你曾苦於需要使用 Excel 整理表單資料、報表，甚至進一步需要分析資料時，卻煩惱不知道該套用什麼函數，或是難以記住公式嗎？其實只要善用 ChatGPT，你也能成為 Excel 小能手！利用生成式 AI 來降低 Excel 的使用門檻，根據你的口語敘述、下對指令（prompt）就能自動生成各項函數，幫助你掌握跟 Excel 溝通的語言。與其自己死記硬背，不如快速活用，才是工作效率提升的關鍵。以下整理可以運用 ChatGPT 幫助 Excel 的實例，不妨參考 AI 所能帶來的幫助，借力使力運用在工作上。
功能1. 生成你永遠記不住的函數，減輕使用阻力
1.提供的數據樣本（如果有）。
2.需要完成的具體任務。
3.任何特殊條件或要求。
提示詞（prompt）框架：
我需要在 Excel 中計算總銷售額（具體任務），並且按照不同的地區和產品類別進行篩選和求和（特殊要求），請根據以下數據（附上資料），幫我生成一個公式，可以根據指定的地區和產品類別來計算總銷售額。
這時候，ChatGPT 可能會建議你使用 SUMIFS 函數，並同時提供完整公式。
功能2. 一鍵生成整齊數據，資料整理事半功倍
如果遇到紙本資料，還在拍照掃描、土法煉鋼的慢慢輸入到表格嗎？同樣情況，也能請 ChatGPT 協助辨識，直接轉換成數據資料。
除了將紙本轉成數位檔案，在資料整理方面，也能一次篩選大量的資料，例如，填答表單中如果有手機號碼， 最常遇到輸入號碼時有沒有 0 號，這個問題同樣能透過函數來統一格式，又或是將客戶購買記錄導入 Excel，就可以根據購買頻率、購買金額、產品類別等進行分類。
＊生成結果建議填入C2表格，可視試算表的情況斟酌，將函式插入想要呈現的地方即可，如下圖則存在D2。
功能3. 提升分析效率，去除重複、錯誤檢測和補全數據
若是需要刪掉表格中的重複資料時，也可以向 ChatGPT 描述需求，它就會提供相應的 Excel 函數，如 「REMOVE DUPLICATES」，能夠快速找到並刪除重複項目。
如果需挑錯和找出缺失的資料，也能請 ChatGPT 寫出「ISERROR」和「IF」的函數來檢測數據中的錯誤，並利用「IF」和「ISBLANK」函數標記缺少的數據，然後提供填補空白值的方法。
如果使用「VLOOKUP」或數據預測函數，也能確保資料完整而且準確。
功能4. 只要上傳數據，想做什麼圖表任你選
使用 ChatGPT，就可以將 Excel 數據轉化為直觀的圖表進行視覺化分析。你可以上傳自己的數據，並闡述想要的圖表類型，如柱狀圖、折線圖或餅圖，ChatGPT 將提供具體步驟和函數，幫助你在 Excel 中快速生成這些圖表。無論是銷售數據趨勢、員工績效分析，還是市場占比，ChatGPT 都能告訴你如何將複雜的數據變得一目了然，提升你的數據分析和決策效率。
功能5. 函數錯誤不用愁，讓AI幫你快速排除
使用 Excel 遇到 #NAME? 錯誤、#REF! 錯誤是不是很惱人？當你遇到 #NAME? 錯誤時，只需要向 ChatGPT 描述問題，它會指導你檢查函數中的拼寫錯誤或未定義的名稱，並提供正確的函數名稱或命名範圍。
至於 #REF! 錯誤，ChatGPT 可以協助識別函數中引用的無效單元格或範圍，並提供修復建議，例如重新定義或修正引用範圍。透過 ChatGPT 的幫忙，就能夠快速診斷並解決這些錯誤。
對 Excel 函數公式有概念，召喚 ChatGPT 助陣更有效
數值計算
適用場景 函數 功能 總銷售額、總支出 SUM 數值的總和 平均分數、平均銷售額 AVERAGE 數值的平均值 特定地區的總銷售額、特定類別的總支出 SUMIF 根據條件計算數值總和 找出最高銷售額、最高分數 MAX 找出最大值 找出最低銷售額、最低分數 MIN 找出最小值
計數
適用場景 函數 功能 已完成任務的數量、員工人數 COUNT 包含數值的單元格數量 計算填寫了的表格欄位數量 COUNTA 非空單元格的數量 特定部門的人數、特定產品的銷售量 COUNTIF 根據條件計算單元格的數量
查找和引用
適用場景 函數 功能 依照產品編號找產品價格 VLOOKUP 垂直查找數據表中的數值 依照月份找銷售數據 HLOOKUP 水平查找數據表中的數值 依照行列號碼查找某一單元格的值 INDEX 返回數據表或範圍中的值 找某一產品在產品列表中的位置 MATCH 返回在數據表或範圍中查找值的位置
條件判斷
適用場景 函數 功能 判斷某一成績是否及格、某一產品是否缺貨 IF 根據條件返回不同的值
Prompt Advance、Remagine AI、Data Rails、Team GPT、Formulas HQ、geeks for geeks
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