每天都有來自四面八方的訊息等著我們消化吸收，很多內容很有價值，但海量的訊息遠遠超過我們的大腦所能負荷。全球頂尖的生產力專家提亞戈．佛特（Tiago Forte）因自身經驗，練成一套名為「第二大腦」的數位知識管理系統——不需要把所有細節記在大腦中，而是將最珍貴記憶、想法與知識儲存在「第二大腦」（你自建的數位知識庫，即檔案、資料夾或雲端硬碟），隨需取用，助你完成工作、經營事業、管理生活。
結束兩年志工服務回到美國後，我開心地成為舊金山灣區一家小型顧問公司的分析師。我興奮地展開職涯，卻也面臨重大的挑戰：職場的步調令我心慌意亂，而且工作量讓人難以招架。離開烏克蘭鄉野直闖矽谷核心地帶，我全然沒做好準備，無法應對現代職場日常工作的密集轟炸。我每天接到數百件電郵，每小時要閱讀數十訊息，而所有事務機器發出的噪音總是不斷地干擾著我。我記得自己時常環顧同事們並且納悶：「在這種環境中怎麼完成工作啊？他們是有什麼祕訣？」
我只知道一門訣竅，那就是從記下林林總總的事情著手。
我開始用電腦軟體把所學的一切整理成數位筆記。我在會議上、講電話和進行線上研究時都會作札記。我把取自諸多研究報告的事實運用到對客戶的簡報上。我在自家公司社交平台分享從社群媒體記取的一些洞見。我記錄經驗老到的同事們的回饋意見，以確保自己能融會貫通，並且銘記在心。每當我們展開一項新專案，我會在個人電腦上為相應的資訊打造專屬空間，以便將所有材料分類整理，然後敲定行動計畫。
當資訊大潮退去時，我對自己正確找出所需資訊的能力已深具信心。我成為同事尋找檔案時常求助的人。他們也找我幫忙發掘事實，或是確認客戶三週前說過的話。你清楚身為辦公室裡唯一記得重要細節的人那種滿足感嗎？那感覺持續激勵著我努力善用知識的價值。
選擇資訊獲取工具
獲取資訊究竟是怎麼運作的？
假設你決定把一篇深刻的行銷文章裡與專案最有關聯的建言儲存起來。多數的數位筆記軟體內建的功能可幫你獲取外部來源的摘要，而且你始終可以簡便地運用剪下和貼上的方式，把所要的內容直接放進數位筆記裡。此外還有不少更專門的「資訊獲取工具」，使用起來也容易上手甚至頗為有趣。
最常見的選擇包括：
- 電子書應用程式，通常能讓你一次輸出全部摘要和註解。
- 「稍後閱讀」應用程式，可讓你用標籤功能把線上內容標記起來，以備日後閱讀（也可用在播客節目或網路影片，方便來日聆聽或觀賞）。
- 基本的數位筆記軟體，行動裝置常見這種預先安裝的軟體，它們的設計旨在便利用戶獲取篇幅較短的文章段落。
- 社群媒體應用程式，一般能讓你將「最愛的」內容輸出到數位筆記軟體。
- 網頁截圖應用程式，可讓你把擷取的部分網頁存起來（數位筆記軟體通常內建此功能）。
- 語音檔轉文字（逐字稿）軟體，它能把語音轉換成文字。
- 其他第三方服務、整合服務與外掛程式，它們可使不同應用程式間的檔案傳輸過程自動化。
以上工具有些是免費的，其餘則收取小額費用。有些工具是悄然在背景全自動運作（例如將你在電子書上畫的重點自動同步到數位筆記軟體），其他則需要動手操作（比如說用手機把紙本筆記的內容拍成照片存為數位檔案）。 無論如何，獲取資訊可在彈指之間完成，你只要按下分享、輸出或儲存即大功告成，你想要的最優質資訊便存進了你的第二大腦。
但是你後續還會用到許多不同的工具來管理資訊，比方說利用電腦的檔案資料夾、雲端硬碟，和各式分享工具與文件協作平台。你可把資訊獲取工具想成神經系統的外在延伸，它展延到外部世界俾使你能感知周遭的事物。
不論你使用多少種軟體，別讓資訊散置於數十處不同的地方，否則你永遠不會想去找出它們。要確實把你獲取的最佳資訊傳送到數位札記軟體儲存在一起，如此取用才會方便。
以下是一些最熱門的資訊獲取工具使用方式：
- 從電子書獲取重要內容：多數電子書應用程式的標示重點功能非常容易上手。假如你使用亞馬遜電子書閱讀軟體Kindle，你可以用手指滑過句子或段落把它標記為重點，然後使用分享功能把這些重點一次全都輸出到數位筆記軟體。你也能夠在字句旁加註評論，以幫助自己記住耐人尋味之處。
- 自線上文章或網頁獲取摘要：當你看到值得收藏的線上文章或部落格貼文，可將它儲存到「稍後閱讀」應用程式，你可以把這類軟體想成數位雜誌架，上頭陳列著你想在來日閱讀的一切內容。每當你有空時（比如休息時間或下班後），可以從儲存的文章裡選一篇出來閱讀。你也能像讀電子書那樣畫重點，它們也可透過第三方平台自動輸出到數位筆記軟體。
- 從播客節目引用佳句：許多播客應用程式可讓你把節目加入收藏夾，或是擷取節目片段。有些軟體甚至可把語音轉成文字，並能輸出到數位筆記，還可加以搜尋。
- 獲取語音備忘錄：你可使用手機錄製語音備忘錄，而且能把錄的話全都轉成文字並輸出到數位筆記中。
- 獲取YouTube影片字幕：這是個鮮為人知的功能，但幾乎所有YouTube影片都有自動產生的逐字稿。你只要按下「顯示轉錄稿」（Open transcript）按鈕 ，網頁右邊就會出現一個字幕記錄視窗。你可從這個視窗裡複製字幕並貼到數位筆記裡。
- 從電子郵件摘取重點內容：多數高人氣數位筆記軟體有個功能可讓你把任何電郵轉寄到特殊網址，如此即可把完整的電郵（包括附加檔案等）加入數位筆記裡。
- 從其他應用程式獲取內容：你可以在數位影像應用程式編輯照片，或用繪圖軟體畫素描，或在社群媒體應用程式對各式貼文按讚。而只要這些軟體有分享或剪下與貼上的功能，你就能把其中的內容直接儲存到數位筆記裡。
書名／打造第二大腦（Building a Second Brain）
出版社／商業周刊
出版日／2023年2月9日
作者／提亞戈．佛特 Tiago Forte
作者簡介／全球頂尖的生產力專家之一，已教授超過兩萬名知識工作者更有效率的整理、運用日常吸收的知識。2017年開授的「打造第二大腦」（Building a Second Brain）線上課程已累積來自百餘國、超過五千名學生。該課程借鑑資訊科學、用戶體驗設計等學門，以及與矽谷領導人和組織合作的專業經驗。他曾在基因泰克公司、豐田汽車公司和美洲開發銀行服務，並在《紐約時報》、《大西洋》、《哈佛商業評論》等刊物發表過許多文章。你可以在Fortelabs.co 網站找到有關佛特的更多資訊。
譯者／陳文和
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