工作總是愈做愈多？成功學大師柯維：把時間花在這件事上

《與成功有約》作者史蒂芬·柯維（Stephen Covey）曾在書中提出四象限的時間管理法。縱軸為重要，不重要、橫軸為緊急、不緊急，由此組成四個區域，重要又緊急（I）、重要卻不緊急（II）、不重要又不緊急（III）、不重要但緊急（IV）。

他告訴我們，應該把時間用在重要又不緊急（II），與重要又緊急（I）的事情上。同時降低花在另外兩個象限的時間。但你用了以後，真的有效嗎？

我是沒有的，因為每次工作到一半，總會有不重要卻緊急（IV）的事情丟過來，像是臨時的會議、同事需要幫忙等等，不只佔據了自己的時間，還拖延到重要卻不緊急（II）的工作，最後導致事情全部變成重要又緊急（I），要加班才能做完。

直到我讀了《小強升職記》，它以小說的方式呈現。藉由基層員工小強，遇到一個好的主管老付，開始學習什麼才是正確的時間管理。從中才了解到，我一直理解錯柯維的意思⋯⋯第二象限工作法，避免第一象限常發生

對於四象限時間管理法，老付認為：「十個人裡有八個知道，但只有少數領悟柯維的意思。」並跟小強說：「重要又緊急（I）的事，通常是重要又不緊急（II）的事變成的。」因為正常人都愛拖延，尤其重要的事通常都不輕鬆，所以就想慢慢再來處理，拖到最後，不緊急就變緊急了。

舉例來說，產品測試，就是一個重要又不緊急（II）的工作。但就是因為不緊急，所以我們會一直拖延，直到死線前一兩天才熬夜把它做完，但這樣產品就很容易發生疏漏。

最後的結果，多半是客戶找上門。如此你不但要額外花時間把產品調整好，還得安撫客戶，請他吃飯之類的，兩者都是重要又緊急（I）的事，但都浪費掉本來可以省下來的時間。而這些時間原本你該用來處理重要又不緊急的事（II），最後這些事又進化成緊急，實現惡性循環，事情愈做愈多。

所以老付就跟小強說：「解決方案就是，圍繞著第二象限，安排平日的工作行程。」但他另外還提醒，不要直接以「產品測試」這種大任務排到某個時間段裡，因為事情太大，不知從何著手，最後還是回到拖延一途。

所以得先把產品測試分拆成小任務，像「開會討論測試策略」、「編寫測試大綱」、「測試」、「填寫測試報告」、「對客戶需求做調查」等幾個步驟。

如此一來，我們就能妥善追蹤任務進度，避免時間的第一大殺手：資訊不足。又能將任務拆分，降低完成任務的標準，紓緩做事的壓力，避免時間的第二大殺手：拖延。

最後拆分任務後，你更能掌握這個任務後的下一個任務是什麼，現在的任務的狀況，要花多少時間才能完成，避免掉錯估時間，耽誤到後續任務的風險。也就是時間的第三大殺手：預期結果不明確。應用「猴子法則」，走出第四象限

另一方面，第四象限最常出現在我們的日常工作中，像是臨時會議、同事請你幫忙、老闆突然丟工作等等，這幾乎是我們每天一定會經歷的，也是導致我們工作一整天後，好像今天什麼都沒做的罪魁禍首。

老付的解決方案就是：『利用「猴子法則」降低出現在第四象限內的工作。』它是比爾·翁肯（Bill Oncken）提出的理論，因為某一天翁肯一直加班到很晚，卻發現部署跑去打高爾夫球。這讓他醒悟，主管的時間不夠用，多半是沒把可以交代給部屬的任務交代出去，最後才自己做到死。

翁肯說：「每個困難，就像是一隻猴子。沒有解決，就會時時刻刻在你耳邊吵鬧，讓你無法專注當下，壓力倍增。」

比如說，有天一名部屬愁眉苦臉的從走廊上向你走來。身為主管，看到部屬心情如此不好，一定會多問兩句。結果他就說：「我遇到麻煩了，不知道怎麼辦。」你就很有耐心的請他慢慢解釋。

半小時過去後，你終於理解這名部屬的問題出在哪裡，但是你暫時也沒有方法解決，就只能對部屬說：「這個問題很複雜，我回去研究看看，再跟你談談。」

此時，你就是把原本屬於部屬的猴子，接來自己養。因為對員工而言，他已經把責任交出去，所以任務現在變成每兩天就跑來找你問：「進度如何啊？」「我們什麼時候談談？」

莫名其妙的，他的問題變成你的問題了⋯⋯如果習慣不改，久而久之，你的頭上會愈堆愈多別人養的猴子，最後導致自己的工作沒做完，別人還抱怨你沒有幫他們把問題處理好。

所以最好的方法，就是在發現問題時，先明確責任歸屬，並將猴子丟回歸屬者身上。舉例來說，這名部屬遇到的問題可能預算超支，這他當然無法解決，但你可以回答：「你先回去想好幾個刪減預算的方案，我們事後再討論哪個比較好。」如此就把猴子丟回部屬身上。

面對同事的拜託，你也可以說：「我已經請某部屬去做了。」把小事交給下屬去做；面對老闆突然的要求，你也可以進一步追問：「老闆目前手頭上有什麼資料呢？」降低時間花費。

當然，有時候老闆真的不太好控制。此時，只能耐著性子，先溝通清楚他對問題的看法，和預期最後的結果，不要不明不白傻傻的做事。如果持續按照這個方法，就能把時間都花在重要又不緊急的事情上，不論重要與否的緊急工作變少，工作才會愈加輕鬆。延伸閱讀 1. 人生大事好難做決定？成功學大師柯維，用4 個字教你活出不後悔的人生 2. 努力工作、績效一流，更別忘了人生中「最重要的事」！ 3. 一周計畫表這樣做才對：把人生第一要事， 排入每日行程