下班前臨時被交辦任務怎麼辦？台積電前主管分享：4步驟與主管溝通

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我相信大家或多或少都有類似的經驗，就是你準備下班了，突然老闆跑來或者是發LINE給你跟你說，有件事情很急，是否可以請你先處理一下，我相信準備下班了你，聽到這樣子的訊息內心一定會叉叉叉。而且一定會覺得，天啊，我正要下班了，你還要加班工作給我，為什麼都不提早講呢？

當年我在台積電上班的時候也遇到類似的狀況，當下的心情當然很生氣啊，但生氣完之後，還是會切換思維。

我舉當年印象深刻的一個例子。有一天晚上7點多我準備要下班回台北，但老闆臨時跑來我旁邊跟我說，建文今天早上在開會的時候，處長要一些資料不知道你可以留下來幫忙一下嗎？因為明天處長就要了。

由於我在這個部門跟主管相處了一陣子，所以我很了解他的個性，每次他們要的東西其實都滿急的，我花了幾分鐘跟我主管了解一下，要做的事情其實有他的難度。

處長要的是，3家競爭者的相關交叉分析，因為我手邊根本沒這個資料，而且還要上網路找一些相關的分析，因此想了解一下，如果明天中午左右給處長這些資料不知道可以嗎？當時我的主管就說明天中午應該是沒問題的，到時候我們做出來之後再去跟處長做簡短的報告。

清楚時間的目標之後，但是我今天晚上家裡有事，那這樣子好了，我先回家把家裡的事情處理好，我晚一點在家裡完成。

但由於我明天早上有一個會議，是否這個會議可以請同事幫忙我去一下，讓我有更多的時間在明天早上繼續完成處長要的競爭者分析報告，後來跟我老闆協商完之後，他就交辦了另外一個同事。參與我明天的會議，讓我有多的時間來完成這些報告。

當天晚上我花了3個小時，再加上隔天早上3個小時，總共6個小時，終於完成的第一版競爭者分析的資料，順利在當天的中午提交給我的主管。

而在這一份報告中，由於有些資料取得上還是要花一點時間，因此我在報告中還是有備註，這是目前可以收集到的資訊，得先跟處長做報告，另外還有一些資訊，我個人也覺得滿重要的，但是因為時間上有限，所以下去之後我還會繼續完成，到時候再給處長第2版的資料。

從這個故事中，大家有看到我是怎麼處理的呢？其實裡面有一些我的技巧，後來我的這些技巧經過我的淬煉，也產生了幾個很實用的方法，在我這幾年擔任企業講師顧問，也有很多的學員來問我類似的問題，就是他希望知道老師遇到這種事情，大概是會怎麼處理，或者是他們也想知道在台積電上班，下班前臨時被交辦任務，這種事情常發生嗎？

我的思維是這樣子的，如果這是突發的狀況，我覺得應該比較單純，100%以協助主管達成目標為主。但如果是常常發生，可能就有問題了。

因為如果是常常都有這樣子的舉動，也許可能可以跟主管聊聊，這背後有哪一些問題產生，看怎麼樣可以協助主管，常見的問題有5個：

1.主管白天全部都在開會，他有空的時候都已經是傍晚了，所以呢他是在傍晚才在指派任務，這個時候有可能同仁要下班了。

2.主管覺得指派的工作，其實都很簡單不會耽誤同仁太多時間，因此他已經習慣在這個時間點交辦工作。

3.有可能是對於下班時間的認知上不一樣，也就是主管認為你可能不會那麼早下班，但是剛好你這一陣子都比較早下班。

4.可能是主管個人的因素，有可能他每天工作都很晚，因此他就希望同仁可以跟他一樣晚下班，因此他常常在要下班的時間來指派任務期待有同仁留下來跟他一起打拚。

5.有可能是你的主管的主管，也就是如果你的主管是副理那就是處長，可能是處長臨時指派一些任務給副理，副理完全照單全收，然後副理就臨時交辦給同仁。

以上的5點是我非常常見的一些問題，其實每個問題的背後都會有相對應的方案，但重點是你要跟你的主管來做詢問與釐清，確定是哪一個問題發生下班前臨時都被交辦任務，我相信只要你跟主管有良好的溝通，應該是有機會解決此問題的。

下班前臨時被交辦任務怎麼辦？我接著就來跟大家分享，如果你有遇到「下班前臨時被交辦任務怎麼辦？」的問題，你都可以採用以下4個步驟來完成。

步驟1：調整心情，站在老闆的角度來思考多一點同理心

你可以花幾分鐘請教一下主管，為什麼主管會臨時交辦任務，應該有他背後的目的。當你更了解主管背後的目的，也許你在心情的調適就不會那麼不開心。另外主管會把這種臨時交辦的任務交給你，代表他很看重你，因為一般被臨時交辦的任務，都會交辦給主管信得過的同仁。

步驟2：清楚了解要完成的內容與預估的完成時間

了解主管要什麼內容，然後哪些內容是一定要先有的，之後再協助主管補齊。內心也盤點一下大概需要花多久時間來完成此報告，然後再來跟主管協調何時這個報告可以完成。

步驟3 : 工作的順序調整

盤點手邊有沒有其他緊急與重要的事情，可以跟主管來做資源的求救以及工作順序的調整。因為畢竟主管可能不知道你現在手邊有哪些工作，所以你要一一的盤點，來跟主管確認，否則如果你完成了這一個緊急被交辦的任務，但你卻延遲了其他重要的工作，而沒有讓主管知道，這是不好的。

步驟4：檢討與反省

等這一個臨時被交辦任務完成之後，再找時間跟主管聊聊，如何可以協助主管臨時交辦任務，是否可以提早一些，這樣子你才會有更充足的時間來製作。

以上是一個很實用的步驟，大家也可以把它當作一個SOP來執行。總之，我個人的看法是，其實大部分的主管也不喜歡在下班前臨時交辦任務給同仁，我相信他也有他的難處，但如果你能夠協助你的主管，久而久之就可以產生更多的革命情感，相信未來你的主管有什麼好的事情，一定也會有你的份喔。

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小檔案_彭建文

品碩創新管理顧問創辦人及執行長
輔導企業經驗逾20年，授課企業達500家
曾任台積電營運效率部門主管
榮獲「卓越工程師獎、台積師鐸獎」
「國際PJ法」創辦人
《商業周刊》專欄作家
《職場冰淇淋》Podcast節目主持人

著有《PJ法：高效工作者的問題分析與決策》、《思維的良率》、《思維的製程》