近年來數位簽署可說越來越受公司歡迎，相較於紙本，不僅省去更多成本，也能縮短傳遞與等待時間，大幅提升效率，特別是需要多人簽署的文件。只不過市面上較知名的 Adobe 服務，價格對於小公司或新創產業來說可能是一筆不小負擔，而這篇就要推薦一個非常不錯的 DottedSign 免費電子簽名服務 ，基本的數位簽署與文件管理與追蹤功能都完全免費，也能建立最多 3 位的多人簽署文件，如需要專業功能、更多文件發送、以及無人數限制的多人簽署等等，每個月也僅約 NT$150，便宜非常多，目前網頁可申請免費 14 天試用。DottedSign 現在支援 iOS、Android 和網頁版，點我前往查看各平台下載點。
除了簽署用，當要填寫一些數位 PDF 文件，這款也有提供相關文字功能，我前陣子就用這 App 填寫完我的會員申請表電子版，並寄送給對方，相當好用。
DottedSign 免費電子簽名服務 介紹
DottedSign 有網頁版、iOS 以及 Android，下面我會以 iOS 版作為範例介紹，操作介面基本上都差不多。
首次開啟會有簡易的 App 特色介紹，使用前需註冊帳號，提供 Email、Facebook 與 Google 等多種帳號快速註冊三種方式：：
App 主頁面中間有四個選單，「待自己簽署」、「待他人簽署」、「已完成」與「草稿」，所有自己建立或別人邀請你簽署的數位文件，都會自動分類在這裡，因此非常好管理，很輕鬆就能知道自己哪些還沒簽、哪些已經簽、以及別人的簽署狀態。而開始使用前，我建議先建立自己的數位簽名以及其他資料，以便後續使用：
建立自己的數位簽名、資料
點選右下角設定圖示，即可找到新增數位簽名的選項，提供的種類也相當齊全，「簽名」、「簽名縮寫」，以及「數位印章」都有。先來看簽名與簽名縮寫：
於畫面寫上你的簽名，顏色也能更改，有黑、藍、紅以及淺藍四種，右側調桿為調整筆的粗細：
簽名縮寫的建立方式跟一般簽名一樣，完成後也會直接於設定畫面顯示：
接著是數位印章：
可從手機相簿中選取或拍照兩種，個人建議把印章蓋在白紙上後，利用掃描的方式轉成數位檔，這樣畫質最好。懶得掃就直接拍照，但記得拍正。網路上雖然也有一些數位印章的免費服務，但我個人不太推薦，因為很容易被盜用：
調整印章的範圍：
也有提供一些後製工具，像是調整亮度與對比，也能一鍵改成灰階、黑白：
儲存前會問要不要移除背景，簡單來說就是去背，個人建議如果你印章的圖跟我差不多（白底），可以移除，效果還蠻好的，這樣即使把數位印章壓在字或邊框上方也沒問題，會變成類似實體蓋章的感覺，沒移除背景則會被背景遮住，等等會有實際示範圖提供給你參考：
數位印章可以建立多個，看你要幾個都行：
再來是個人資料，進入「我的檔案」即可填寫。這些資料有填的話，文件如果需要名字、電子郵件、電話、地址等資料時，就能直接拖曳，不用在手動輸入：
支援多雲端空間
這款 App 也支援讀取雲端空間的文件，Dropbox、Google Drive、One Drive 都行，有用的人也建議先設定好，未來使用會更容易：
進行文件數位簽署
前置作業都完成後，就能開始進行數位簽署。回到首頁後按下方的 +，就會看到「自己簽署」與「邀請他人簽署」選項，邀請他人等等會再介紹，先來看自己簽署。可從相機（拍下手邊的文件）、相片以及瀏覽三種來選擇文件：
瀏覽中除了本機，還有四個雲端空間，前面如果有完成串連動作，這步驟就能直接進到雲端空間選取要的檔案，不用再輸入帳密。而 Kdan Cloud 是這 App 開發商自己雲端空間，每個帳號都會有 500 MB 的免費空間：
選好文件後，輸入這簽署文件的任務名稱，像是 XX 報價單、XX 付款單之類，這些文件都會收納在首頁的四個分類裡，數量一多很容易搞混，所以記得取你好辨識、管理的名字：
下圖就是簽署畫面，工具列位於下方，由左到右分別為「數位簽名或印章」、「從我的檔案匯入資訊」、「加入日期」、「新增文字」、「新增核取方塊」與「新增選擇鈕」：
點選第一個工具，就能找到建立好的數位簽名，點一下或拖曳要用的簽名，即可放置在文件裡，位置都能自由移動，雙指縮放來調整大小：
印章也一樣，右邊這張就是有去除背景的印章，可以跟實體印章一樣，直接壓在文字與邊框上方，左邊則是沒有去除背景，會遮住後方資訊，所以只能使用於空白處：
也有壓時間的功能，而且還有四種格式，看你想要哪一個都行：
都完成後，按右上方完成即可儲存起來，也能透過其他 Apps 直接分享或寄送 E-mail：
像這樣，輕鬆幾個步驟就完成文件的數位簽名，操作真的超簡單，而且以上這些免費版就能使用。已簽署完成的文件都會收藏在「已完成」選單：
邀請他人與建立多人簽署文件
不論是邀請他人還是建立多人，都是使用「邀請他人簽署」，選取文件方式一樣有相機、相片與瀏覽三種，不過開啟前會多跳出一個提示，詢問是否要優化此 PDF 文件，來強化簽署體驗？個人推薦 “優化”：
最上方同樣輸入此簽署任務的名稱。點選下方欄位來新增簽署者，填入對方的「名稱」以及「電子郵件」，也提供從通訊錄匯入功能：
這份文件如果要給更多人簽署，底部可找到「加入他人」功能，點一下上方就會出現更多的簽署者欄位，也能快速一鍵「加入自己」。免費版最多可邀請 3 位，專業版則沒有限制：
也支援簽署順序，把右上方順序選項開啟後，就會依據你排的簽署者順序一一進行，如：第 1 個簽署完後才會輪到第 2 個：
邀請他人簽署的介面看起來跟跟自己簽署好像差不多，但實際上有一些不同，第一個簽名變成用來指定 “對方該簽的位置”，每一位都需要指定，欄位也會用不同顏色標示，方便你辨識：
也能指定每位簽署者的日期欄位：
都設定完後按右上角儲存，會跳出一個簽署提醒與期限畫面，可設定這份文件的「簽署期限」、「自動提醒」以及「安全密碼 OTP 驗證」。自動提醒會於送出後 2 天以及 6 天提醒還沒有簽署的人，這功能真的相當不錯，特別是文件需要多人簽署的情況，即使太忙忘記追蹤也沒關係，系統會自動幫忙提醒。安全密碼 OTP 驗證是一個提高安全性的功能，會要求簽署者輸入一次性密碼進行身份驗證（透過 E-mail 或電話接收），多一層認證來確保真的是本人簽：
指定簽署期限的日期，或是快速設置 7 天、30 天後，當然也能不設定：
完成之後，系統就會自動把這份簽署邀請寄給你設定的對象，在「待他人簽署中」也會顯示，方便你隨時追蹤：
這份多人簽署文件我也有加入自己，因此左邊的「待自己簽署」分類也會出現這份文件，提醒我該簽名：
對方收到的邀請信長這樣，按 View & Sign 進行簽署與瀏覽。簽署都是完全免費，不過對方一樣要有 DottedSign 會員才行，沒有的話上方會顯示「開始驗證」功能，點選之後即可快速建立帳號（今年十一月中的更新將有免註冊簽名的功能，發送者可以決定是否要簽署人註冊帳號）：
簽署畫面，對方必須簽在你指定的位置中：
對方簽署完後，這份任務的下方狀態列也會即時更新，按右上角 … 功能還能查看詳細紀錄，像是誰已經打開過這份文件？簽署時間什麼時候？
不只簽名，也能輕鬆填寫各式電子文件
除了簽名外，當需要填寫一些電子文件時，這款 App 也非常好用，以下方這份文件為例。點選第二個功能：
就能打開我的檔案，前置作業如果有填個人資料，即可直接拖拉你要用的資料，無須再手動輸入，像是我把名字移到上方欄位：
地址部分也一樣：
當然，有些資料我的檔案裡面可能沒有，它也提供手動輸入文字的功能：
就連打勾、黑點圖示也有，基本上填寫資料會用到的幾乎都有。以後需要填電子申請表之類不用再煩惱軟體問題，用這 App（或網頁）版就能完成：
文件簽署全程都加密且符合法規，還內建密碼鎖
對於公司來說，這類雲端電子簽名服務除了好不好用、功能全不全面外，安全性如何也是很多人考量的一點，DottedSign 在這塊也相當重視，簽署文件的全程都有進行 TLS/SSL、AES-256 及 RSA-2048 加密保護，並透過 SSO（單ㄧ登入）提高安全層級，在文件簽署完成後提供數位稽核軌跡，紀錄了詳盡的文件狀態變更及時間戳，因此基本上完全不用擔心，也比一般 E-mail 信件寄來寄去更加的安全：
另外，不論是簽署文件還是申請表，裡面都有不少重要資訊與隱私內容，在 App 的設定中就有一個密碼鎖功能，且支援 Touch ID 或 Face ID，只要設定之後，每次跳出 App 重新進來，都需要驗證一次，所以即便手機不小心遺失，也能確保裡面的文件、簽名不會外流：
目前 DottedSign 在 iPad 上也特別支援「當面簽署（in-person signing）」，讓對方直接在你的 iPad 上簽署文件，不用等待文件的來回溝通，簽署完成後，所有人也都會收到稽核軌跡，對於經常需當面給客戶簽署的業務非常方便。
結論
DottedSign 真的是一款很不錯的雲端電子簽名服務，使用非常容易上手，功能也全面，尤其管理文件的分類設計，對於經常需要簽名多文件的人來說，可以省下超多時間，不僅能快速查看自己有沒有哪些文件忘記，也能輕鬆追蹤他人的簽署過程，讓專案進行的更流暢，來大幅提升工作效率。另外還有極高的安全性且支援跨平台，手機、網頁都能進行簽名，這兩點也大大加分。
數位簽名基本上一定是未來趨勢，光是無時間、距離與地點限制，只要有網路就能簽名的優勢，就已經大幅贏過紙本，效率提升太多，像我現在很多文件收到後都直接用數位簽名寄回，不用一分鐘就完成。公司如果還在使用紙本，真心建議可以試試，以上推薦給大家。
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DottedSign 官網：https://bit.ly/33O8SOz
