因為「完美主義」拖延工作？掌握跟「盾型人」下屬溝通的五個軟肋，解決問題

文／《劍型人x盾型人：找到你的大腦原廠設定，擺脫慣性思考，創造自我優勢》康乃爾．考恩、大衛．基博著

編按：

臨床心理學家 康乃爾．考恩與臨床醫生大衛．基博從研究發現人類行為背後隱藏了兩種不同應對「壓力」的方式：取決於神經傳導物質「多巴胺」和「血清素」如何作用。在新書《劍型人x盾型人：找到你的大腦原廠設定，擺脫慣性思考，創造自我優勢》提出全新的人格理論：劍型人和盾型人！

「劍型人」性格樂觀外向、熱愛刺激、喜歡社交，但是易衝動發怒。行為模式偏向先做再說、預期有獎勵而有動力。工作上，想得快但不準確、關注大局而非細節。

「盾型人」性格悲觀內向、討厭刺激、不愛社交，通常會壓抑憤怒的情緒。
行為模式偏向三思而後行，工作時，想得慢但準確、傾向逃避風險、高度關注細節。

如果你處於管理職位，顯然你已經做對了很多事情。我們的目標是提高你的領導技能。我們可以提供幫助的方式是透過你對下屬的理解，在你們的互動中提出一些微小但重要的改變。一方面，這些關係是由兩個人在權力不對等的背景下組成。但在另一個層面上，有兩組大腦化學物質混合在一起，對這些日常互動的結果產生強大的影響。

作為一位主管（我們指的是負責監督他人工作成果的人），你擁有獨特的職責和責任，遠遠超出僅確保下屬保持在正軌上。正因為如此，管理可能會變得隨意和草率，特別是當其他問題更加緊急且更優先之時。

我們相信有效的管理者都是好老師，而好的教學需要投入時間、精力和注意力。可惜的是，這些「商品」在當今的職場上供不應求。我們想要提供一些建議，這些建議能夠讓你成為一位更出色的老師，同時又能節省時間。這些提升效能的方法需要一點點前期的觀察和傾聽，但這種投資所帶來的回報將在未來增加效率和生產力，同時減少能量和壓力的消耗。我們同時深信，出色的管理者是開放、真實且能賦予下屬權力的。正是這些特質的結合，才能夠實現合作所帶來的成果，並且理解自身角色對於團隊目標的重要性。這也是推動成功的關鍵所在。

以下是一些有效且具有生產力、合作性和賦權性的管理策略的範例。

我們先介紹珍妮絲的例子。表面上看來，珍妮絲只是表現不佳，不僅未達到周遭人的期望，也未達到她自己的期望。然而，在深入了解後，她的案例更加有趣，她的表現不佳並非是一個既定的事實，不像表面看起來那麼絕對。珍妮絲今年25歲，在小學時經過測試，智商測得為143（僅約5%的人口的智商能夠超過125）。儘管她的智商很高，在高中時經歷了艱辛的學習歷程。她的學士學位花了6 年的時間，而不是預計的4 年。她擁有令人驚訝的詞彙量和優美的口語表達能力，成功通過面試，進入了一家航太公司，起薪為9萬美元，前景光明。

入職滿一年後，她開始感到工作岌岌可危。作為典型的盾型人，珍妮絲在提議和發起時表現得非常出色，卻從不滿意自己的成果。她並不期待讚賞，而是每天都預期自己會被解雇！對她而言，事情總是處於兩個極端之間；為了完成某事，她必須更焦慮於不交付任務所引起的後果，而不是害怕評估她的工作品質。她對自己經常也不必要地阻礙了自己，卻不自知。她常常帶工作回家，或者在辦公室加班到很晚。雖然她沒有告訴任何人，但每次與主管進行每週會議之前，珍妮絲都會服用心得安（Inderal，一種β受體阻斷劑，對表現焦慮的人有幫助），以確保她能控制自己的聲音。

珍妮絲將「完美是優秀的敵人」帶到了新的高度。她對資料的強迫式反覆修改並未讓它變得更好，只是讓它變得不同而已。她很少犯錯，但更少按時完成任務。在回顧她的記錄時，我們發現了她過去的WISC（廣泛使用的韋氏兒童智力量表）結果。除了她的高智商之外，在衡量專注力和對細節的關注度的子測驗中（相對於她的整體智商）也有一些微小但明確的下降。在這個模式中，我們看到了焦慮的跡象，因為正是這種焦慮狀態干擾了我們集中注意力和密切關注細節的能力。

如你所見，盾型人往往在細節注重方面表現出色，但在焦慮程度過高時卻表現不佳。當然，作為一名主管，你可能無法獲得這麼詳盡的資訊，但即使只從珍妮絲的表現不佳中觀察，理解焦慮在這個情境中的作用，也是一個小小的推論躍進。

那麼，要如何管理像她這樣的人呢？她擁有如此多的天賦和巨大的潛力，卻沒有貢獻給團隊？你可能可以想像劍型人在有效管理珍妮絲時可能遇到的麻煩。對於一名劍型人主管來說，單憑珍妮絲的實力應該就能讓她充滿自信。但事實並非如此。劍型人主管可能會欣賞她思考問題的能力，並假設她的智商必然會帶來自信。劍型人講求速度，他們能迅速投入任務並迅速推進至結束。劍型人主管可能會對珍妮絲非常不耐煩，雖然她的工作質量很高，但總是拖延交付。她很可能會被認為是不可靠的，並受到不耐煩的口頭訓斥。

如果她的上司是盾型人，就像珍妮絲一樣，怎麼辦？盾型人主管（擁有與珍妮絲類似的回應策略）可能會過於富有同理心和同情心，這可能會損害她的生產力，甚至損害她對自己的信心。將焦慮的人視為受傷的並與之產生聯繫，實際上是不產生正面效果的。這樣做會突顯出他們令人擔憂和自我批評的天性，使他們更加脆弱和不足。他們需要的是理解，而不是過度照顧。另一方面，一位盾型人主管很有可能會對珍妮絲感到憤怒（我們通常在他人身上看到自己不喜歡的特質，會有負面反應）。

無論她的主管是盾型人還是劍型人，在確認珍妮絲是盾型人之後，可以採取一些溝通方法，以貼近珍妮絲，從而使互動更加有效。

在尊重和透明度的基礎上，管理層的溝通目標應該是提高對共同目標的積極動機。你希望對下屬的工作成果滿意，他們也希望自己能夠對此滿意。為此，珍妮絲和她的主管之間的對話可能看起來像這樣：

「我剛剛詳閱了這份文件，我覺得你的工作真的非常出色。很明顯，你很有天分。唯一的意見是，你又再次遲交了將近一週，拖延了團隊的其他成員。我不知道是否有人告訴過你，但我們都注意到了。珍妮絲，我很失望。這已經成為一種模式─你的工作顯然經過深思熟慮，卻總是遲交。你可能太能幹了，所以對這些時間限制不甚滿意。這讓我想知道你是不是對自己太苛刻了，所以在這些項目上花費的時間比預期的要長很多。」

帶著心得安，珍妮絲以堅定的聲音回應：「開始任何項目都讓我感到非常緊張。我在學校時也是這麼做的，就是等到最後一刻，然後瘋狂地努力完成。然後一旦我終於開始了，我會一次又一次地進行修改。即使最終將項目交出去，我仍然無法滿足。」

「我想可能會是這樣的情況，」她的經理可能會說：「我給你的這個任務，不應該需要超過一個星期的時間。我們來試一個小實驗吧。我希望你明天就開工，星期三給我一個目前的初稿，然後在星期五之前將完成稿交到我的桌上。記住，沒有什麼是完美的。不要讓追求完美阻礙你的進展。而且珍妮絲，你可以試著在過程中給自己多一些鼓勵，少一點自我批評。我們每個人偶爾都需要這樣。你是我們團隊中非常寶貴的一員，我希望你能記住這一點。」

現在，讓我們更仔細地看看這段簡單的對話。事實上，它遠比表面看起來更加豐富，因為這種對話正好擊中了像珍妮絲這樣的防禦型人格的五個軟肋（數量愈多愈好）。

軟肋一：豐富、真實的反饋。請記得，盾型人習慣即時回應真實變化，而且對這些變化的反應相當靈敏。由於這些回饋與珍妮絲正在做的產品相關，這些變動是透過豐富的反饋循環所提供的資訊。這種建設性的、「各種面向的」評論為她提供了一些非常具體的反應和批評，所有盾型人都以此為基礎進行思考。

軟肋二：激發「避免傷害」的警報。主管對珍妮絲遲到的評論，和使用「我對你很失望」之類的詞，會加劇珍妮絲完成專案的焦慮。活化任何盾型人迴避傷害的系統，能夠成為強大的動力。像「失望」這樣充滿情緒化的詞，坦白說不應該拿來用，但它們作為真實和適當的評論，是有幫助的。長期拖延對珍妮絲的職涯造成威脅，發出警告是具有建設性的建議。

軟肋三：指出完美主義和拖延症的因果關係。如上所述，完美主義和拖延症的結合，是某些盾型人的常見弱點。這些問題存在時，盾型人會意識到每一個可察覺的缺陷或不完美，並且會對它們的存在感到羞恥。通常，他們沒有意識到自己對不完美的恐懼，是如何導致拖延的。不帶情感地、直接了當地談論這些缺陷，可能會有所幫助。這種對話為更深入理解「拖延」奠定了基礎，更重要的是，傳達了對問題根源─完美主義的理解。

軟肋四：合作。查明拖延的原因後，主管成為珍妮絲對抗「過分熱心」這種批評的隊友和盟友。除此之外，主管還為珍妮絲提供了處理完美主義的策略。鼓勵本身就很強大，但主管也活化了珍妮絲與自己的關係中，未開發的一面。珍妮絲被要求盡量減少苛刻的批判，多肯定自己。她還得到了一種策略，藉由不允許自己無視時間，來強制縮短她的完美主義。珍妮絲需要明白，她需要的不是更多時間，而是能夠更有效地利用時間。

軟肋五：喚醒對獎勵的敏感度。「經過深思熟慮的工作」、「有天賦的」和「團隊中有價值的成員」這些評論，讓珍妮絲對工作成果和團隊價值，有了積極的評價。盾型人往往對獎勵的敏感度較低。透過傳達這些贏來的讚美之詞，主管激發了她追求獎勵，而不是避免懲罰的可能性。認可她的付出與對團隊的價值，會隨著時間使她對獎勵愈來愈敏感。

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