英文email是目前國際化的職場上，最常被使用的溝通往來工具。人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底台灣人的英文email都犯了什麼樣的錯誤，又常遇到哪些疑難雜症呢？
迷思一：Email主旨要越簡短越好，才能讓對方一看就懂？
首先，先回答以下幾個問題：
- 你有沒有曾經因為想不出標題，而讓email主旨欄空白呢？
- 你有沒有曾經懶得改主旨，而一直沿用同一封信的標題繼續和對方聯繫，就算討論的議題已經和原主旨毫無關聯了呢？
- 你有沒有曾經將email內容或是問題，一股腦兒全打在主旨欄，再複製一遍在信件內容欄，或是讓內容乾脆一片空白呢？
若是以上的答案都是YES，那可就要好檢討囉！大家可能會想：email的主旨有這麼重要嗎？收件人往往只會花1、2秒的時間來看標題吧？主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎？其實，email主旨欄真的很重要，太簡短或太冗長都不好！
首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email被當成垃圾信件。再來，若信件內容經雙方一再的往來答覆，內文的討論事項已脫離原主旨，那麼請務必刪除先前的信件內文，並換上一個新的主旨，一來是讓收件人更清楚信件內容，二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。
要記住：忙碌的商務人士每天收到的email至少約20封，而主管們甚至會收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方秘書的注意，來獲得快速回信，秘訣在於你的email是否下了個好主旨。
好的email主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。現在就讓我們來看看幾個email常見的問題，一起來比較錯誤及正確的用法。
NG！主旨不夠清楚明白
Subject: Request
主旨：請求
vs.
Subject: Quotation Request for Gift Bags
主旨：贈品袋的詢價請求
第一個主旨雖然易讀，也與內容相關，但卻一點也不明確。忙碌的商務人士看到這封信的主旨時，怎麼會有快速點開處理我們請求的念頭呢？
第二個主旨把Request（請求）更明確化為Quotation Request（詢價請求），又再進一步加上for Gift Bags（關於贈品袋），雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關資訊和流程，並且快速地回覆這封要求信件。
NG！主旨沒有詳細時間說明
Subject: Sales Promotion
主旨：促銷活動
vs.
Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection
主旨：2012秋冬新品上市的促銷活動
第一個主旨雖然比Sales 來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢？過季特賣？週年慶？品牌日？還是新品上市？第二個主旨多了for 2012 A/ W Collection，幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市的，這樣的主旨才能快速帶到重點。
迷思二：Email 的開頭該直呼名字還是用Dear Sir/Madam？
大家在寫英文信件時，是否覺得公式化的Dear Sir/Madam是陳腔濫調？而也會有多人會問，Dear翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親暱了呢？ 這裡一次為你解開這兩個疑問。
事實上，在英文email規則中，Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，Dear Sir/Madam是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear解釋為「致～」，例如Dear Alisa就是致Alisa的信；當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇，其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：「Hi Alisa,」或是「Good morning Alisa,」而該如何拿捏，就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。
從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名Alisa；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名Alisa Tu。同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維繫你所預設的雙方關係。另外，當你收到對方回覆時，也可以觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，這樣就知道下一次寫信時，能怎麼稱呼對方。
迷思三：Email的用詞口氣越正式就越專業嗎？
很多人都認為要寫好一封email就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。但，這絕對是個錯誤！
英文email內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在email中也不會出現。台灣的英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用詞遣詞和片語，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的email內容，是要讓人一目了然又可以明確收到所要傳達的意思。
以大家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段「we spoke earlier」（信件一）和「we talked in the morning」（信件二），Alisa老師認為後者是比較適當的。同學們應該會覺得很疑惑，這兩句話看起來都很正確，看不出有甚麼問題，但事實上卻是，「we spoke earlier」在信件一裡的意思是：我們剛才講過電話。並沒有明確的提到時間，會讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪個時間點講過話。而「we talked in the morning」明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。
email可以展現寄件者的說話口氣，在職場上與客戶應對的口氣和態度非常重要，這會影響到你的客戶是否有和你建立業務合作關係的意願。原本看起來冷冰冰的信件一改造成信件二後，是不是變得更友善、更讓人想閱讀了呢？而且信件二的內容看起來是不是也明確許多呢？請大家務必email的用字遣詞上多花點心思，不僅能提高辦事效率，更能在職場中打好人際關係呢！
另補充一點，在信件一的最後有一句：「If you need further information or assistance please revert.」句末的「please revert」（請回覆），請把它記起來，這句話簡短又明確，可以常用在商業信件上。
迷思四：Email的信末問候語用Best Regards最禮貌？
大家是不是也經常有以下的疑問：email的結尾只有Best Regards才最得體嗎？Best Regards翻成中文，意思是「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字呢？為什麼這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業書信出現，竟然還是大家最熟悉的的問候語呢？因為，商業人士的時間永遠不夠用，只想用最快的時間處理一封email，而這句話因為太常出現，所以容易被大家接受，大家也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語，因此Best Regards就這樣在你我的周遭生活中活蹦亂跳。
不過，當大家都這麼做的時候，不見得代表這就是最好的用法喔！下面提供大家幾個其他常用的信末問候語，都是一些好記又簡單的詞彙，你可以挑選幾個熟記，在下次寫信時使用，收件者一定會感受到你的用心。
email結尾語的選用可是一門大學問，必須考量與收件人的關係和彼此的互動情況，才能維繫與對方的關係，一句好的email結尾就是再次和對方釋出一個友善的訊號喔！
文／Alisa Tu
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