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職場必學向上管理 4 步驟,助你成為主管的愛將

哈佛商業評論
發布於 08月16日10:00 • 《哈佛商業評論》全球繁體中文版編輯部

不論進入職場的時間多久,你幾乎都會有一位負責帶你的直屬主管。他會分派任務給你,要求在某個期限完成,然後衡量你在這段時間的表現。此外,他也會提供相關資源,協助你完成任務。如果你的能力得到認可,他甚至還會拉你一把,幫助你升遷到更高的職位。

既然直屬主管對你的職涯這麼重要,向上管理就變得非常關鍵了。有沒有什麼技巧能幫助你做好向上管理呢?《哈佛商業評論》帶你一起來了解。

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什麼是向上管理?

許多人一想到向上管理,就會想到逢迎拍馬之類的戲碼,彷彿只有阿諛奉承、巴結討好才是向上管理的真諦。然而,向上管理的意思是員工努力影響直屬主管的認知、意見和決定,來完成他交辦的任務、公司對他設下的績效目標,並推進員工個人的職涯發展。所謂的逢迎拍馬不過是從員工個人利益來考慮而已,向上管理其實不只包含員工個人利益,更包含直屬主管、甚至整體公司的利益。

從這個角度來看,員工與直屬主管的關係就不只是單向、員工依賴直屬主管而已,直屬主管其實也依賴員工來完成頂頭上司的要求,進而推動自己的職涯發展。這種相互依賴的關係如果能得到妥善管理,不僅員工受惠,直屬主管也能從中受益。所謂的「魚幫水,水幫魚」,就是這個道理。

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向上管理的四步驟

說完了向上管理的定義,接下來《哈佛商業評論》提供四個步驟,幫助你做好向上管理,同時也會提供具體的情境和方法,讓你更了解如何實際操作。

步驟1:了解直屬主管

如果想管理好你的直屬主管,首先要站在他的立場來看事情,因為他不僅是你的主管,也同時是別人的下屬,他也被別人要求達成某些績效目標。你了解他的績效目標是什麼嗎?他的直屬主管有給他什麼壓力?

方法1:了解提出不切實際要求的主管

有時候你可能會抱怨主管無緣無故提出不切實際的要求,但如果你能站在主管的角度,你就更能判斷,這些要求是不是真的那麼「無緣無故」。例如,也許他是被某個流行趨勢沖昏頭;也許他主管當久了,不熟悉第一線運作情況;又或者他可能承受來自更高層的壓力,必須完成某些艱難的任務。

你得先了解他提出這些任務背後的理由,才能進一步找出應對的方法。有時候你可以直接詢問,有時候你只能旁敲側擊,但無論如何,站在他的立場可以幫助你做出最好的判斷。

方法2:了解不接受員工好點子的主管

如果你有好的構想,想得到直屬主管的支持,就更要換位思考,將你的提案連結到他的目標、甚至是公司的目標,這樣他才能明白你的點子對他和公司有什麼重要性。

除此之外,他做為主管,也有他個人的決策風格、管理風格,以及溝通風格,如果你能事先了解他在這三個層面的偏好,就能知道如何管理你們彼此的關係。

在決策方面,他喜歡從一開始就參與決策過程,還是最後才聽員工提出的方案?在管理方面,他偏好微觀管理,凡事親力親為,還是授權下屬自主決定?在溝通方面,他喜歡書面報告,還是口頭報告?報告要有詳細數據佐證,還是條列重點就好?

但無論如何,多數主管都希望下屬做到以下兩點:

  • No Surprise:隨時或定期與直屬主管報告工作進度和工作狀況,不要等到問題已經難以收拾,才硬著頭皮找他處理。再願意接受挑戰的主管,也不喜歡下屬製造意外。
  • 帶著問題,更要帶著解方:你向主管提出問題時,最好也可以準備一些解決方案,這樣他就不必大海撈針,耗費有限的時間與心力去幫你找答案。

步驟2:了解自己

向上管理處理的是你和直屬主管之間的關係,因此,除了要了解他之外,了解自己也很重要。你身為他的下屬,他要你達成什麼業績?你的職涯目標是什麼?你有哪些強項與弱項?你的溝通風格、決策風格是什麼?

方法1:遇到相處不來的主管,回頭想想自己

如果你跟主管相處不來,隱約覺得他不太喜歡你,那麼你可以想想,自己有什麼地方失去他的信任,或是不符合他的預期。主管喜歡下屬在報告時條列重點,但你卻長篇大論?主管要你改進的地方,你有在改進嗎?

方法2:遇到情緒操控的主管,回頭問問自己

有些直屬主管會用情緒來操控下屬,達成自己的目的,例如:他會大吼大叫,強迫員工服從;或是明褒暗貶,打擊員工的自信心;甚至是扭曲現實,讓員工懷疑自己的記憶力和判斷力(gaslighting,煤氣燈效應)。這時,你就要問問自己,為什麼他的言行會讓你覺得不舒服?他是在利用你嗎?你有像他說的這麼不堪嗎?向你信任的朋友、同事、其他主管求助,也有助於你更了解自己,以及對方的真實意圖。

步驟3:確立彼此的期望

經過前面兩個步驟,你可能會發現自己的需求、偏好、風格,和直屬主管有差異,沒關係,這是非常正常的事情。你本來就不可能遇到和自己完全一樣的人。你不必因此改變自己或直屬主管的「基本性格」,但你可以透過這些差異清楚了解到,你有哪些地方會妨礙彼此的關係,又有哪些地方會讓你在他底下做事更有生產力。

如果有些差異會降低你的工作成效,但屬於你可以控制的範圍,那麼你就調整自己,縮短這些差異。

方法1:主管喜歡把提前當準時,要怎麼辦?

直屬主管希望每次開會,大家都能提前5分鐘進會議室,如果你有辦法做到,那就改變你原本準時進會議室的習慣。

方法2:主管是急性子,要怎麼辦?

當你的直屬主管是急性子,或是沒那麼信任你的工作速度時,他可能會很常要你報告目前的進度,這時你就要注意這個警訊,養成定期主動報告的習慣。每個主管都有自己的地雷,你踩第一次,他可能會認為是無心之過,但如果一踩再踩,他也許就會把你放進黑名單。

然而,你和直屬主管的差異如果已經大到超越你可以控制的範圍,就要盡速和直屬主管談清楚。不要因為擔心和他發生衝突,就什麼也不做。這些差異總有一天會發展到無法收拾的地步。透過一對一的談話,了解你們對彼此的期望、設定的目標,以及該如何縮短彼此的距離。

方法3:主管優柔寡斷,要怎麼辦?

如果你的直屬主管優柔寡斷,遇事猶豫不決,嚴重影響你和團隊的生產力,那麼你要做的不是繼續等待,而是用坦誠而尊重的方式,私下向他說明後果的嚴重性,並協助他釐清待決定事項的範圍、影響、成本。

步驟四:可靠與誠實

幾乎所有主管都希望下屬為人可靠、誠實。所謂可靠,就是言而有信,你答應主管在某個期限內完成某項任務,就要努力實現承諾,讓他也能夠兌現他向更高層主管許下的承諾。

所為誠實,就是遇事不隱瞞、不淡化問題的嚴重性。直屬主管要做出適當的決策,必須仰賴下屬提供正確的資訊、可靠的評估。如果你故意掩飾,或是美化問題,等到直屬主管發現問題的嚴重性時,就會對你失去信任。

方法1:以正確資訊協助新主管上手

如果你的直屬主管是公司從外部延攬的新人,你就要在三個面向提供正確資訊,協助他盡速上手:

  • 技術面向:產品、客群、市場等相關資訊。
  • 文化面向:公司內部的不成文規定、慣例、更高階主管的地雷。
  • 政治面向:重要的利害關係人、關鍵的合作廠商。

要做好向上管理不容易,它有太多層面需要顧及。但仔細分析起來,不脫這裡提出的四大步驟。只要善用本文提供的架構,就能有效提升你向上管理的能力,不僅推進你和直屬主管的職涯發展,也能協助公司順利成長。

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