圖片來源：Adobe Firefly
系統性的問題分析與解決方法
在解決加班問題之前，我們先認識「問題分析與決策PJ法」是透過哪8個步驟來解決問題。這8個步驟，也可稱做8P。
P1：選定主題&建立團隊。
P2：描述問題&盤點現況。
P3：列出、選定&執行暫時防堵措施。
P4：列出、選定&驗證真因。
P5：列出、選定&驗證永久對策。
P6：執行永久對策&確認效果。
P7：預防再發&建立標準化。
P8：反思未來&恭賀團隊。
以上為8P的每一個步驟，若我們能按照8P的8個步驟來解決問題，相信肯定能夠成功。接下來，將透過如何解決「每天都很晚下班」的問題為例：
步驟1：選定主題&建立團隊
目前我有很多問題，但是我覺得晚下班這個問題，已經影響到我的身心健康，因此我想選這個「不加班」主題來解決。我是希望除了我之外，在過程中還可以找我的主管或同事提供我一些想法。
步驟2：描述問題&盤點現況
描述什麼叫做晚下班：
這一陣子平常都晚上10點才離開公司，因此我希望可以設定晚上7點為目標。
什麼時候開始晚下班：
經過我的觀察，從疫情爆發開始一直到現在，已經維持1年左右。平均每個月工作22天，大概約20天都是晚上10點才下班，加班天比例高達90%。（延伸閱讀：下班前臨時被交付工作，該怎麼辦？）
盤點我如何運用時間：
我通常約9點進公司，早上會處理信件，接著開生產會議，然後午休。下午平均大概會開2個會議，也會花大概3小時做日常作業，常常要與主管討論一些事情。晚餐也是在公司吃，用餐完大約7點，晚上7點～10點是在處理今天沒有完成的事項或老闆今天臨時交辦的任務。
接下來需要問題分析：
每月晚下班的天數是我們的分析的母體，分析的結論，可能每天平均開會3場會、每次會議約2小時，總開會時數要6小時，占每天上班時數的46%。另外，每天處理信件2個小時、處理日常工作要3小時、處理專案約2小時。
分析到這裡，大家有沒有感覺這個步驟非常重要！精確地陳述問題與分析問題，問題就已經解決一半。
步驟3：列出、選定&執行暫時防堵措施
所謂的暫時防堵措施，是指治標對策，而這些治標對策，是根據問題所採取的對策，目前可以採取2個暫時的措施：
1.一樣7點下班，然後回到家中再繼續工作。
2.老闆臨時交辦的事項，跟主管討論能否由其他的同仁處理。
步驟4：列出、選定&驗證真因
這個步驟是要分析造成問題「為什麼每天都那麼晚下班」的原因，首先列出你想的到的全部原因，然後再慢慢濾掉幾個最不可能的原因，最後歸納出3個原因：
每天列席的會議太多：
每天有一半的會議是老闆叫我參加，其實只是列席。那為什麼老闆會叫你列席？因為老闆很忙，所以要我與會並把開會的訊息帶回來。
不管信件跟自己有無關係都要點開看：
為什麼處理信件要花那麼長時間？因為信件非常多，要一封一封點進去看，然後如果跟自己沒有相關的就不會處理，跟自己有關的才會處理。（延伸閱讀：待辦事項堆積如山，怎麼辦？）
回英文信時間較長：
因為信件全部都寫英文，所以在回信的過程中，要花一點時間，深怕英文文法不夠好。
步驟5：列出、選定&驗證永久對策
這個步驟是根據問題的原因來思考有效對策，根據列席的會議太多，我們思考出2個對策：
需要列席的會議能否分攤給其他同事：
與主管討論後，由同事代表出席。
如果列席的會議只是讓我們同步會議結果，也許不用參加，而是請會議主持人將會議記錄寄給我們即可：
經過分析與討論，有一場2小時會議可以不用參加。
步驟6：執行永久對策&確認效果
確實執行上述對策並觀察一段時間，看是否確實達到設定目標。例如：從之前每天22:00點下班，現在幾乎都18:30下班，比原本設定的7點更早，成效令人滿意。擺脫常態性加班，人生也開始從黑白變成彩色！
步驟7：預防再發&建立標準化
為了預防晚下班的問題再發生，必須將這次所採取的對策做成標準化流程。我們共執行了2個標準化文件，更重要的是，可以把這些的標準化文件給其他同事參考，幫助他們提早下班，也是件開心的事。
1.建立處理信件的標準化。
2.建立未來需要開會列席的標準化流程。
步驟8：反思未來&恭賀團隊
這次的改善讓我了解：很多問題其實是可以找出有效率的解決方式，只要了解問題的本質，例如有些會議列席只為了帶回訊息，其實可以與主管討論是否有替代方案、以及與會的必要性。
最後不忘感謝過程中，參與協助的主管與同事，幫自己找到工作的盲點。
不加班的8步驟，就是問題解決的心法
以上是用如何解決「每天都很晚下班」來演繹PJ法8個步驟。邏輯思維是：遇到問題，先做問題確認與定義。完整分析問題極為重要，因為方向錯，就是全盤皆錯。
接下來是蒐集數據、分析資料、找出真因、驗證對策，讓改善流程更有系統性，同時還要有明確數據佐證，不能只倚靠經驗判斷。這套方法在工作上或生活上的問題，我想都非常適用，希望透過實例分享能讓你們了解運用方式、有效解決問題。
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小檔案_彭建文
品碩創新管理顧問創辦人及執行長
輔導企業經驗逾20年，授課企業達500家
曾任台積電營運效率部門主管
榮獲「卓越工程師獎、台積師鐸獎」
「國際PJ法」創辦人
《商業周刊》專欄作家
《職場冰淇淋》Podcast節目主持人
著有《PJ法：高效工作者的問題分析與決策》、《思維的良率》、《思維的製程》
祥 空出的時間老闆會給你新的工作，趕快離職比較實在
07月30日05:23
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