員工總是越級報告怎麼辦？給中階主管的 3 套解方

就算組織的目標是平等，還是有需要遵循的報告體制。但有時會發生忽視這點、下層直接越級跟上層主管報告的狀況。到底該怎麼管理這種已經養成越級報告習慣的員工呢？

鄭副總的做事能力很強，而且很有熱忱，總是能創造出優良績效，在他底下工作的人也能學到很多並有所成長。他的升遷之路因此比一般人來的快速。但是他工作時總是強行推動，使得員工被業績折磨，也深感壓力。

郭經理已有八年工作經歷，擔任經理也滿一年了，某天下午他偕同一位副理外出跟客戶開會，不在公司。

這時，鄭副總親自到企劃部那裡，說：「三天前我說過的事不要再拖延了，把你們目前為止整理好的部分告訴我，然後趕快進行。」不過團隊內部的看法還在協商中，曾課長認為直接把未完成的文件拿給副總似乎不太好。不過副總從某處聽到，競爭對手準備推出類似的商品上市，於是心急地告訴曾課長：「我知道你們的狀況，但就算只是簡略的報告，也給我看一下。」

於是曾課長拿著初步整理的內容進入副總辦公室，這時郭經理剛回來，聽說了這狀況後格外生氣，因為這已經不是一兩次了。

副總常常拋出這樣突如其來的要求，讓他非常困擾，此外，一想到副總相當認同曾課長，認為曾課長是核心人才這點，也令他不舒服。雖然不知道已有四年資歷的曾課長是不是也這樣認為才這麼做的，但曾課長時不時會越過郭經理向上層報告。曾課長以情況緊急為由直接向副總報告了好幾次之後，令他不得不覺得曾課長小看自己。

一旦員工習慣越級報告，團隊的報告體制就會崩解

在組織中「報告」占了總業務中相當大的比重。根據某調查機構的結果顯示：「寫報告跟報告占了整體業務的六成。」在職場上，報告可說是最有代表性的業務溝通方式。

如果因為更上位者要求立即越過中階主管聽取報告，員工就像上述案例那樣越級報告，那麼團隊的報告體制就會崩解。此外，下層員工其實無法站在經理的觀點指出工作的方向與工作的核心。如上述案例所見，副總忽略階級直接聽取報告的行為，會造成與經理之間的不愉快，而且如果有彼此都沒看到的問題，那麼問題就會擴大。

在這種情況中，經理應該要創造出下屬不會因自己和副總的關係而感到為難的業務環境。聰明的主管要配合組織整體狀況來發揮合作力和領導力，執行業務時也是一樣。

如何改善經理與副總之間的溝通與合作？

我們再回頭看看上述的案例。首先，如果只是副總個性急躁，但經理和課長關係良好，那麼經理就必須要求跟副總一對一面談。

第一、經理要告訴副總，課長好幾次排除中階主管—經理—直接跟副總報告，但課長不了解中間進行的狀況，造成經理帶領團隊時相當為難，所以為了能順利掌握團隊整體業務的進行方向，需要拜託副總合作。要像這樣以有禮貌的口吻當面說清楚。

如果沒有面對面，只是用電子郵件溝通，可能會受限於文字而理解成跟原意不同的內容。所以，重點是一定要以「一對一面對面」的形式面談，並以真誠的語氣和表情坦白地表達。此外，跟上司拜託時，特別需要在最後一句話以提問（Ask）的型態建議。

「副總，最近同行的行動非常快速，讓您相當費心吧？我們團隊也會更勤勞地行動的。我特別想跟您說一件事。最近我需要協調的事情很多，得要親自外出開會，回來後卻常發現曾課長在我外出時把團隊中還沒有整理好的內容直接跟您報告。這麼一來，副總就得要聽兩三次報告，會造成您的麻煩，曾課長有時似乎也因為夾在中間而相當為難。如果您先告訴我，我就會在外出回來後趕快整理好向您報告，您覺得這樣可以嗎？」

最好能像這樣用建議的方式，有禮貌地表達意見。

第二、如果很難跟副總講，那麼就拜託曾課長在跟副總報告前，先用電話等任何方式跟自己報告。這是為了維持團隊的報告體系，以及防止團隊內風險的必要階段。

第三、如果經理和副總關係不好，就要由曾課長有禮貌地溝通。以曾課長的狀況來說，當他持續以副總為由直接報告時，很有可能會被其他人解釋為小看經理。

課長若能跟副總說：

「副總，現在案件急迫，您可能著急地想了解進度，但請再等我們一下，我會在下午兩點前將團隊資料和意見整理得更好之後呈報給您，您可以在那時過目嗎？」

用這種口吻提議就是聰明的選擇。然後課長要快速地跟其他人整合意見，以免團隊決定事項在經理不知道的狀況下直接被呈報上去。

最後，如果將難處告訴副總後，這狀況還是沒有改善，經理就要思考如何拉近跟副總之間的距離。

如果副總說：「怎麼會！我跟經理溝通良好，只要把我需要的資料拿過來就好。現在商場環境分秒必爭，何必每件事都要一一向經理報告，這樣要到什麼時候才能打敗競爭對手呢？」那麼就要在都沒有下屬、只有經理跟副總兩個人的時候，商量如何解決這問題，以免再次發生同樣的事情。

經理的角色之一是要幫助下屬能更順利地執行業務。副總可能是因為覺得跟經理相處起來不舒服，或是覺得曾課長比經理更有實力、更信任曾課長，才會一直想要直接找曾課長解決，但對曾課長也會形成困擾。若是如此，經理就要夠積極主動地累積自己與副總之間的情誼，找出能更順利溝通的方法。

舉例來說，可以採取「利用每天早上五分鐘喝茶的時間累積情誼」的方式。實際上某企業的一位經理就遇到了這種狀況，他考量到上司一天的行程忙碌，就決定每週兩三次跟上司談最近發生的熱門新聞、新創詞彙、行銷趨勢等瑣碎的話題來打開話匣子，他持續地做了一整年。他說實際上透過這方法能累積信賴，也有助於推動業務。

經理的核心角色之一就是作為團隊中的媒介，必須理解此角色的意義然後正確地執行。若以 360 度評量「如何發揮領導力」，就會知道在與上司的關係間發揮「向上領導力」也是領導力中重要的一環。為了要發揮向上的領導力，必須要有與上司之間的關係（Relationship）作為踏板。別只努力照顧下屬，平常也要努力建構與上司之間的好關係並累積信賴，這對自己、團隊及整體組織來說都是很重要的行為。

（本文出自《精準領導力》，財經傳訊 ）

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