領導人必須知道何時應閉口不言。因此，你可以遵循一些規則，來減輕過度溝通的弊端。首先，要多聽少說。而如果員工正忙於設計解決方案或完成任務，就不是對話的合適時機。鼓勵員工每月和領導人進行一次一對一會議。最後，讓員工知道，他們提出擔憂的事情之後，你會採取行動，好讓員工願意暢所欲言。
身為主管，你必須確保團隊中的每個人都了解公司的目標。因此，你常常花很多時間討論目標，以及實現這些目標所需採取的步驟。為讓每位成員都清楚你的需求，幾乎每次溝通，你都會尋找新的表達方式，希望完整傳達你的想法。但其實許多主管都忽略了一點，那就是，這麼做會讓你「溝通過度」。
如果你是主管，你必須隨時問自己：你是否溝通的太多？什麼時候你應該閉嘴不說話？想檢視自己是否「說的太多」，你可以參考以下的一些原則。
第一，聽與說雙向進行
當你試圖傳達你的想法，並分配接下來的工作時，很容易會高談闊論。你有許多話想說，腦中充滿各種點子，你可能會變得太興奮而無法控制自己。由於你是主管，其他團隊成員可能會覺得應該要專注聆聽並點頭稱是。而且，你可能沒注意到時間流逝。
因此，主管應該多留點時間聆聽部屬說話，部屬和主管說話的時間應該要一樣多，甚至更多。高效能領導人不僅要懂得說話，也該擅於聆聽。
在主持會議的時候，請特別注意自己花多少時間說話，多少時間聆聽。有人向你提出問題時，你可以請其他團隊成員發表意見，以做為參考。這樣一來，每個人都有機會參與，也會覺得自己提供的想法受到重視。
第二，絕不打斷員工的「專注狀態」
如果你的員工正忙於處理某項工作，那麼這時就不要打斷他們。除非緊急情況，你不應該把他們從「專注狀態」拉出來。你必須確保他們有足夠的不受打擾時間，好讓他們專心工作。
在一天當中安排多項會議，把員工的工作時間切成零碎的片段，這在任何工作環境裡，都一定會扼殺生產力。
第三，每個月進行一次一對一會議
為了確保員工能夠自由的提出想法和疑慮，你應該讓團隊的每個成員，每個月和主管進行一次一對一會議，在這些會議中，他們可以提出任何意見。
為了確保員工不會猶豫退縮，主管可以請員工在開會時，至少提出一項「壞消息」。可以是對我們正在打造的新產品或營運方式有疑慮，也可以包含改善的建議。當然，你也必須歡迎員工提出正向的議題，也就是讓他們感到興奮、希望公司能加強的事情。但請記得，這些會議仍要以解決實際問題為優先。
第四，採取實際行動
理論上，主管應該歡迎團隊的每一個成員討論各種議題，但正如許多專家說過的，僅僅宣布「我的大門永遠為你們敞開」是不夠的。重要的是，要讓員工暢所欲言，讓他們知道，他們向你提出問題之後，你會針對那些問題採取行動，追蹤進度、找出障礙，並繼續推動相關措施。
你愈是這樣做，員工就愈能看到溝通的實際價值，以及雙向的溝通可以達到什麼成果，並且更樂於這麼做。
以上摘自〈為人上司不能只說不聽〉，主題為「如何避免成為『說太多』的主管」。方法包括：第一，聽與說雙向進行；第二，絕不打斷員工的「專注狀態」；第三，每個月進行一次一對一會議；第四，採取實際行動。
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