人際

「沒結論」的會議太多,只是浪費員工的時間!這題有解嗎?

經理人月刊
更新於 08月30日07:07 • 發布於 08月30日05:50 • 莊彙翌

開會時雖然討論得很熱烈,卻常常沒有結論?《討論的技術》作者中原淳指出,雖然對話很重要,但沒有在當下做出決定、付出實踐,就會喪失對話的意義;這時決策者應引導成員「還剩 30 分鐘可以討論,之後要用某種形式做決定。」不過,決策方法也不能馬虎,如果使用簡單多數決,有時候會難以反映他人意見。要怎樣才能讓會議做出正確決策?

他認為,再好的決策,都不會是零風險,所以一定會有不同的意見,為了盡可能讓成員接受結論,需要合適的決策程序。以下是書中提到的 3 種決策方法:

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1. 篩選出最後2選項,整理成2×2表格

中原淳表示,就算對不同選項還存在歧異,仍然需要訂出一個做決定的期限,才不會無止盡的討論下去,耗費太多時間。因此,在討論時間結束之前,要確保每個人針對會議上的每個選項、方案或做法,交換想法和意見,在這之後,會議引導者判斷哪些方案留到最後,再次闡明各個方案的優、缺點,整理出最後的 2 個方案,以及該方案優、缺點的 2×2 表格,讓成員們做出決定。如果沒辦法篩選到2個選項,也要盡可能減少數量,才可以有效聚焦。

2. 採多階段或加權投票反映真實意見

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會議上常常採用的投票表決,指的是簡單多數決,也就是選多數人同意的方案,但這個方式很容易有「得票最多,但反對的人也多」的情況。要真實反映每個人的意見,可以採多階段投票,如果票數最高的選擇沒有過半數的話,就鎖定得票第一和第二的選項進行最終投票;或是加權計票,讓每個參與者給選項排序,比如排序 1 得 3 分,排序 3 得 1 分,再根據合計的分數選擇第一名。

3. 投票前就評價基準取得共識

在討論人選或選擇新商品設計時,就合宜的幾項判斷標準,取得共識。舉例來說,學生會為招募新生建立評分機制,根據自主性、協調性、創造性等原則,選出綜合分數最高的新成員。要注意的是,如果這個原則沒有獲得認同,容易造成後續紛爭。中原淳認為,雖然這個方法較勞師動眾,但也是所有決策工具裡最有力的方法。

(本文取材自《討論的技術》,大是文化出版。)

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留言 1
  • nn
    再好的決策,都不會是零風險… 所以結論就是用票選啊!
    08月31日00:21
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