞，我曾經說出 A 這種話，導致多花了將近 7000 倍的時間。
雖然主管詢問多次，但泰國的同事都說「沒問題」。吃完午餐，在東京總公司上班的主管對同在辦公室裡的我說：「這不可能沒問題，再這樣下去可能會出大亂子。」
「你回家拿護照，我陪你一起去泰國。」
接下來的兩周，我們都在泰國的工廠裡為了調查情況與解決問題疲於奔命。
因為沒有用數字說明，結果多花了不只十倍的時間。3 分鐘就能搞定的說明，結果卻花了兩周，也就是多達 7000 倍的時間。
由此可知，只要以「何時」、「多少」、「幾％」掐頭去尾地說明對方想知道的事，說明時間就能縮短到十分之一以下。
這不只能節省你的時間，也能避免浪費主管或周圍的人的時間，還能增加大家對你的信賴。
問題是，泰國的同事真的像他說的 A 那樣，堅信沒問題嗎？現在回想起來，我猜他其實知道有問題。但知道歸知道，卻又提不起勇氣向主管報告壞消息。然而愈是壞的消息愈要趁早報告，這點非常重要。
（本文摘自《話數》，平安文化出版）
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